Como combater a inadimplência escolar durante a pandemia

A pandemia do coronavírus trouxe desafios à tona que afetam diversas áreas da sociedade e, com as instituições de ensino o cenário não poderia ser diferente. Surpreendendo a todos, a crise de saúde chegou – e junto dela, o fortalecimento de um velho fantasma que aflige escolas e cursos ao redor do país: a inadimplência.

A partir de então, inúmeros questionamentos começaram a surgir – não só nas mentes dos gestores, mas também das famílias que se relacionam diretamente com as escolas: O que fazer para pagar o aluguel em dia? Corro o risco de atrasar o salário dos meus funcionários? E se a minha família for afetada, como ficarão as mensalidades escolares?

Essas e outras perguntas são compreensíveis. Por isso, selecionamos as melhores sugestões para os gestores que querem controlar a inadimplência escolar durante a pandemia e o contexto das aulas remotas.

Este artigo é parte do ebook “Guia de cobrança de inadimplentes“.

Como evitar a inadimplência escolar durante a pandemia

Antes mesmo de agir nos casos de inadimplência, é importante que você tenha uma série de comportamentos na rotina administrativa da sua instituição com o objetivo de prevenir atrasos e faltas de pagamento. A gestão financeira da sua instituição precisa buscar constantemente a profissionalização dos processos, de forma que os resultados possam ser medidos, facilitando ações preventivas. Confira algumas dessas atitudes:

1. Prepare sua equipe

Os profissionais do setor financeiro devem ser treinados para agir em todos os contextos que envolvem os casos de inadimplência escolar durante a pandemia. Por isso, é sempre válido que os atuantes desse setor, que oportunamente farão as cobranças de atrasos, não tenham contato direto com os alunos. É importante ser amigável, estar disposto a ouvir os responsáveis, conhecer o contrato e ter um discurso alinhado ao documento, avaliando caso a caso.

Saiba mais: Gestão de pessoas em meio a crises financeiras: como agir?

2. Tenha processos internos bem definidos

É preciso ter processos bem definidos e padronizados para cada situação de falta de pagamento. Nesse sentido, determine:

Como o boleto será enviado;
Vantagens oferecidas aos responsáveis adimplentes;
Quem entrará em contato para falar sobre o assunto;
A frequência de envio dos lembretes de pagamento antes e após o vencimento;
Os meios de contato (e-mail, SMS, ligação, agenda digital, sistema de gestão…);
O formato das mensagens e o tom que será utilizado (que deve, preferencialmente, ser amigável);
Possíveis acordos para os casos de inadimplência, seja por atraso único ou recorrente.

3. Acompanhe seu histórico financeiro

Tenha familiaridade com a situação financeira da instituição, acompanhando diariamente o histórico de inadimplência e os relatórios (que podem ser extraídos com o Sistema de Gestão Escolar WPensar). Esse olhar analítico permite identificar padrões de comportamento e o “perfil pagador” de cada aluno, indicando qual ação deve ser tomada em cada situação.

E se as famílias forem afetadas? O que fazer para não ficar no vermelho?

1. Estruture um plano de acordos

Tenha definido os possíveis acordos para pagamento de mensalidades atrasadas. Veja a possibilidade de, em casos específicos, parcelar a mensalidade ou diluir o valor dos meses em atraso em futuras mensalidades.

Outra possibilidade é dar um desconto temporário para os pais que estão passando por apertos financeiros durante a pandemia. Entretanto, não esqueça de levar em consideração os descontos obrigatórios que foram impostos pelas autoridades jurídicas de algumas cidades e estados.

Você pode, ainda, oferecer descontos para os responsáveis que realizam o pagamento de atividades extraclasse e de alimentação, por exemplo. Nesses casos, os responsáveis estão aparados legalmente e a escola pode responder por enriquecimento ilícito se optar por cobrar valores de serviços que não estão sendo usufruídos. Diferentemente disso, a instituição de ensino pode continuar cobrando a mensalidade regularmente se oferecer as atividades de forma remota.

2. Facilite o pagamento

Dentre as possibilidades, você pode anexar os boletos no portal do aluno ou investir em recorrência: uma forma de pagamento automatizada que desconta a mensalidade mês a mês no cartão de crédito sem comprometer o limite total do responsável financeiro. Desse modo, esse procedimento facilita a cobrança para a escola e evita que os responsáveis fiquem inadimplentes ou esqueçam de realizar o pagamento.

Saiba mais: Como reduzir a inadimplência com pagamento recorrente?

3. Mantenha o diálogo com as famílias

Mostre-se presente! Esse momento é ideal para exercitar a empatia e a compreensão de todos os lados. Entenda as demandas das famílias, fazendo o possível para solucionar a situação de forma amigável e negociar novas condições para o acerto das mensalidades.

Continue aprendendo: Como estabelecer uma parceria com os pais nas aulas a distância

Todas as crises passam!

Mais do que nunca, você precisa ter uma visão global da instituição. Saiba o quanto entra e o que falta para manter o caixa no azul. Esteja atento às decisões judiciais que tangem os descontos e as obrigatoriedades quanto à carga horária de aulas.

Durante a pandemia, a escola não pode deixar de cumprir seu papel. Por isso, entenda os recursos que têm em mãos para proporcionar as atividades de forma remota e manter o engajamento dos estudantes, além de negociar as situações das famílias que estão passando por momentos delicados. Lembre-se: em situações de crise é essencial fortalecer os laços entre a comunidade escolar.

E na sua instituição? Qual trabalho tem sido realizado para controlar a inadimplência durante a pandemia? Deixe seu comentário e compartilhe o artigo com um educador!