A importância de integrar os setores acadêmico, pedagógico e financeiro
Toda instituição de ensino é composta por vários setores interligados, como os departamentos acadêmico, pedagógico e financeiro. Assim sendo, quando uma destas áreas não funciona adequadamente, há o comprometimento dos outros setores, e, consequentemente, do ensino.
Por este motivo, um líder escolar deve ter como preocupação promover a integração dos setores de sua escola, prezando pelo bom relacionamento entre as equipes para que todas as tarefas sejam realizadas no prazo e tudo possa fluir bem.
O primeiro passo para conseguir organizar a casa é definir bem as tarefas de cada setor para que não haja nenhuma dúvida sobre quem deve fazer o quê. O gestor deve deixar bem claro quais as atribuições de cada área e mostrar para suas equipes como o trabalho de uma afetará no bom andamento das demais tarefas.
Vejamos algumas das responsabilidades de cada um destes setores e como a falta de integração entre eles pode comprometer o desempenho de sua escola como um todo:
1. O departamento financeiro
O departamento financeiro é responsável pelo pagamento salarial, emissão de boletos de cobrança, controle da inadimplência, separação de planos de pagamento e gerenciamento de cobranças fazem parte das atribuições do setor financeiro. Tudo o que envolve áreas econômicas passa necessariamente por este departamento.
2. O setor acadêmico
A área acadêmica é responsável pela emissão de documentos diversos, como diplomas, certificados, históricos, declarações e atestados. Atendimento ao público, cadastro de alunos e responsáveis pedagógicos e financeiros, o controle e organização dos arquivos, bem como a matrícula e rematrícula são parte da rotina acadêmica.
3. A área pedagógica
Planejamento escolar, elaboração do calendário escolar, seu currículo e acompanhamento, desempenho das turmas, notas das avaliações, aulas de reforço, performance dos professores, treinamentos de caráter pedagógico, criação e/ou escolha dos materiais escolares e metodologia de ensino, entre outras, são atribuições do departamento pedagógico.
Como o desempenho inadequado de uma área pode prejudicar outro departamento?
O trabalho em equipe é fundamental para que qualquer empreitada dê certo e, na difícil tarefa de ensinar e formar cidadãos, essa prática tem ainda mais peso.
Em uma instituição de ensino, todos devem caminhar juntos sob a orientação do líder para que a excelência possa, de fato, ser alcançada. Afinal, quando a equipe não tem clareza de suas ações, os colaboradores ficam desorientados, sem saber para onde ir e o que priorizar e tudo desanda.
No dia a dia de uma escola existem muitas tarefas que dependem do bom andamento das outras para serem realizadas. Veja alguns exemplos práticos de como a rotina da instituição pode ser afetada quando algum setor não desempenha suas atividades como deveria.
- Um aluno que esteja com algum problema de saúde e precise estar ausente vários dias, geralmente informa o fato ocorrido na secretaria (acadêmico). Caso esta informação não seja repassada para os professores (pedagógico), o aluno poderá ter um excesso de faltas, com consequente prejuízo de suas notas e desempenho, que poderiam ser recuperados caso os professores fossem avisados e dessem ao aluno trabalhos pedagógicos para serem feitos em casa.
- A falta de controle financeiro escolar e a ausência de um plano eficaz contra a inadimplência (financeiro), pode gerar problemas como a falta de pagamento de contas e salários dos funcionários. Estes empecilhos financeiros podem vir a se refletir na área pedagógica, como por exemplo na insatisfação do corpo docente, afetando seu desempenho ou ocasionando a rotatividade de colaboradores.
- Caso o professor não anote as presenças e faltas dos alunos (pedagógico), isso poderá se refletir na área acadêmica, se por exemplo um pai quiser saber se o aluno compareceu ou não à aula.
- Se um aluno precisar de uma declaração com todas as notas que obteve durante o ano letivo ou em anos anteriores, precisará que o departamento acadêmico tenha todos estes dados com fácil acesso, para que o documento possa ser feito rapidamente.
- Para que um conselho de classe (pedagógico) seja efetivo, é necessário que o corpo docente tenha acesso às fotos (acadêmico) e informações dos alunos referentes à área pedagógica.
Sendo assim, é fundamental que todos estes departamentos estejam integrados e funcionem paralelamente de modo preciso, de forma que todas as “engrenagens” possam interagir concomitantemente. Nesse processo o papel do líder é de extrema importância, afinal, além de direcionar a equipe, ele precisa remar junto para que todos cheguem ao objetivo final: a melhoria da qualidade do ensino na instituição.
Veja um vídeo que ilustra de forma leve e engraçada como trabalhar em equipe é importante:
A forma mais eficaz de interligar todos os setores de sua escola é investir em um sistema de gestão escolar integrado online. Com essa ferramenta ferramenta, é possível obter todas as informações necessárias para resolver e diagnosticar quaisquer situações que precisem ser resolvidas com máxima eficiência, atuando nas falhas, que são demonstradas por meio de relatórios.
Agindo de forma preventiva, os pequenos deslizes do dia a dia não se transformarão em problemas maiores, que venham a comprometer outros setores de sua instituição e todos saem ganhando.
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