Inadimplência escolar: tudo que você precisa saber!

A inadimplência escolar é, com certeza, um dos maiores problemas que uma escola pode enfrentar. Afinal, manter um ensino de qualidade é uma missão que exige investimentos consideráveis. Nesse aspecto, um estabelecimento de ensino é como qualquer outra empresa: necessita de dinheiro em caixa para se manter em funcionamento e investir em melhorias, o que fica inviável quando as mensalidades não são pagas, já que esta é geralmente a única fonte de receita.

Em algumas instituições, a inadimplência escolar se generaliza. Quando pais e responsáveis deixam mensalidades atrasadas, tanto a escola quanto as próprias famílias se complicam, e entram em uma situação um tanto quanto desagradável. Por isso, é preciso diagnosticar e combater a inadimplência, ainda mais agora que ela tende a aumentar por conta da crise econômica.

O impacto da inadimplência escolar

O atraso ou a falta de pagamentos causa problemas não apenas ao setor financeiro da escola. Na realidade, além de prejudicar a instituição como um todo, a inadimplência escolar também é um problema para as próprias famílias devedoras.

Impacto para as famílias

Ao contrário do que pode parecer, as famílias inadimplentes também se prejudicam bastante por deixar mensalidades atrasadas. É preciso ter em mente que, em geral, a inadimplência escolar não ocorre por má-fé dos responsáveis, mas sim porque estes passam por momentos de dificuldade financeira.

Quando os pais ou responsáveis pelo aluno ficam devendo mensalidades, estes terminam acumulando dívidas, já que as cobranças em atraso se somarão a juros e multas. Assim, o não-pagamento também representa um sério problema para as famílias, que às vezes já estão com o orçamento comprometido.

Se a família realmente concluir que não tem mais condições de arcar com as mensalidades, pode terminar optando por trocar de instituição de ensino. Nesse caso, uma transferência pode ser traumática para o estudante, além de prejudicial para a escola, que perde definitivamente aquele aluno.

Impacto na escola

O recebimento de mensalidades é, em geral, a única fonte de receita de uma escola. Quando elas não são pagas, para de entrar dinheiro no caixa da instituição. Por outro lado, os gastos da escola para se manter continuam os mesmos. Evidentemente, essa conta não fecha.

A consequência direta da inadimplência na instituição de ensino é o desbalanceamento do fluxo de caixa. A escola fica, então, em uma situação de insegurança financeira. Nesse caso, ainda que consiga pagar suas contas, a escola não consegue investir em melhorias, já que não sobram recursos para isso. A tendência é que uma instituição assim fique defasada em relação à concorrência – o que compromete a qualidade do ensino a médio prazo.

A situação é ainda mais complicada quando a instituição sequer consegue arcar com suas contas e com a folha de pagamentos de funcionários. Em uma escola onde os funcionários não recebem e os serviços básicos não estão garantidos, não há condições adequadas para o processo de ensino. Em algum tempo, uma escola nessa situação pode até mesmo ir à falência.

Quando se preocupar com a inadimplência escolar?

É normal que qualquer escola tenha um certo índice de inadimplência, afinal, problemas pontuais podem acontecer. Até mesmo o simples esquecimento pode acabar levando ao não pagamento da mensalidade, o que aumenta o índice de inadimplência.

Ainda que possam ser desagradáveis, esses pequenos contratempos não representam reais ameaças à saúde financeira da escola. Todavia, quando passa de um certo limite, a inadimplência começa a se tornar preocupante, como afirma João Pedro Lemos, consultor do Appoia – Plataforma de apoio à gestão educacional.

O ideal é até 5% de inadimplência. Passou disso, tem que se preocupar. Ainda mais quando ultrapassar 10%, o que é bem comum. João Pedro Lemos, consultor do Appoia

Controlando os índices

Como, então, calcular a taxa de inadimplência de uma escola? A tarefa pode parecer complicada, e de fato é comum que os gestores sequer tenham essa informação. Antes de pensar em qualquer tática de combate à inadimplência escolar, é preciso ter total controle da situação financeira da instituição de ensino. Para isso, a escola precisa de organização em seus registros, o que é mais fácil quando se tem um sistema de gestão escolar, pois este possibilita fácil acesso aos dados e até mesmo a geração de relatórios.

Como evitar a inadimplência escolar

Mesmo que não se possa ter total controle sobre a inadimplência escolar, há algumas medidas que podem ser tomadas para evitar que esse problema cresça. Veja algumas dicas que preparamos:

Facilite a cobrança

É fácil evitar a inadimplência decorrente de esquecimentos ou problemas triviais quando a cobrança é feita de maneira bem prática ou até mesmo automática. Por isso, é válido oferecer diversas formas de pagamento, para que os pais e responsáveis possam escolher o que é mais conveniente para eles, reduzindo as chances de problemas burocráticos na hora do pagamento. Essa medida é vantajosa tanto para a escola quanto para as famílias, pois pode-se combinar a forma mais conveniente para ambos.

Também é interessante adotar métodos como a cobrança por cartão de crédito ou débito em conta, por exemplo, pois esses métodos possibilitam uma cobrança automática, o que garante mais segurança para a escola.

Ofereça descontos

Como vimos, a inadimplência escolar também é um problema para as famílias, que mais cedo ou mais tarde terão que arcar com uma dívida. Assim, uma boa maneira de incentivar os pais a pagar a escola é oferecer descontos para pagamentos antecipados, ou negociar preços melhores para quem aceitar pagar semestralmente ou anualmente, por exemplo.

A escola não deve evitar os descontos temendo uma diminuição da receita, afinal, uma pequena redução no valor é muito menos preocupante do que deixar de receber uma mensalidade integralmente. Quando se consegue diminuir a inadimplência através dessa estratégia, consegue-se aumentar a receita ao mesmo tempo em que se ganha a simpatia dos pais.

Mostre-se presente

É preciso deixar claro para os pais que o pagamento das mensalidades escolares não deve nunca ser deixado em segundo plano. Para isso, é preciso mostrar às famílias o valor do trabalho realizado na escola, algo que só se consegue através de uma boa comunicação escolar.

Há diversos recursos que podem ser usados para aumentar o engajamento de pais e responsáveis, desde atividades presenciais à ferramentas online, como os aplicativos de comunicação escolar. Porém, todas essas estratégias seguem a mesma linha: mostrar aos pais que o dinheiro das mensalidades está sendo bem aplicado. Assim, responsáveis têm a clara noção da importância de efetuar os pagamentos em dia.

Como lidar com devedores

Às vezes, por diferentes circunstâncias, os responsáveis podem ficar devendo apesar dos esforços da instituição para evitar a inadimplência escolar. Nesses casos, é preciso saber lidar com eles corretamente: sendo firme na hora de cobrar, porém sem constranger o devedor. Preparamos as recomendações abaixo para que a situação do inadimplente se resolva da melhor maneira possível. Confira!

Seja cuidadoso ao lidar com a inadimplência escolar

Há uma série de direitos e deveres, tanto por parte das famílias quanto por parte da escola, que devem ser respeitados. A relação entre a instituição de ensino e os pais, enquanto clientes, é regida pelo código de defesa do consumidor. Veja os direitos que ele garante aos alunos inadimplentes:

• O aluno não pode ser desligado da instituição durante o período letivo
• O aluno tem o direito de fazer provas e receber boletins
• O aluno não pode ter documentos retidos nem sofrer nenhum tipo de constrangimento

Todavia, o Código também reserva à escola a possibilidade de não renovar a matrícula em caso de inadimplência. Em suma, é preciso estar atento a essa legislação para cobrar valores atrasados sem incorrer em alguma prática incorreta.

Tenha uma equipe de cobrança preparada

O ideal é que a cobrança nunca seja feita pelo mesmo profissional que mantém o contato com a família para tratar de questões acadêmicas, pois pode haver vínculos afetivos entre esses funcionários e os familiares dos alunos. Por isso, a cobrança deve ser feita por uma equipe específica, que deve ter o conhecimento específico sobre a legislação que já citamos.

Negocie

Se a família realmente não têm condições de arcar com o valor que está devendo, vale a pena renegociar a dívida e garantir que pelo menos uma parte dela seja paga, pois assim é muito mais fácil regularizar a situação do inadimplente. Nesses casos, pais e responsáveis ficam gratos e aliviados, enquanto a escola consegue receber parte considerável da dívida.

Aqui volta-se ao mesmo ponto: é melhor negociar e resolver logo a situação do que partir para medidas judiciais caras e complicadas

Conte conosco para combater a inadimplência escolar!

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