Controle de cobranças: como melhorar?

Você já deve saber que o controle de cobranças é absolutamente imprescindível. Afinal, é da mensalidade dos alunos que vem a maior parte das receitas da instituição. Assim, é preciso garantir um fluxo constante de pagamentos, combatendo atrasos e inadimplências que podem prejudicar todo o orçamento da escola.

Entretanto, boa parte das escolas disponibiliza diversos métodos de pagamento, tais como cartão de crédito, cartão de débito, boleto bancário e dinheiro em espécie. É até recomendável disponibilizar vários métodos de pagamento, porém, sem uma forma uniforme de recebimento, o controle desses pagamentos pode se tornar difícil de administrar.

Como fazer, então, para ter um controle de cobranças eficiente? E como implantar esse método de controle na escola?

Confira algumas dicas para melhorar o seu controle de cobranças!

Mantenha a lista de alunos atualizada

O primeiro passo é a elaboração de uma lista com todos os alunos pagantes: nela devem constar o valor da mensalidade, a forma de pagamento utilizada e o telefone para contato. A partir de 10 dias de atraso no pagamento, já se pode entrar em contato com o responsável, lembrando-o do compromisso financeiro com a escola.

É imprescindível a elaboração dessa lista, que deverá ser atualizada periodicamente, para que a escola tenha sempre o controle exato do número de alunos pagantes e do montante de dinheiro que se espera receber.

Nesse sentido é recomendável utilizar um sistema de gestão escolar. Nesse tipo de programa você pode cadastrar um “plano de pagamento” para cada aluno, onde constam todas as informações que mencionamos acima. Com os planos cadastrados, o sistema faz automaticamente a listagem de alunos e calcula a previsão de receitas.

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Defina um processo claro para cada método de pagamento

As formas de pagamento devem atender à conveniência da escola e também dos pais. Por isso, não adianta, por exemplo, exigir apenas o pagamento em dinheiro ou cheque se muitos pais preferem usar o cartão. É sempre útil oferecer várias opções, mas é preciso que a escola defina exatamente as regras para cada método. Se não houver uma regra clara, fica difícil analisar quem está em situação irregular.

A escola precisa definir qual será a data limite para o pagamento em cada um dos métodos, quem será o funcionário responsável pela cobrança e como serão emitidos recibos e notas fiscais. Além disso, cabe a cada instituição avaliar outros detalhes que podem mudar de caso a caso, de acordo com o modelo de negócio adotado pela escola.

Inclua os descontos que você oferece no seu planejamento

Muitas escolas também optam por estratégias de descontos progressivos, incentivando o pagamento antecipado da mensalidade escolar. Por exemplo: pagamentos até dia 5 de cada mês ganham 15% de desconto, pagamentos até dia 10 ganham 10% e assim por diante. Essa pode ser uma boa prática, já que incentiva os pais a manter suas contas em dia com a escola.

Entretanto, as regras para esse tipo de desconto também precisam ser seguidas à risca na hora da cobrança e devem constar no planejamento financeiro da instituição. Se o controle não for rigoroso, torna-se quase impossível perceber irregularidades e identificar pessoas que podem estar levando vantagem indevida.

Também vale lembrar que as bolsas de estudos oferecidas devem ser bem planejadas para que não prejudiquem o orçamento da escola. Quando bem-executada, a estratégia de bolsas é muito útil para manter as turmas cheias e garantir a saúde financeira da instituição de ensino. Entretanto, é fundamental que as bolsas sejam calculadas e oferecidas com critério.

Controle taxas e custos de cobrança

Sua escola tem alguns custos quando emite boletos bancários ou recebe pagamentos por meios de cartões. Há taxas geradas com o uso dos cartões de débito e crédito (taxas para a empresa administradora do cartão, aluguel da máquina POS, internet para conexão ao sistema etc). Além disso. a emissão de boletos bancários registrados também implica no pagamento de uma taxa aos bancos.

O valor dessas tarifas pode parecer pequeno à primeira vista. Entretanto, quando somamos os custos de cada boleto e de cada transação com cartão, percebemos o impacto desse fator nas contas da escola. O controle de cobranças precisa, é claro, prever esse tipo de despesa. Por isso, deve-se prestar atenção nas taxas dos métodos de pagamento e fazer o balanço das despesas corretamente.

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Verifique prazos

Por mais que sejam considerados pagamentos à vista, as administradoras de cartão e os bancos podem demorar até 30 dias para efetuar o depósito à escola. Porém, apesar das taxas e da demora no repasse, o pagamento é garantido: se houver inadimplência, será do cliente com a operadora do cartão ou banco, e não com a escola.

Por outro lado, como o dinheiro não é depositado imediatamente, mas sim com um prazo para ser creditado, é importante que isso conste no controle de cobranças: você não poderá contar com esse dinheiro na hora. Em resumo, seu planejamento precisa sempre considerar as datas em que a sua instituição vai de fato dispor do dinheiro em caixa.

Ao levar em consideração todos esses itens na hora de elaborar um controle de cobranças, o gestor terá maior facilidade para identificar alunos inadimplentes, além de informações sobre a forma de pagamento mais utilizada por cada um, informações importantes para aprimorar a gestão cada vez mais.

E você, como tem feito o controle de cobranças em sua escola? Comente aqui e compartilhe esse post nas suas redes sociais!