Os 5 processos que você deve automatizar antes das aulas retornarem
Encontrar os gargalos que ocasionam em falhas processuais é uma medida essencial, e que deve ser priorizada pelas instituições de ensino. No entanto, nem sempre os gestores conseguem encontrar o melhor caminho, e acabam ficando sem alguns indicadores e métricas importantes para aprimorar o trabalho e a rotina nas escolas e cursos.
Nesse sentido, surgem as tecnologias educacionais, com o objetivo de promover fluxos estratégicos para a organização plena da gestão escolar. Essas tecnologias facilitam o dia a dia em uma instituição por meio da automatização das tarefas mais simples às complexas – e isso faz toda a diferença!
De antemão, afirmamos que nunca é tarde para descobrir os processos que você deve automatizar. Mas, porque não aproveitar para fazer isso com tranquilidade antes das aulas retornarem?
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Quais benefícios terei ao automatizar os meus processos?
Ao falarmos dos processos que você deve automatizar, conseguimos apontar algumas vantagens das quais sua escola ou curso poderá se beneficiar com a utilização de um Sistema de Gestão Escolar para tal:
- Você extermina os erros manuais
- A escola consegue cortar custos operacionais
- A produtividade das equipes aumenta
- Os clientes ficam mais satisfeitos e engajados
- Seus dados estarão seguros na nuvem
- Todos os setores integrados em um único sistema
Processos que você deve automatizar utilizando um Sistema de Gestão:
Um Sistema de Gestão Escolar é um programa de computador online que pode ser acessado pelo navegador de internet. A ferramenta em questão é capaz de automatizar processos manuais, simplificar tarefas burocráticas e integrar os setores da instituição de ensino – permitindo que o gestor tenha uma visão gerencial completa de sua instituição.
Dentre os processos que você deve automatizar por meio da plataforma, estão:
1 • Geração de relatórios
Produzir os relatórios necessários para a gestão da escola ou curso não é uma tarefa simples. Muitas vezes, o gestor precisa recorrer a planilhas, anotações e papéis avulsos que geralmente já estão arquivados há algum tempo. Isso, quando é possível encontrar os dados necessários para cumprir essa missão. Este é um processo que demanda tempo e, certamente, paciência!
Em contrapartida, centralizar todos os dados da instituição em um software de gestão escolar permite extrair qualquer tipo de relatório (inadimplência, pagamentos, aniversariantes, evasão escolar, etc.) com apenas alguns cliques, e em poucos segundos.
Dessa maneira, mensurar e realizar o controle de todos os departamentos se tornará algo mais fácil, ajudando o gestor a identificar falhas e tratá-las para prevenir futuros problemas.
2 • Envio de cobranças por e-mail
O principal problema atrelado ao envio de cobranças é ter que realizar essa tarefa de forma manual. Em grande parte das instituições, o volume de carnês e boletos emitidos todos os meses é expressivamente alto, e exige muito tempo para que todos os envios sejam concluídos.
Ao automatizar esse processo, o Sistema de Gestão Escolar fica encarregado por todo o fluxo que engloba os pagamentos – fazendo com que os funcionários não tenham mais que se preocupar com a realização manual dessa tarefa.
Além disso, os responsáveis pelo setor financeiro e pela secretaria ganham mais tempo para se dedicarem a outras atribuições. Como resultado, enviando os lembretes de pagamento e vencimento automaticamente (por Agenda Digital, SMS ou E-mail), as chances dos pais e responsáveis esquecerem de realizar a quitação dos débitos caem – reduzindo as taxas de inadimplência.
3 • Controle das finanças
Fazer o controle gerencial do fluxo de caixa é um fator que desafia qualquer instituição de ensino. Logo, essa atividade exige atenção redobrada do financeiro (especialmente quando o índice de inadimplentes é alto).
Com um Sistema de Gestão, é possível modernizar o controle das finanças da escola. Nele é possível:
- Criar planos de cobranças em diferentes formas de pagamentos
- Realizar o registro bancário das cobranças em poucos segundos
- Acompanhar a liquidação automática dos pagamentos recebidos
- Extrair dados de pagamentos, atrasos e projeções de faturamento
- Segmentar o registro das cobranças por aluno, mês, turma e/ou curso
A instituição também pode aderir ao pagamento recorrente. Essa forma de pagamento simplifica o recebimento das mensalidades. Com a recorrência, a escola pode lançar os vencimentos no cartão de crédito dos responsáveis mês a mês de forma automática, sem que o limite de crédito do titular seja comprometido em sua totalidade.
A recorrência está presente em diversos modelos de negócios, como academias e plataformas digitais de vídeo e música (streaming). Assim, a única preocupação da escola será com os pagamentos que apresentarem algum tipo de problema – em geral, relacionados ao fim da validade do cartão ou limite faltante.
4 • Emissão de documentos
Pense nos períodos de alta demanda, onde muitos pais solicitam documentos ao mesmo tempo na secretaria. O fim dos períodos letivos é uma excelente maneira para exemplificar esse cenário, ao decorrer das entregas de boletins. Agora pense em quanto tempo a escola leva para emitir e entregar esses documentos! Dias? semanas?
E se você pudesse realizar todo esse movimento em poucos minutos, profissionalizando a gestão, a geração dos documentos e simplificando o trabalho dos educadores e dos secretários? É possível!
Ao automatizar essa tarefa, é possível otimizar a produção dos boletins, históricos, declarações, diários de classe, etc. Além de diminuir o tempo de geração desses documentos, a margem de erros humanos chega a praticamente zero.
5 • Otimização do trabalho de educadores e coordenadores
Inúmeros fatores podem influenciar o bom andamento do ano letivo, como a organização das aulas e das notas. Essas atividades precisam ser feitas com atenção, pois exigem tempo dos professores e coordenadores – que costumam ficar depois do horário das aulas para dar conta da demanda.
Com os lançamentos de notas e aulas automatizados, é possível diminuir esse fluxo, fazendo com que os educadores ganhem mais tempo para dedicar à organização dos planos de aulas e ao ensino.
Uma outra responsabilidade que faz parte dos processos que você deve automatizar é a realização do controle de frequência. Quando feito manualmente, os dados são passíveis de falhas e podem afetar a análise de evasão escolar.
Algumas ferramentas de gestão escolar contam com portaria integrada, possibilitando o registro automatizado de frequência quando o aluno apresenta a carteirinha em seu acesso à instituição. Logo, essa também é uma maneira de reduzir o trabalho manual que, até então, era realizado na escola.
Vale também, utilizar a tecnologia como ferramenta de aprendizagem, já que ela pode auxiliar na personalização do ensino.
Use a tecnologia a seu favor!
Em conclusão, além dos gestores precisarem estar atentos ao que acontece na escola, devem trabalhar para ganhar tempo e focar em tarefas urgentes. Isso só é possível com a automatização de tarefas que podem ser simples com o uso da tecnologia no âmbito escolar.
Portanto, para assegurar o sucesso da sua instituição você deve investir em ferramentas que te auxiliem na gestão dos processos da sua escola. Quer saber mais? Conheça as soluções desenvolvidas pela WPensar clicando no banner acima!