Veja como se livrar das planilhas financeiras na sua escola ou curso

Como se livrar das planilhas financeiras

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Colunas, números, fórmulas decoradas para a soma, outras para a divisão e arquivos diversos. Quem já fez um controle financeiro por meio de planilhas sabe bem o que é isso. Porém, há opções bem mais fáceis e descomplicadas para controlar a quantas anda a conta da sua escola. Se uma planilha “simples”, com dados gerais de apenas um correntista, já dá um imenso trabalho, é mais difícil ainda controlar centenas ou até milhares de alunos. Assim, é preciso descobrir uma maneira de se livrar das planilhas e trabalhar de maneira mais eficiente.

Nessas horas, bom mesmo é contar com a tecnologia para manter tudo organizado. Há mecanismos que permitem o armazenamento de informações de forma muito mais complexa e que reduzem as chances de erros, tão frequentes e tão passíveis de acontecer nos controles manuais. É esse tipo de solução que você deve procurar. Acompanhe o artigo e saiba mais!

Veja também como fazer um bom planejamento financeiro para a sua instituição!

Veja dicas para se livrar das planilhas!

Adote um sistema financeiro

Um programa específico — software de gestão escolar — é o mais indicado para controlar as finanças da sua instituição. Ele trabalha com comparativos entre todas as movimentações de conta, como lançamentos e despesas, de maneira automática, economizando bastante o tempo do administrador, já que tudo é feito eletronicamente.

O investimento na contratação de um sistema pode ser o passo inicial para você se livrar de planilhas financeiras. A maior dica aqui fica na questão do suporte. Opte por um programa que seja automatizado e simples, mas que não exija a contratação de um especialista para ajudar no manuseio.

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Integre dados

Sua instituição precisa manter diferentes registros sobre cada aluno, desde informações pessoais a controles financeiros. A medida em que esses diferentes registros vão mudando, todas as informações precisam ser atualizadas em outros lugares também. Assim, fica difícil controlar e atualizar dados se eles estiverem dispersos em várias planilhas. Por outro lado, com um sistema de gestão escolar, toda atualização é feita automaticamente.

Sempre que houver alguma alteração ou necessidade de consulta, o sistema é capaz de fazer todo o trabalho sozinho. Essa é a grande vantagem em relação à planilha, que não integra automaticamente diferentes informações. Assim, você pode dar adeus às diferenças e às inconsistências nos dados financeiros!

Conheça a importância da integração entre os setores da sua escola ou curso

Tenha relatórios à disposição

Para fazer uma boa gestão financeira é preciso sempre acompanhar números e resultados da sua instituição. Desse modo, acaba sendo necessário produzir relatórios e análises sobre alguns índices, pois esta é a única maneira de visualizar se ela está tendo um bom desempenho financeiro. Apenas com esse tipo de análise é possível, então, definir estratégias e investimentos corretos.

Para obter análises a partir de dados financeiros, a única alternativa pelas planilhas seria a criação de gráficos com as informações ali contidas. Porém, nesse caso torna-se necessário preencher manualmente cada campo que se deseja obter no relatório. O software de gestão escolar faz isso naturalmente, criando gráficos e relatórios importantes para a gestão, o que ajuda na tomada de decisões estratégicas.

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Ganhe vantagens com outras funções

O software de gestão escolar não fica restrito apenas à realização do trabalho de controle de pagamentos de mensalidades. Ele também integra outras tarefas financeiras, como o pagamento de fornecedores, de despesas e de recebimento, por exemplo. Assim, é muito vantajoso se livrar das planilhas, pois elas não facilitam esse tipo de integração.

Veja porque todo gestor precisa de um sistema de gestão escolar!

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