Como cobrar mensalidades atrasadas na sua escola

Como cobrar mensalidades atrasadas na sua escola

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A inadimplência escolar é um dos maiores problemas enfrentados pelas instituições de ensino, afinal, o excesso de inadimplência pode levar a escola a ter sérios problemas financeiros. É preciso que a escola esteja munida de táticas efetivas para cobrar mensalidades atrasadas e evitar que essa adversidade aconteça.

Seguindo as dicas abaixo, você conseguirá minimizar a ocorrência da inadimplência, bem como resolver os casos pendentes com maior rapidez. Confira!

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Como cobrar mensalidades atrasadas?

1 – Tenha um departamento responsável por cobrar mensalidades

Sua instituição de ensino deve ter alguém que seja responsável pela cobrança ou até mesmo uma equipe que execute essa função. Lembre-se que a cobrança não deve ser feita por pessoas que estão em contato direto com os alunos e responsáveis, para evitar constrangimentos. Portanto, especifique uma equipe para essa função.

Vale ressaltar que a Lei 9.870, de novembro de 1999, determina que o aluno inadimplente não pode sofrer nenhum tipo de constrangimento para que o pagamento seja realizado, bem como não pode ser impedido de fazer provas ou emitir documentos.

A Arcopay, empresa parceira da WPensar garante para as escolas uma receita recorrente todos os meses – ela fica responsável pela gestão das mensalidades e pela negociação com os inadimplentes.

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2 – Tenha um documento padrão de procedimentos para combater a inadimplência

A instituição deve ter procedimentos claros para lidar com a cobrança de mensalidades atrasadas. O melhor é fazer um documento especificando o passo a passo que deve ser seguido em todas as situações de inadimplência. Veja sugestões dos passos a serem adotados na hora de cobrar mensalidades atrasadas:

  • Primeiro passo: Telefonar imediatamente, um dia após a data do vencimento da mensalidade, verificando a causa do não pagamento – às vezes, o responsável se esqueceu de pagar -, e anotá-la.
  • Segundo passo: Acertar com o responsável o pagamento para, no máximo, 3 dias, a partir da data do telefonema.
  • Terceiro passo: Anotar a data combinada.
  • Quarto passo: Enviar um e-mail um dia antes da data acertada para lembrar o responsável do combinado entre as partes.

Registre as informações

Lembre-se: quanto mais específicas forem as regras do procedimento, mais otimizada será a cobrança das mensalidades atrasadas. Peça um registro bem detalhado do andamento de cada situação em particular. Este registro deve conter:

  • A data do diálogo.
  • Quem foi a pessoa responsável pela cobrança.
  • Com quem essa pessoa conversou.
  • Qual foi a razão do não pagamento.
  • O que foi acordado entre as partes.
  • Qual o prazo estipulado para o pagamento.

Automatize as cobranças!

Um dos principais passos desse trabalho é automatizar as cobranças – antes, no dia e após o vencimento. Já existem ferramentas de gestão que permitem o controle de inadimplência por meio de uma série de ações programadas, como o envio automático de SMS ou e-mail para relembrar os responsáveis sobre o boleto.

3 – Ofereça formas facilitadas de pagamento 

Se ainda assim, o responsável não pagar o que deve à escola, alguém do departamento de cobrança deve conversar com ele pessoalmente e, se possível, pensar em outros meios de cobrá-lo, como por exemplo:

  • Parcelar a dívida.
  • Conceder algum tipo de desconto.

Para isso, ter uma equipe preparada para realizar essas ações é essencial, principalmente porque é preciso ter tato para lidar com diferentes perfis de clientes – alguns que podem ter seus filhos na escola há anos.

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4 – Seja claro quanto às consequências

Caso a data do pagamento do atraso chegue e o responsável ainda não tenha acertado as contas, deve-se voltar a conversar e procurar estabelecer uma nova data. É importante que o responsável compreenda a gravidade da situação. O departamento que vai cobrar as mensalidades atrasadas deve deixá-lo ciente que caso o montante não seja pago, o título poderá ser levado a protesto, conforme previsto em lei.

É importante que as consequências, tanto para quem atrasa quanto para a saúde financeira da instituição, sejam alinhadas nas primeiras negociações.

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5 – Previna-se ao máximo para evitar a inadimplência

A escola deve adotar medidas preventivas para que não seja necessário cobrar as mensalidades atrasadas, como verificar se os responsáveis pelos novos alunos não possuem restrição no nome e oferecer descontos para responsáveis que pagarem antecipado.

Quanto aos casos de inadimplência, se for verificado que os procedimentos adotados previamente não funcionam, é hora de planejar melhor e elaborar uma nova estratégia de cobrança, que seja mais efetiva.

Uma alternativa, por exemplo, é o pagamento recorrente, que cobra o valor mensal direto do cartão de crédito do responsável financeiro, evitando qualquer tipo de esquecimento – principal motivo das inadimplências.

Para mais, é preciso ter total controle de suas finanças, evitando as várias planilhas e gerindo com qualidade. Nesse sentido, invista em uma ferramenta que reúna todos os dados financeiros da instituição, permitindo uma análise mais de afinada da saúde da instituição.

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6 – Mantenha um bom diálogo

Uma boa comunicação tem muito a acrescentar em todos os momentos – desde as ações de marketing, que captam alunos, à construção de relacionamento no dia a dia da instituição. E quanto mais próximo da família melhor. Nesse sentido, com um bom relacionamento e com bons canais de comunicação, a proximidade entre família e escola permite resolver casos de inadimplência com tranquilidade.

Além disso, essa proximidade é importante para que os contatos entre instituição e família não ocorram unicamente em situações burocráticas e formais, como em reuniões, renovação de matrícula ou cobranças de mensalidade.

Veja como uma comunicação eficaz ajuda a reduzir a inadimplência na sua instituição de ensino

7 – Adote uma ferramenta de gestão escolar que controle a inadimplência

Com um sistema de gestão escolar, além de ter os setores acadêmico, pedagógico e financeiro integrados, você pode automatizar cobranças (por SMS ou e-mail) e controlar a inadimplência. O sistema, entre outras funções, permite controlar o fluxo de caixa, emitir notas fiscais e relatório de alunos inadimplentes.

Com o apoio da tecnologia, você facilita o trabalho da sua equipe, consegue acompanhar diariamente a situação financeira da instituição, integrando com as demais informações necessárias para a gestão.

Quer ter uma ideia de como a tecnologia pode te ajudar? Conheça nossa Planilha Inteligente de Controle de Inadimplência. Ela representa um pouco do que nosso sistema faz e permite que você:

  • Registre todas as informações dos alunos e responsáveis devedores;
  • Cadastre as informações das parcelas em aberto e calcule juros e multa de forma automatizada;
  • Acompanhe o gráfico de inadimplência e analise os pagamentos atrasados e recebidos;
  • Acompanhe o fluxo de cobrança e registre todas as informações das negociações realizadas.

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O que você tem feito para combater a inadimplência em sua instituição? Compartilhe com a gente nos comentários!