Fluxo de caixa na escola – O que é e como organizar
Toda escola ou curso precisa controlar suas receitas e despesas, assim como qualquer outra empresa também precisa fazer. Afinal, não há outro meio de saber se a instituição está sendo lucrativa ou se apresenta prejuízos. Esse controle é chamado de fluxo de caixa e representa um dos aspectos mais essenciais da organização financeira de uma instituição de ensino. Acompanhe o artigo e entenda tudo sobre o assunto!
O que é fluxo de caixa
O fluxo de caixa é o registro de qualquer entrada ou saída de dinheiro do caixa da sua escola ou curso. Através da análise desse controle o gestor pode verificar se as entradas estão sendo maiores ou menores que as saídas – e tomar providências a respeito.
O objetivo do fluxo de caixa: mais entradas do que saídas
Mas não é só isso. O controle de fluxo de caixa serve também para agrupar gastos, gerenciar pagamentos e verificar a natureza das despesas. Se bem feito e organizado, é uma ferramenta de controle eficiente – e indispensável – para os gestores e administradores financeiros de sua escola.
Não basta registrar o dinheiro ganho e o gasto: é necessário saber exatamente de onde ele vem e para onde ele vai. Para isso, é preciso classificar todas as despesas e as receitas, segundo a sua natureza. Essa forma de controle também ajuda na hora de programar os gastos futuros e também para eventuais cortes no orçamento – muito úteis em tempos de diminuição no número de matrículas, por exemplo.
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Determine uma periodicidade
Para ter um bom controle, a maioria das empresas opta por manter um fluxo de caixa mensal, ou seja, todo mês é anotado o montante de entradas e saídas do caixa. Essa também costuma ser a melhor opção para escolas e cursos. No final do período de um mês é feito um balanço, computando o valor total de receitas e despesas.
Entretanto. Isso pode variar, de acordo com a conveniência e a necessidade de cada negócio. Há, por exemplo, empresas que optam por uma periodicidade semanal, enquanto outras fazem a verificação a cada dois meses. Porém, o recomendado é não ultrapassar três meses entre cada fechamento e verificação, senão o total de receitas e despesas pode ficar muito difícil de calcular.
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Conte com uma ferramenta financeira
O controle do fluxo de caixa é feito, em muitos lugares, através do chamado “livro caixa”, um caderno onde se anota os valores de despesas e receitas. Todavia, esse recurso não é muito prático pois dificulta qualquer análise. Se o gestor quiser, por exemplo, obter um relatório do fluxo de caixa nos últimos meses, seria copiar os dados para outras planilhas e então elaborar um relatório.
Quando tudo isso é feito manualmente, o trabalho torna-se burocrático, lento e aumenta o risco de erros. Por outro lado, se sua escola contar com um sistema financeiro, todas as tarefas relacionadas ao fluxo de caixa podem ser informatizadas. Desse modo o trabalho fica mais rápido e preciso. Procure alguma ferramenta financeira disponível no mercado!
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Separe despesas fixas e variáveis
Ter clareza em relação à natureza e frequência das despesas da escola dá uma noção clara do valor de dinheiro que se deve possuir mensalmente para manter tudo funcionando adequadamente – sem isso, a instituição pode até mesmo fechar ou falir.
Sabemos que todo mês há despesas que não podem ser ignoradas: água, eletricidade, telefone, internet, aluguel e pagamento de funcionários, por exemplo. Essas podem ser programadas e previstas mensalmente: são as despesas fixas.
Já outras despesas não tão pontuais, como compra de equipamentos, reformas, imprevistos, coisas que não acontecem todo mês – podem ser colocadas no agrupamento de despesas variáveis.
Com essa “divisão” em mãos, pode ser feito inclusive, uma reserva de dinheiro, programada para os meses de pouco movimento. Garantindo o mínimo para a escola continuar funcionando, pode-se trabalhar com mais tranquilidade.
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Calcule a previsão de entradas de dinheiro
Mensalidade de alunos, doações, investimento efetuado pelos sócios, capital inicial: há vários tipos de receitas, ou seja, dinheiro entrando no caixa, e esses ganhos precisam ser computados. Quando eles são maiores que os gastos mensais, diz-se que a empresa está dando lucro. Do contrário, a empresa está sofrendo prejuízo e ações imediatas devem ser tomadas.
Como no caso das receitas nem todos os ganhos podem se considerar como “fixos”, ou seja, há previsões de entrada mensal que o gestor pode utilizar para saber com quanto pode contar mensalmente. Assim, o dinheiro excedente pode ser, com segurança, reinvestido na escola ou guardado como reserva para emergências.
Você tem alguma sugestão para melhorar e otimizar a administração do fluxo de caixa?
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