Ilustração - Como migrar para a agenda digital

6 passos para abandonar a agenda de papel e migrar para a agenda digital

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Sua escola ainda usa agenda de papel? Se sim, saiba que já é hora de migrar para a agenda digital e aproveitar o que a tecnologia tem a oferecer.

Entretanto, ainda que haja o desejo de de inovar na escola, é comum que os gestores tenham dúvidas a respeito do processo de implantação de um aplicativo. Ouvimos muitos questionamentos do tipo:

  • “Será que os pais vão mesmo usar a agenda digital?”
  • “Será que os professores e os outros funcionários da escola vão se acostumar com a mudança?
  • “Será que a equipe da minha escola vai perder muito tempo com o processo de migrar para a agenda digital?”

Apesar de serem bastante razoáveis, essas dúvidas acabam criando uma barreira que impede o gestor de tomar uma decisão e migrar para a agenda digital definitivamente. Mas não há porque temer o processo de transição. Além de ser bastante simples, ele possibilita que sua escola entre de uma vez por todas no mundo digital, o que com certeza será apreciado pelos pais e servirá como diferencial para sua instituição.

Ainda não conhece essa tecnologia? Clique aqui e veja 7 motivos para migrar para a agenda digital agora mesmo!

Esse artigo tem como objetivo esclarecer todas as dúvidas que podem surgir sobre a migração para uma agenda digital. Explicaremos todos os passos que devem ser seguidos até que sua escola possa aposentar a agenda de papel! Acompanhe!

Veja os 6 passos para migrar para a agenda digital!

Contrate um serviço de agenda digital confiável

Parece óbvio, mas é importante reforçar esse ponto. Existem empresas que são especializadas em tecnologias para escolas e há outras companhias e agências que, apesar de desenvolverem aplicativos de agenda digital, não têm a mesma experiência com o mercado de educação. A WPensar Agenda Digital, por exemplo, é um produto especialmente desenvolvido para escolas e mantido por uma empresa totalmente voltada para o mercado educacional.

É importante que você contrate um serviço mantido por uma empresa de tecnologia para escolas, pois o aplicativo será mais adequado à sua realidade e o suporte oferecido também estará acostumado a trabalhar com escolas. Além disso, empresas especializadas podem garantir a segurança dos dados da sua instituição. Não se engane: todos esses fatores facilitam bastante o processo de implantação da agenda digital e devem ser levados em consideração. .

Siga com cuidado as instruções do serviço que você contratar

Depois que você contratar uma empresa especializada, o setor de suporte dessa empresa te enviará algumas instruções que você deve seguir atentamente. Essa primeira etapa é muito importante, pois é nesse momento que os dados dos seus alunos, responsáveis e funcionários são cadastrados no sistema da agenda digital.

De fato é preciso parar para se dedicar à implantação do aplicativo nesse momento. Mas não se preocupe, pois todo o processo de importação de dados pode ser concluído rapidamente se a equipe da sua escola estiver engajada com esse projeto. Assim, não vale a pena adiar o processo de migrar para a agenda digital. Se esse processo não for feito corretamente ou for feito pela metade, sua escola terá problemas na hora de usar o aplicativo e perderá muito mais tempo tentando solucionar falhas.

Treine a equipe do seu colégio para usar a agenda digital

Antes de divulgar a novidade para o grupo de pais e responsáveis, é preciso apresentá-la para a equipe de professores e funcionários, que são os responsáveis por enviar as mensagens e gerenciar a agenda digital. Você pode reunir sua equipe administrativa e fazer um treinamento de algumas horas para ensinar a usar o aplicativo. Também é fundamental apresentar o projeto para os professores durante uma reunião pedagógica, já que eles utilizarão o sistema. para enviar comunicados.

Nessas apresentações você precisa mostrar aos seus funcionários como entrar no painel de controle da agenda, onde cada um tem um nível de acesso, e explicar quais são as tarefas que cada colaborador deve executar. Também é muito importante instruir os professores sobre o teor dos comunicados que podem ou devem ser mandados às famílias.

Dica:

Você não precisa esperar o fim do ano letivo ou do semestre para implementar uma mudança na sua escola. Na verdade, o melhor é que você treine a equipe da sua escola o quanto antes para agilizar o processo de migração para a agenda digital. Clique aqui para saber mais sobre o assunto.

Faça uma reunião de pais para apresentar a agenda digital

Chega a hora de apresentar a agenda digital para os pais e responsáveis dos alunos. Esse é um momento decisivo para o sucesso do aplicativo na sua escola, já que os pais são os principais usuários e maiores beneficiados pela novidade. É isso que se deve mostrar: os benefícios e a praticidade do aplicativo, pois desse modo os pais e responsáveis com certeza também vão querer deixar para trás as agendas de papel.

Você deve convocar uma reunião de pais para apresentar a agenda digital e distribuir o login de cada responsável. Seja claro na explicação, destaque os benefícios do aplicativo e enfatize a necessidade de migrar para a agenda digital o mais rápido possível. Certifique-se também de que todos os responsáveis (incluindo aqueles que faltarem à reunião) recebam seus dados de acesso, para que possam começar a usar o aplicativo o quanto antes.

Dica:

WPensar Agenda Digital é totalmente integrada ao sistema de gestão escolar da sua instituição, por isso, é possível enviar o login para todos os responsáveis automaticamente.

Defina uma data limite para deixar de usar as agendas de papel

Após um período de adaptação, com certeza chegará o momento de aposentar para sempre a agenda de papel. Entretanto, esse tempo de adaptação pode variar de caso a caso, não havendo um prazo certo para que sua escola possa abandonar as antigas agendas. Na verdade, cada gestor deve analisar as estatísticas de uso do aplicativo para compreender se a agenda digital já está devidamente consolidada na sua escola ou se ainda não está.

No momento em que perceber que a maior parte da comunidade escolar já usa a agenda digital, o gestor poderá estipular uma data em que os professores deverão deixar de usar a agenda de papel. Essa decisão deverá ser avisada a todos. Também é importante entrar em contato com aqueles pais que por ventura ainda não usem o aplicativo. Você deve avisá-los sobre a mudança definitiva e enfatizar que eles devem começar a usar a agenda digital. Veja como engajar os pais com a agenda escolar dos filhos clicando aqui.

Monitore o uso da agenda digital

É natural que durante os primeiros meses surjam muitas dúvidas a respeito do aplicativo. Por isso, é fundamental que o gestor escolar esteja atento e monitore com frequência os índices de uso da agenda digital. Parte desse trabalho é verificar se os funcionários e professores estão usando o sistema da agenda corretamente. Caso haja algum problema, é importante que o gestor seja rápido em solucioná-lo

A outra parte desse acompanhamento é monitorar o quanto os pais estão engajados com o aplicativo. Se muitos responsáveis não estiverem usando a agenda digital, vale reforçar tudo que foi dito na primeira apresentação e fazer novas campanhas para aproximar os pais. Ainda assim, o natural é que, com o passar do tempo, toda a comunidade escolar se acostume com o aplicativo e que a agenda digital se torne um sucesso.

Dica:

A WPensar Agenda Digital conta com a “esteira de aprovação”, um recurso em que o gestor aprova os comunicados gerados pela equipe antes deles serem enviados. Essa função pode evitar muitas falhas, ainda mais nos primeiros meses de uso do aplicativo. Clique para saber mais!

Clique e acesse: Demonstração Agenda digital

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