Como organizar uma semana acadêmica
Experiências extracurriculares são essenciais para os alunos, sejam de graduação ou ensino médio. E fornecer essas experiências é um trabalho que requer muita organização e planejamento. Sendo assim, uma forma de oferecer as atividades extracurriculares é desenvolver uma semana acadêmica.
Aprenda a produzir esse gênero de evento científico, saiba as principais etapas, desde o planejamento até a emissão dos certificados, e produza uma semana acadêmica de forma simples e prática.
O que é uma semana acadêmica?
A semana acadêmica é um gênero de evento científico que se estende por mais de três dias. É composta de diversas atividades, como palestras, mesas de debates, workshops e também atividades culturais, dependendo do tema abordado no evento. Essas atividades culturais podem ser feitas pela própria organização, mas uma boa ideia é abrir um edital para que os próprios participantes sugiram ideias de atividades e também as elaborem. Sendo assim, o evento se torna mais diversificado e incentiva o engajamento com os participantes, além de auxiliar a vida acadêmica deles.
Planejamento
Durante a organização de qualquer evento o planejamento vai ser sempre o primeiro passo e o mais importante, de tal forma que o planejamento da sua semana acadêmica vai indicar o sucesso do seu evento pois, todas as fases, incluindo a programação, deve ser pensada neste momento.
Veja algumas dicas de planejamento estratégico para sua escola.
Listamos a seguir, um guia de planejamento para sua semana acadêmica:
Definição do tema
O tema vai guiar todo o seu evento, vai estar estampado em todos os cartazes de divulgação e redes sociais. Sendo assim, é com ele que você vai informar a importância do seu evento e atrair interessados.
Verificar o local
Para que seus participantes se sintam confortáveis, um local adequado é fundamental, então tenha já em mente quantas pessoas estarão no seu evento. Se você já tiver produzido uma versão anterior do evento use a média da edição passada. Pense também na questão da climatização, pois se você vai utilizar como sede uma cidade muito quente, saiba que ar condicionado é essencial.
Também é importante estar atento às saídas de emergências e a mobilidade do local escolhido: é fácil chegar de ônibus? E de carro? É próximo ao aeroporto? Todas essas questões devem ser levantadas não apenas para os participantes, mas também para os palestrantes chegarem com facilidade.
Submissão de artigo
Caso você esteja pensando em aceitar submissões de artigos científicos, resumos e outros gêneros acadêmicos, é extremamente importante pensar com muita antecedência. Isso pois esse é um processo que vai ocupar muitas pessoas da sua equipe e muito tempo de trabalho. Aceitar e publicar trabalhos acadêmicos confere ao seu evento um status científico, assim como a divulgação dos anais de evento, e essa etapa não precisa ser trabalhosa.
Convidar palestrantes
Outro motivo para os participantes frequentarem o seu evento é a escolha dos palestrantes que você vai convidar. Após definir o tema pesquise bem e procure convidar autoridades no assunto relacionado. Entretanto, verifique com antecedência a agenda, pois esses palestrantes podem estar ocupados com outros congressos ou palestras, sejam eles professores ou não.
Coffee Break
Quando se fala em coffee break, não é apenas sobre um lanche para depois do evento, mas sim, sobre networking. Essa é uma parte muito importante do seu evento, pois permite que os participantes criem conexões uns com os outros. Assim, separe um momento na programação e ofereça um local para a interação.
Divulgação do Evento
A divulgação do seu evento é fundamental para mostrar que o conteúdo e a programação são relevantes, fazendo com que mais pessoas sejam atraídas. Assim, também invista nas redes sociais para o marketing do seu evento de forma simples e sem grandes gastos. Há também outras opções como o Google Adwords e o e-mail marketing.
Apesar de muitas vezes os organizadores trabalharem com uma equipe enxuta, o ideal é reservar ao menos uma pessoa para desenvolver a função de divulgação. Esse com certeza vai ser um investimento muito válido, pois quanto mais visibilidade mais participantes e patrocinadores são atraídos.
Certificados
Assim como em outros eventos acadêmicos, uma etapa importante é a emissão dos certificados, principalmente para os alunos de graduação que precisam de horas complementares para se formar. Mas essa produção dos certificados não precisa ser cansativa e manual, há eventos que ainda utilizam planilhas, programas de design e envio por e-mail. Otimize o envio dos certificados utilizando uma plataforma para eventos, elas podem atender a suas necessidades como inscrições, submissão de artigos e também uma automação para o envio dos certificados.
Após saber como organizar uma semana acadêmica, ponha em prática na sua instituição de ensino, pois é uma boa experiência para os estudantes que ainda não se encontraram na universidade e ainda oferece a eles um pouco do que é a vida acadêmica. Pronto, com essas dicas você já pode tornar mais simples ainda a organização! Se reúna com a sua equipe o mais rápido possível e comece a planejar a sua semana acadêmica.
Geisy Herculano é conteudista da Even3, plataforma que facilita todas as etapas da organização dos eventos acadêmicos e científicos, das inscrições às publicações de anais.
