Como fazer tudo com uma equipe pequena

Uma equipe produtiva é o sonho de todo gestor. Mas como dar conta de setores pedagógico, acadêmico, financeiro e de recursos humanos, desenvolver uma comunicação eficiente e preparar ações de captação tendo uma equipe pequena?

Muitas vezes, você quer crescer, gerir com eficiência e investir em mais projetos pedagógicos, mas não sabe como sua equipe dará conta de tantas demandas.

Pensando nisso, reunimos dicas para você desenvolver a gestão de tempo e tarefas com seus colaboradores e, assim, alcançar mais resultados – mesmo com uma equipe pequena.

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Tenha uma equipe alinhada aos objetivos da sua escola ou curso

O primeiro passo para que sua equipe apresente bons resultados é saber que ela caminha junto com você e acredita nos objetivos da escola.

Alinhe os valores da escola com seus colaboradores e tenha certeza que o projeto de educação da sua instituição é o que motiva sua equipe. Nesse sentido, é muito importante desenvolver uma cultura de marca.

Escolha os profissionais certos para cada função

Evite retrabalhos e escolha profissionais aptos para cada função dentro da escola. Com equipes pequenas, é muito provável que uma pessoa fique responsável por mais de uma tarefa ou setor. Assim, é importante que eles tenham habilidades para gerenciar aquela atividade ou curiosidade de se aprimorar nela.

É aí que entra seu papel de liderança! Valorize seu colaborador que quer aprender mais sobre a função que exerce e invista na especialização dele.

Falando em “equipe produtiva”, é importante ressaltar que um funcionário produtivo não é, necessariamente, quem faz mil tarefas, mas alguém que sabe olhar de forma crítica para cada ação, sabe elencar prioridades e gerenciar seu tempo de trabalho.

Aprenda a delegar funções

Para ter uma equipe produtiva, você precisa dar autonomia para que os colaboradores possam exercer determinadas atividades. O bom gestor sabe delegar funções, como também não centraliza todo o conhecimento em si mesmo, mas o compartilha.

Para complementar, crie uma cadência de ações e padronize determinadas atividades. É como se você fizesse um manual com instruções para gerir determinadas situações ou executar tarefas.

Dessa forma, diversas pessoas podem exercer o mesmo cargo, sem fugir dos padrões da escola. E a informação estará disponível para quem quiser!

Estruture uma comunicação interna eficiente

Equipes produtivas se comunicam de forma eficiente porque falam a mesma linguagem. E mais: estão cientes e informadas de tudo o que acontece.

Investir em um canal de comunicação eficiente, determinar alguns padrões de comportamento e estabelecer “a voz” da instituição é essencial para que os ruídos não apareçam durante a rotina de trabalho. Pense na comunicação como uma peça indispensável para uma equipe produtiva e veja o resultado no dia a dia.

Confira: 5 benefícios de ter uma comunicação interna eficaz na sua instituição de ensino

Trace objetivos realistas

Quais são os objetivos da escola a longo prazo? E quais são os objetivos a curto prazo? Eles estão alinhados aos valores da instituição?

Saber onde você quer chegar é o que vai determinar cada passo da gestão escolar. Mas para isso você precisa ter pé no chão, pesquisar o mercado e saber o que é possível fazer a médio e longo prazos.

Desmembre os objetivos em metas

Pense no objetivo como o resultado de metas agrupadas. O objetivo pode ser grande, desde que as metas sejam realistas e possíveis de alcançar. Desmembrar as atividades permite que seu trabalho seja visto passo a passo, e que o resultado final não assuste ou gere ansiedade. Para construir uma casa cada etapa é importante, da fundação aos acabamentos finais (e nenhuma delas pode ser pulada).

Defina prazos, ações pequenas e seus respectivos responsáveis. Determine também metas para cada área ou setor da gestão que contribuam para o objetivo final – isso é muito importante para aumentar a produtividade de sua equipe.

Uma meta realista é:

• Específica
• Mensurável
• Realizável
• Relevante
• Com prazo definido

Faça uma ordem de prioridades

Você pode pensar: “Mas agora eu tenho uma lista enorme de metas e ações e continuo com uma equipe pequena!!

Isso mesmo! Sempre teremos muitas atividades para realizar, por isso é preciso saber elencar prioridades. Ou seja, se o tempo o dinheiro forem curtos, alguma área precisa ser priorizada em relação a outra.

Por exemplo:
Se o objetivo é fazer a escola crescer, alguns investimentos estruturais podem ser necessários para que, então, se invista no aumento da equipe e na divulgação da campanha de captação.

Ter uma equipe produtiva e pequena é o resultado de saber escolher o que deve ser feito em cada dia, o que deve ser priorizado e o que pode ficar para depois.

Nesse sentido é preciso que todos os colaboradores saibam gerenciar seu tempo e suas ações para alcançar o objetivo final.

Tenha um calendário de tarefas

Organizar sua equipe e fazer com que ela renda mais é resultado também de planejamento e acompanhamento. Por isso, é obrigatório ter um calendário de atividades.

Com o planejamento bem feito, sua equipe pode:

• Planejar todos os meses;
• Identificar com antecedência semanas com alto volume de trabalho;
• Adiantar pequenas tarefas;
• Gerenciar atividades a médio e longo prazos;
• Enxergar cada etapa de produção das atividades.

Acompanhe as métricas de produtividade

Além do calendário você precisa ter um Plano de Gestão Escolar para acompanhar cada atividade realizada, o resumo de cada reunião e demais informações necessárias para a tomada de decisão, como metas financeiras.

Acompanhar o andamento do trabalho e o rendimento de cada colaborador é essencial para que você identifique possíveis erros, falhas de comunicação e retrabalhos.

É possível também que o gestor compreenda se uma pessoa está sobrecarregada e como a rotina de atividades dela pode ser reorganizada, sem afetar o andamento dos projetos.

Plano de Gestão Escolar: o que é e como mantê-lo atualizado

Invista em ferramentas tecnológicas

Uma dica de ouro para ter uma equipe produtiva: use a tecnologia a seu favor! Automatize processos e transforme horas de afazeres em poucos cliques.

As novas relações de trabalho, com equipe reduzida e pouco tempo, exigem inteligência digital. Isso significa saber utilizar a tecnologia a favor de nossas atividades, para não gastar tempo demais ou cansar a cabeça com trabalhos mecânicos que podem ser feitos em segundos por um computador.

Escolas e cursos já contam com sistemas desenvolvidos especificamente para sua realidade, facilitando a produtividade da equipe. Para a gestão escolar, um Sistema de Gestão Escolar pode:

• Gerenciar setores pedagógico, acadêmico e financeiro em um só lugar;
• Emitir documentos com poucos cliques;
• Automatizar envio de cobranças por e-mail e SMS;
• Controlar fluxo de caixa;
• Gerar boletins e carteirinhas;
• Acompanhar rendimento dos alunos;
• Gerar relatório de alunos inadimplentes;

Para o trabalho de captação de alunos, você pode apostar em um Gerenciador de Interessados e:

• Automatizar emails para os alunos interessados, construindo relacionamento;
• Gerenciar todas as atividades de contato;
• Acompanhar a etapa de captação de cada um;
• Analisar métricas de captação;
• Entender por quais motivos os alunos não se matriculam na sua escola;
• Acompanhar a rotina de trabalho de cada colaborador;

Quando falamos em comunicação, uma Agenda Digital permite que você:

• Tenha controle total de tudo que é comunicado;
• Dispare comunicados em poucos segundos;
• Mantenha a família atualizada da rotina escolar;
• Receba notificações de confirmação de presença de pais em reuniões;
• Envie relatórios personalizados com as atividades diárias dos alunos;

Com esses passos importantes você consegue fazer sua equipe render mais.

Conta pra gente: como você faz para organizar sua equipe e conseguir bons resultados?