5 dicas para melhorar seu controle financeiro

Se pudéssemos traçar um paralelo entre o corpo humano e o dia a dia de uma empresa, poderíamos dizer que o setor financeiro é o pulmão da empresa. É a área financeira que vai prover “oxigênio” (leia-se recursos financeiros) para um funcionamento saudável de sua empresa. Se a economia vai mal, sobra menos oxigênio para respirarmos. Se a empresa tem menos oxigênio, precisamos encontrar formas mais eficientes de racionalizar os recursos.

1 – Faça um controle de todas as entradas de caixa

Mantenha organizado todo o seu “contas a receber”, ou seja, tudo aquilo que a empresa tem a receber de recursos provenientes de mensalidades, anuidades, serviços, produtos vendidos, entre outros. Assim, o gestor financeiro da instituição de ensino pode saber se a inadimplência está alta, se houve algum erro nas cobranças, se a data de vencimentos das cobranças precisam ser alteradas.

2 – Controle e classifique todas as saídas de caixa

O responsável pela área financeira precisa controlar e classificar todas as contas que são pagas. Assim, ao final de cada mês, o gestor da empresa pode ter uma noção exata dos motivos de um aumento ou redução de custos/despesas. Com esse diagnóstico feito, pode-se tomar decisões mais embasadas em dados e não somente em “achismos”.

3 – Separe as contas pessoais das contas da pessoa jurídica

Um erro grave cometido por muitos empresários no mundo todo é confundir aquilo que é pessoal com aquilo que é referente a empresa. Muitas vezes, as contas de consumo pessoal dos sócios são pagas pela conta da empresa, a título de pró-labore ou distribuição de dividendos. Isso não é a forma mais aconselhável de planejar suas finanças pessoais e nem as finanças de sua instituição. O ideal é que seja criada ou utilizada uma outra conta para pagamentos pessoais. Muitas vezes, um gasto pessoal mais elevado em determinado mês, pode prejudicar o fluxo de caixa de um mês inteiro, sem que a real causa seja descoberta.

4 – Saiba em quais dias estão concentradas as saídas/entradas de caixa

A experiência mostra que, em muitos casos, empresas têm problemas financeiros por descasamentos muito grandes entre seus recebimentos e seus pagamentos. Exemplo: se temos que pagar a maior parte dos nossos fornecedores/colaboradores em média em 15 dias e recebemos de nossos clientes em média em 30 dias provavelmente teremos problemas de caixa, já que nossos fornecedores/colaboradores são pagos 15 dias antes de recebermos dos nossos clientes. Com essa análise feita, podemos buscar maneiras de melhorar esse quadro: negociar prazos mais extensos de pagamento com os fornecedores, oferecer descontos para os clientes que pagam antecipadamente, cobrar multas e juros daqueles clientes que recorrentemente pagam em atraso.

5 – Crie orçamentos para cada área e cada categoria de custo/despesas

Com o trabalho de classificação de contas a pagar feito, podemos partir para tentar controlar suas saídas de caixa para que elas sejam cada vez mais usadas eficientemente. Uma das maneiras mais utilizadas para isso é a criação de orçamentos para cada centro de custos e cada categoria de custos. Exemplo: estabeleça um teto para os gastos com material de escritório. Se o responsável pelas compras desse tipo de material ultrapassar esse limite, chame-o para uma conversa e tente entender o motivo disso. Assim, acabamos criando uma cultura de governança cada vez mais eficiente dentro de nossa instituição.

E você, como vem gerenciando as finanças da sua escola?Converse com nossos especialistas em gestão financeira escolar e descubra como podemos ajudar na gestão do seu fluxo de caixa!