Sistema de Gestão Escolar – o que todo gestor deve saber antes de contratar essa ferramenta?

Um sistema de gestão escolar é uma ferramenta que organiza e otimiza os processos da instituição para que ela possa crescer e melhorar a qualidade do ensino.
Ele facilita as tarefas desempenhadas pela secretaria, o controle das finanças e a comunicação com os pais dos alunos.

No entanto, antes de investir em uma ferramenta de gestão, a escola precisa fazer o levantamento de informações importantes. Esse passo direciona o gestor a tomar a decisão correta, levando em consideração as necessidades da escola e as vantagens do sistema.

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6 informações indispensáveis para acertar na escolha do sistema de gestão escolar ideal

1. Quais são os maiores problemas da escola que precisam ser solucionados com o sistema?

O objetivo é listar todos os problemas que precisam de melhoras e os trabalhos que podem ser desburocratizados.

Faça uma lista com os tópicos das diferentes áreas da gestão escolar. Alguns exemplos são:

• Alto número de alunos inadimplentes;
• Alunos que faltam muito;
• Acúmulo de atividades para a secretaria escolar;
• Falta de métricas da gestão escolar;
• Documentos e arquivos dos alunos espalhados em pastas.

Para os casos citados acima, é indispensável que o sistema possibilite:

• Um controle eficaz de cobranças para evitar as inadimplências;
• Que o pagamento seja facilitado com a emissão de boletos online;
• Facilite emissão e envio de documentos;
• Visualização de métricas e gráficos da gestão escolar;
• Centralização de todas as informações dos alunos.

Com base nessa lista, o gestor tem noção de quais funcionalidades o sistema precisa oferecer para atender suas demandas.

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2. Quais são as áreas da escola que o sistema deve organizar?

• Que setores da instituição ainda não funcionam tão bem quanto poderiam?
• Na área pedagógica, por exemplo, o planejamento do calendário escolar poderia melhorar?
• Na secretaria, há muito gasto de tempo e recursos na emissão de boletins e relatórios – que nem sempre chegam até os pais?

São essas atividades que tomam tempo e não trazem os retornos esperados que o sistema de gestão escolar precisa atuar.

É muito importante que o sistema reduza as horas que sua equipe gasta com trabalhos manuais que demandam muito tempo.

Lembre-se de que a ferramenta precisa otimizar seus processos de trabalho. Para colaborar com as situações citadas, o sistema de gestão escolar precisa ter funções que:

• Ajudem na elaboração e no planejamento do calendário escolar;
• Elaboração automática de boletim após preenchimento de notas;
• Permitam o envio online de documentos emitidos pela secretaria, evitando filas e pilhas de papel;
• Emita documentos em lote, facilitando a entrega de demandas pela secretaria;
• Facilite o acesso a dados dos alunos pelo CPF do responsável.

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3. Quem terá acesso à ferramenta?

É muito importante que a ferramenta atenda as necessidades de toda a comunidade escolar. Isso porque cada pessoa tem suas demandas:

• Diretores – conseguem visualizar a situação das diferentes áreas da instituição e acompanhar as métricas;
• Secretários e administradores – terão acesso a todos os dados úteis dos alunos, facilitando emissão de documentos e cobranças;
• Professores – melhor planejamento de aulas e fácil lançamento de notas;
• Alunos – acesso a seus dados acadêmicos e conteudísticos;
• Pais – solicitar e receber documentos online, acompanhar a vida escolar dos filhos, acessando notas, desempenho e conteúdo das aulas, por exemplo.

Uma ferramenta assim deve automatizar as principais tarefas de todos os setores da instituição.

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4. Quais são as métricas mais importantes para a gestão da escola?

Para que a instituição de ensino cresça, é fundamental que a administração esteja a par de alguns indicadores.

A taxa de evasão escolar é um exemplo. Se esta é uma taxa alta, é preciso encontrar o motivo do problema, para então solucioná-lo. Para isso, devem ser feitas perguntas, como:

• As aulas são pouco atraentes para os alunos?
• Os pais enxergam o valor na sua instituição?
• O que pode ser feito para melhorar esta situação?

Métricas importantes que o sistema precisa apresentar:

• Gerenciais – Controle de despesas e receitas, número de matrículas e rematrículas, taxa de inadimplência;
• Acadêmicas – Notas, frequência;
• Pedagógicas – Rendimento por turma, didática apresentada em sala de aula.

O sistema escolhido deve permitir uma clara visualização destas métricas, oferecer indicadores de desempenho dos alunos, relatório de evasão por série e controle de matrículas.

Estes são exemplos de funcionalidades que permitem que a administração tenha uma visão mais abrangente dos problemas da instituição. Com dados numéricos, estruturar um plano de ações e tomar decisões fica cada vez assertivo para sua instituição.

5. Quais tarefas a escola deseja otimizar?

Algumas funções desempenhadas no dia-a-dia acadêmico ganham agilidade quando automatizadas:

• Lançamento das notas;
• Emissão do relatório escolar e boletim;
• Cobrança de mensalidades atrasadas;
• Controle financeiro.

Para garantir uma rotina escolar mais produtiva, é importante que a ferramenta atenda estas principais necessidades. O sistema ideal permite uma gestão integrada da instituição.

6. Quais são os benefícios que o sistema proporcionará aos pais?

Quanto mais transparentes são os processos escolares, mais satisfeitos os pais ficam. O ideal é que as ferramentas ajudem a aproximá-los da vida escolar dos alunos. Para isso, algumas funcionalidades são importantes, por exemplo:

• Monitoramento de frequência, entradas e saídas dos alunos do colégio;
• Solicitação e emissão de documentos online;
• Controle de notas e atestados;
• Acesso a ocorrências;
• Matrícula pela internet;
• Pagamento online.

Além disso, quanto mais a família está a par do desempenho escolar dos filhos, mais pode ajudar nas possíveis dificuldades.

Estreitar relações é uma estratégia de comunicação escolar que beneficia muito a interação dos pais com a escola – e com boas ferramentas o processo fica mais fácil.

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Um bom sistema de gestão é um investimento capaz de melhorar a qualidade da educação

Além de proporcionar um melhor controle das finanças da instituição, um bom sistema de gestão ajuda a otimizar os diferentes processos que ocorrem na escola.

Esta é uma ferramenta que deixa a rotina escolar mais produtiva e que aproxima os pais do dia-a-dia escolar dos alunos. Permite, ainda, o acompanhamento do desempenho dos estudantes e gera relatórios que auxiliam na criação de planos de ação mais efetivos.

Simplificar os processos de gestão com o Sistema de Gestão Escolar permite maior dedicação aos assuntos pedagógicos, reduz filas presenciais e automatiza muitos procedimentos que ficam a cargo da secretaria.

Dessa forma, não só melhora a gestão da instituição, mas também ajuda a melhorar a qualidade da educação.

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