Home Office – ferramentas para ser produtivo trabalhando em casa

Cada vez mais, instituições de todos os tipos se deparam com a necessidade de flexibilizar o trabalho dos colaboradores, demandando – em algumas situações – que as atividades sejam realizadas em home office ou por trabalho remoto.

Se for este o seu caso, você já deve ter se questionado sobre como garantir um bom desempenho trabalhando em casa ou, até mesmo, gerindo sua equipe longe do local de trabalho convencional.  

Sabendo que essas dúvidas podem atingir diversos profissionais, separamos algumas dicas de ferramentas que vão te auxiliar a obter sucesso trabalhando a distância. Confira!  

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Home office e trabalho remoto: entenda a diferença 

Para contextualizar mais sobre o cenário, precisamos diferenciar os termos, muitas vezes usados como sinônimos. Na realidade, essas duas maneiras de trabalho complementam uma a outra.  

Enquanto o home office significa o fato de alguém realizar suas atribuições em casa (ou seja, refere-se à permanência física do indivíduo em um local de trabalho, como a própria empresa), o trabalho remoto tem a ver com a utilização de ferramentas, telefones e outras funcionalidades para realizar o trabalho em um outro local que não seja necessariamente a casa do colaborador.   

Ferramentas e aplicativos para aumentar a produtividade no home office

Como se comunicar no home office? 

Neste momento, é de extrema importância garantir que toda a equipe esteja alinhada aos objetivos da instituição – a fim de garantir um bom andamento das responsabilidades de todos.

Como sugestão: adote as dailys. O objetivo delas é fazer com que todos os funcionários falem, de forma sucinta, as atividades que foram e serão realizadas e as que estão sendo feitas. Dessa forma, o gestor acompanhará ativamente as atividades.

Ferramentas úteis para o home office:

Hangouts 

Um dos produtos oferecidos pela Google, o Hangouts possibilita a realização de videoconferências em equipe. Além disso, conta com um bate-papo em texto para anotações rápidas. A ferramenta pode ser utilizada pelo navegador de internet ou pelo aplicativo para celular. 

Skype

Desenvolvido pela Microsoft, o Skype é um dos mensageiros mais utilizados por empresas de todo o mundo. Além de um chat em texto, o programa também permite ao usuário criar e participar de chamadas de vídeo. Este pode ser utilizado por meio do navegador, pela instalação do software no próprio computador ou pelos aplicativos para tablets e celulares encontrados em lojas virtuais, como Google Play e App Store.

Whereby

Em alguns casos, as reuniões precisam ser feitas de forma mais rápida e/ou com menos pessoas. Para essas situações, recomendamos o Whereby. A ferramenta é um site e exige um cadastro que pode ser feito rapidamente – em cerca de 2 a 3 minutos. Com ela, é possível participar de reuniões com até 4 usuários, na versão gratuita. Sem demandar instalação, as salas são personalizadas com links específicos, como por exemplo: whereby.com/sua_escola.  

Slack 

Contando com uma versão gratuita, o Slack pode ser utilizado no próprio site ou pela instalação do programa no computador ou celular do usuário. O aplicativo possibilita a criação de canais de comunicação, que podem ser utilizados pelos setores da instituição ou para falar com todos os colaboradores ao mesmo tempo, além dos chats individuais. Também é possível marcar uma pessoa utilizando @nome – ou @canal para notificar a todos com a mensagem disparada. 

WPensar Agenda Digital

Além da comunicação interna, manter um canal de contato direto com os responsáveis da instituição é um fator indiscutível. Entretanto, muitas vezes esses contatos são realizados por aplicativos como o WhatsApp.  

Por mais que os mensageiros instantâneos facilitem a comunicação diária, o WhatsApp interfere na relação pessoal-profissional com a escola. Isso faz com que informações relevantes – como feedbacks construtivos – se percam em meio à tantas outras mensagens ou ainda que professores e gestores sejam notificados em dias de folga e momentos de lazer. Além disso, pode servir como uma distração para os que o utilizam no horário de trabalho caso recebam mensagens de amigos ou familiares.

Para essa finalidade indicamos o WPensar Agenda Digital, que permite o envio de comunicados, automações, abertura de canais de atendimento com os responsáveis, extração de relatórios, anexo de documentos e diversas outras funcionalidades essenciais para a comunicação escolar.

Utilizando a Agenda Digital, os funcionários também poderão trabalhar com maior agilidade, se preocupando com menos papeladas e burocracias. E o melhor: você ainda preserva o meio ambiente ao substituir as agendas físicas por uma digital.

Confira: 7 motivos para trocar a agenda de papel por uma agenda digital

Como gerir processos e organizar o trabalho home office?

Confira aplicativos para garantir mais produtividade:

Google Drive 

Com um espaço inicial de 15 GB na versão gratuita, o Google Drive é uma ótima opção para quem precisa organizar e compartilhar arquivos com velocidade. Usando pastas colaborativas e compartilhamento imediato, os usuários poderão anexar documentos e vários outros formatos de arquivos para agilizar o trabalho. Por isso, o Drive é uma excelente opção para armazenamento.

Trello 

Seguindo a técnica de Kanban, que consiste em um modelo de organização visual, o Trello é um aplicativo que pode ser utilizado pela internet no computador ou por app de celular. Por meio dessa ferramenta, é possível criar quadros visuais com etiquetas identificando cada tipo de atividade que precisa ser feita, além das já realizadas e das que estão em andamento.

Os quadros colaborativos servem como forma de gerenciar as atividades em equipe e as que precisam ser trabalhadas em conjunto.

Google Agenda 

Parte da informatização dos fluxos de trabalho se deu com o surgimento das agendas e calendários virtuais. Nela, é possível marcar atividades e compartilhá-las com a agenda de outras pessoas. Dessa maneira, a ferramenta notifica o usuário pelo próprio computador e, também, no celular, no horário exato da realização de uma tarefa. 

Continue aprendendo: Como fazer tudo com uma equipe pequena

Todoist 

Seguindo uma proposta semelhante ao Trello, o Todoist também é uma saída para quem deseja anotar o andamento das atividades e rotinas. O aplicativo, ou site, servem como gerenciadores das atribuições de quem o utiliza. 

Saiba mais: Como as ferramentas da WPensar vão te ajudar em tempos de crise

Super Fácil Pomodoro Timer 

A técnica de Pomodoro consiste na divisão entre períodos de tempo trabalhados e as pausas. Ficar na mesma posição por muito tempo prejudica a ergonomia e, essa técnica, te ajudará a reduzir esses impactos.

O aplicativo Super Fácil Pomodoro Timer pode ser utilizado para notificar o usuário sobre quando suas pausas iniciam e quando ele deve retornar para a estação de trabalho. Por exemplo, uma pausa de 5 minutos a cada 25 minutos trabalhados para alongar a coluna ou fazer exercícios de respiração, por exemplo.

WPensar Sistema de Gestão Escolar 

Utilizar um Sistema de Gestão Escolar de qualidade garante uma série de facilidades para instituições de ensino, principalmente quando falamos de trabalho remoto e home office.

Com o WPensar, os usuários poderão ter uma visão global sobre a instituição ao fazer o controle e gerenciamento de matrículas com um acompanhamento ativo da vida acadêmica, pedagógica e financeira dos alunos. O sistema também permite que a escola tenha relatórios financeiros completos, que podem ser extraídos e impressos em poucos minutos.  

Mais do que nunca, dentre os desafios enfrentados pelos profissionais de educação, as adaptações necessárias para engajar os alunos que estão estudando pela internet se faz presente.

Neste contexto, o Sistema de Gestão Escolar WPensar também dispõe de funcionalidades que te permitem anexar links e materiais, além de manter contato com os pais e alunos por meio de ferramentas como as Solicitações para sanar dúvidas e receber as atividades propostas, fazendo com que os alunos estejam presentes no conteúdo, mesmo a distância.  

Use a tecnologia a seu favor!

Esse é um ótimo momento para aprimorar seus conhecimentos tecnológicos e passar por momentos de crise com mais tranquilidade. Portanto, confiar na tecnologia e fazê-la de aliada poderá te proporcionar um gerenciamento de trabalho mais completo, fazendo com que seu home office tenha melhores resultados.  

Gostou das nossas sugestões? Compartilhe-as com sua equipe e amigos e deixe seu comentário nos contando como tem sido o seu home office!