Entenda a divisão de gastos, custos e despesas de uma escola
Custos e despesas, bem como seu gerenciamento, afetam diretamente o equilíbrio financeiro de uma instituição de ensino. Ter conhecimento de como cada um desses gastos interfere nas contas da escola é tarefa de todo gestor.
Com essas informações em mãos, é possível tomar decisões de investimentos ou corte de gastos, e manter a escola no azul.
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O que são gastos, custos e despesas?
- Gasto – é qualquer desembolso financeiro que se realiza para ter acesso a um bem ou serviço. Um gasto pode ser um custo ou uma despesa;
- Custo – O que é desembolsado para a produção ou prestação de um serviço;
- Despesa – O que é desembolsado para permitir obter receita para a escola.
Dessa forma, custos e despesas são gastos realizados com objetivos específicos.
Custos de uma escola
Custos são todos os gastos necessários para manter o funcionamento da escola no dia-a-dia. Segundo alguns conceitos financeiros, os custos são divididos entre diretos e indiretos:
- Os diretos estão relacionados ao ensino;
- Os indiretos são aqueles relacionados à manutenção da escola.
Exemplos de custos diretos:
- Mão de obra direta – referente à folha de pagamento dos professores e daqueles profissionais diretamente relacionados à educação do aluno;
- Encargos diretos – parte de tributação incidente sobre a folha de pagamentos, incluídos no pagamento da mão de obra direta;
- Materiais diretos – todos os materiais destinados ao consumo dos alunos;
- Serviços diretos – aqueles que são realizados para atender especificamente ao aluno;
Exemplos de custos indiretos:
- Mão de obra indireta – folha de pagamentos dos empregados como porteiros, inspetores, faxineiros e outros encarregados da manutenção;
- Encargos indiretos – toda a tributação incidente sobre esta parte da folha de pagamentos;
- Materiais indiretos – aqueles realizados para o funcionamento da escola, mas que não estão relacionados ao ensino do aluno;
- Serviços indiretos – os que se realizam para manter o funcionamento da escola.
Despesas de uma escola
As despesas são aqueles gastos com a administração e com investimentos que permitem o funcionamento e o crescimento da escola. Fixas ou variáveis, são gastos essenciais para que a escola possa desenvolver um bom trabalho.
Alguns exemplos de despesas:
- Investimentos em tecnologia
- Folha de pagamento do setor administrativo
- Marketing e publicidade
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Importância da divisão de custos e despesas na tomada de decisão
Assim como para qualquer outro tipo de negócio, uma instituição de ensino precisa de uma análise profunda e periódica dos custos e despesas.
A avaliação e acompanhamento de custos e despesas permite conhecer com segurança as margens de lucro que sua escola está tendo. Além disso, pode atuar sobre os mesmos quando houver alguma distorção.
Com um controle eficiente sobre os gastos, é possível avaliar a adoção de medidas de ajustes em cobranças e enfrentar de forma segura a concorrência sem sofrer consequências.
Manter os custos sob controle permite que a escola tenha as bases necessárias para cumprir seu papel principal: ensinar com qualidade.
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Estabeleça um controle sobre custos e despesas
É de fundamental importância estabelecer controles efetivos sobre gastos que auxiliem a identificar o custo individual por aluno, turma ou turno, entendendo assim os recebimentos e gastos existentes em cada cenário.
Controles eficientes e efetivos apontam eventuais desvios e necessidade de correção dos gastos da escola, melhorando seu resultado e possibilitando que os gestor realize as mudanças pedagógicas necessárias.
Nesse sentido, a escola precisa acompanhar de perto todos os dados do setor financeiro, entendendo a relação deste com as demais áreas da gestão. Com uma visão ampla do cenário, a escola pode decidir os momentos de investir ou cortar gastos.
O que mais fazer:
- Determinar o orçamento semestral/anual, com teto de gastos;
- Acompanhar a taxa de inadimplência e motivação de cada caso;
- Acompanhar todas as receitas e gastos;
- Elencar as prioridades da escola para o momento;
- Ter em mente os objetivos da gestão para o ano letivo;
- Evitar inadimplência, facilitando o pagamento de mensalidade com a modalidade recorrente;
- Investir em tecnologia para automatizar as cobranças;
- Acompanhar todas as métricas do setor.
Gerir tudo em um só lugar
Hoje, as escolas podem contar com um Sistema de Gestão Escolar pensado especificamente para atender suas demandas financeiras, pedagógicas e acadêmicas.
Além de extrair relatórios, a escola consegue acompanhar a vida financeira dos alunos e da instituição como um todo. Com os números da escola registrados e organizados, a análise de informações é otimizada, facilitando a tomada de decisão.
Dessa forma, você consegue reduzir taxas de inadimplência, organizar o caixa da escola e controlar com eficiência o setor financeiro, sem burocracias.
Gostou desse artigo? Conta pra gente como você tem feito para gerenciar custos e despesas da sua escola!