Inadimplência escolar: táticas para cobrar mensalidades em atraso

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Este artigo é parte do ebook gratuito “Guia de cobrança de inadimplentes” . Te convidamos a continuar aprendendo com esse material. Boa leitura!

Cobrar mensalidades em atraso sempre foi um grande desafio para as instituições, principalmente porque deixar de receber os valores devidos é uma situação que causa impacto direto na qualidade do principal serviço: o ensino. 

Antes de mais nada, é preciso compreender que existem pequenos atrasos que podem sair do planejamento dos responsáveis financeiros, e manter-se atento a esses casos. Mas o que fazer quando as situações de inadimplência tomam um grau maior de complexidade?

Recentemente, você conferiu nossa publicação com orientações para evitar a inadimplência escolar. Hoje, complementando o tema, trouxemos dicas práticas para gerenciar o número de alunos em débito com as mensalidades – desde os casos recentes aos mais complexos. Confere com a gente! 

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Como cobrar as mensalidades em atraso em primeiro momento? 

Para cobrar alguém, é muito importante entender que o primeiro momento da inadimplência pode ser considerado apenas como um atraso pontual. Assim como explicamos no artigo anterior, é importante que a escola defina em qual momento após o vencimento do boleto começa, de fato, a inadimplência escolar – dando brecha para os possíveis atrasos, que podem acontecer até, por exemplo, 30 dias após o vencimento do boleto. 

Nesse sentido, a inadimplência terá início a partir do momento em que o atraso ultrapassar esses trinta dias – acumulando, ou não, mês a mês a partir de então. Mas vale lembrar: situações como esta podem ocorrer e os responsáveis inadimplentes não são inimigos da instituição. Na lista abaixo, você verá algumas identificações para cada caso.

Continue aprendendo: Como um sistema de gerenciamento escolar pode reduzir a inadimplência

Identifique os tipos de inadimplentes: 

  • Esquecimento casual e aleatório;
  • Esquecimento recorrente;
  • Falta de pagamento por atraso no recebimento salarial dos responsáveis;
  • Atraso decorrente de aperto financeiro momentâneo;
  • Falta de pagamento mediante crise financeira ou diminuição da renda familiar;
  • Cliente com perfil de “mau pagador”.

Importante ressaltarmos que, cada caso é um caso e as situações devem ser analisadas individualmente levando em conta o contexto familiar e o perfil do cliente. Por isso, veja alguns exemplos que podem auxiliar nos lembretes de pagamento antes do vencimento:

Defina uma cadência para os lembretes: 

  1. Informar que o boleto está disponível por e-mail e SMS com 10 dias de antecedência;
  2. Informar, um dia antes, por e-mail e SMS, que o boleto vence no dia seguinte.

Com esse exemplo, sugerimos dois contatos por meio de dois canais de comunicação antes do boleto vencer: SMS e e-mail. Essa estratégia ajuda a reduzir os casos de inadimplência escolar causados por esquecimento

As mensagens podem ter tom amigável e simpático, para que não pareça uma cobrança. A ideia aqui é mostrar que a instituição está facilitando o pagamento para o responsável.

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E depois que o boleto vencer? 

Nesse segundo momento, para os casos em que o boleto já atingiu sua data de vencimento, o tom deve variar de acordo com o passar do tempo – mas sem ser grosseiro em momento algum. A cadência de envios após vencimento conta com e-mails e telefonemas

O objetivo da ligação telefônica é tentar reverter as mensalidades em atraso antes que elas virem uma dívida maior, ocasionada por multa e juros, e acumule com as cobranças dos meses seguintes. Esse é o momento ideal para ouvir o que o responsável tem a dizer e apresentar alternativas para que o pagamento seja realizado com maior brevidade possível. 

É importante treinar a equipe para escrever os e-mails e fazer as ligações sem utilizar um tom de voz ou palavras que causem desconforto no responsável devedor. Esta pode ser a primeira vez que ele atrasa e, colocá-lo numa posição desconfortável pode desgastar o relacionamento entre a família e a escola. 

Confira também: Pagamento recorrente para escolas e cursos: como facilitar a cobrança

Exemplo de cadência de cobranças por e-mails e ligações:

  • Informar atraso e solicitar pagamento enviando e-mail e SMS com 2 dias de atraso;
  • Reiterar a importância do pagamento em dia, também por e-mail e SMS após 15 dias;
  • Telefonar a fim de reverter a dívida após 25 dias; 
  • Enviar novo e-mail e SMS com tom mais firme informando providências a serem tomadas quando atingir 30 ou 60 dias de atraso após vencimento.

Leia mais: Como reduzir a inadimplência com pagamento recorrente?

O que fazer quando o caso for complexo?

A partir deste ponto, a instituição pode optar entre duas possibilidades: manter a cobrança do valor integral ou iniciar um processo de negociação para encontrar junto ao responsável a melhor maneira de quitar a dívida, seja o valor parcial ou integral.

30 dias após o vencimento, a escola ou curso pode entrar em contato tanto para cobrar quanto para negociar as mensalidades em atraso. É importante que a negociação seja uma ação de reversão da dívida, o que não quer dizer que a instituição tem obrigatoriedade de conceder algum desconto ou parcelamento dos valores – mas deve-se levar em consideração a melhor maneira de solucionar a questão para ambos os lados.

Algumas dicas para uma boa ligação quando for negociar:

  1. Identifique-se, e deixe claro o motivo do contato;
  2. Mantenha um tom amigável na voz e seja atencioso;
  3. Apresente todas as informações da dívida, como juros e multa;
  4. Não tenha medo ou expresse insegurança durante o contato;
  5. Busque entender a razão do atraso e ouça o que o responsável tem a dizer;
  6. Analise o histórico pagador da família antes de entrar em contato; 
  7. Sempre direcione a conversa para a solução do problema;
  8. Lembre-se que é ilegal constranger um cliente;
  9. Informe-o sobre as medidas judiciais cabíveis;
  10. Sempre encaminhe um e-mail registrando o que foi falado em ligação.

Saiba mais: Índice de inadimplência escolar: o que é e como calcular

Otimize sua gestão e controle a inadimplência! 

É fato: quando a escola controla suas taxas de inadimplência, fica mais fácil potencializar o serviço ofertado. Em resumo, é de extrema importância definir bem os processos e treinar o time de cobranças – com isso, o cenário de inadimplência pode ser totalmente transformado na sua instituição de ensino, especialmente se as técnicas que te apresentamos estiverem aliadas ao uso do Sistema de Gestão Escolar da WPensar

Clique e acesse: Planilha Planilha inteligente de Controle de Inadimplência

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