6 passos para abandonar a agenda de papel e migrar para a agenda digital
Sua escola ainda usa agenda de papel? Se sim, saiba que já é hora de migrar para a agenda digital e aproveitar o que a tecnologia tem a oferecer.
Entretanto, ainda que haja o desejo de de inovar na escola, é comum que os gestores tenham dúvidas a respeito do processo de implantação de um aplicativo. Ouvimos muitos questionamentos do tipo:
- “Será que os pais vão mesmo usar a agenda digital?”
- “Será que os professores e os outros funcionários da escola vão se acostumar com a mudança?
- “Será que a equipe da minha escola vai perder muito tempo com o processo de migrar para a agenda digital?”
Apesar de serem bastante razoáveis, essas dúvidas acabam criando uma barreira que impede o gestor de tomar uma decisão e migrar para a agenda digital definitivamente. Mas não há porque temer o processo de transição. Além de ser bastante simples, ele possibilita que sua escola entre de uma vez por todas no mundo digital, o que com certeza será apreciado pelos pais e servirá como diferencial para sua instituição.
Esse artigo tem como objetivo esclarecer todas as dúvidas que podem surgir sobre a migração para uma agenda digital. Explicaremos todos os passos que devem ser seguidos até que sua escola possa aposentar a agenda de papel! Acompanhe!
Veja os 6 passos para migrar para a agenda digital!
Contrate um serviço de agenda digital confiável
Parece óbvio, mas é importante reforçar esse ponto. Existem empresas que são especializadas em tecnologias para escolas e há outras companhias e agências que, apesar de desenvolverem aplicativos de agenda digital, não têm a mesma experiência com o mercado de educação. A WPensar Agenda Digital, por exemplo, é um produto especialmente desenvolvido para escolas e mantido por uma empresa totalmente voltada para o mercado educacional.
É importante que você contrate um serviço mantido por uma empresa de tecnologia para escolas, pois o aplicativo será mais adequado à sua realidade e o suporte oferecido também estará acostumado a trabalhar com escolas. Além disso, empresas especializadas podem garantir a segurança dos dados da sua instituição. Não se engane: todos esses fatores facilitam bastante o processo de implantação da agenda digital e devem ser levados em consideração. .
Siga com cuidado as instruções do serviço que você contratar
Depois que você contratar uma empresa especializada, o setor de suporte dessa empresa te enviará algumas instruções que você deve seguir atentamente. Essa primeira etapa é muito importante, pois é nesse momento que os dados dos seus alunos, responsáveis e funcionários são cadastrados no sistema da agenda digital.
De fato é preciso parar para se dedicar à implantação do aplicativo nesse momento. Mas não se preocupe, pois todo o processo de importação de dados pode ser concluído rapidamente se a equipe da sua escola estiver engajada com esse projeto. Assim, não vale a pena adiar o processo de migrar para a agenda digital. Se esse processo não for feito corretamente ou for feito pela metade, sua escola terá problemas na hora de usar o aplicativo e perderá muito mais tempo tentando solucionar falhas.
Treine a equipe do seu colégio para usar a agenda digital
Antes de divulgar a novidade para o grupo de pais e responsáveis, é preciso apresentá-la para a equipe de professores e funcionários, que são os responsáveis por enviar as mensagens e gerenciar a agenda digital. Você pode reunir sua equipe administrativa e fazer um treinamento de algumas horas para ensinar a usar o aplicativo. Também é fundamental apresentar o projeto para os professores durante uma reunião pedagógica, já que eles utilizarão o sistema. para enviar comunicados.
Nessas apresentações você precisa mostrar aos seus funcionários como entrar no painel de controle da agenda, onde cada um tem um nível de acesso, e explicar quais são as tarefas que cada colaborador deve executar. Também é muito importante instruir os professores sobre o teor dos comunicados que podem ou devem ser mandados às famílias.
Dica:
Você não precisa esperar o fim do ano letivo ou do semestre para implementar uma mudança na sua escola. Na verdade, o melhor é que você treine a equipe da sua escola o quanto antes para agilizar o processo de migração para a agenda digital. Clique aqui para saber mais sobre o assunto.
Faça uma reunião de pais para apresentar a agenda digital
Chega a hora de apresentar a agenda digital para os pais e responsáveis dos alunos. Esse é um momento decisivo para o sucesso do aplicativo na sua escola, já que os pais são os principais usuários e maiores beneficiados pela novidade. É isso que se deve mostrar: os benefícios e a praticidade do aplicativo, pois desse modo os pais e responsáveis com certeza também vão querer deixar para trás as agendas de papel.
Você deve convocar uma reunião de pais para apresentar a agenda digital e distribuir o login de cada responsável. Seja claro na explicação, destaque os benefícios do aplicativo e enfatize a necessidade de migrar para a agenda digital o mais rápido possível. Certifique-se também de que todos os responsáveis (incluindo aqueles que faltarem à reunião) recebam seus dados de acesso, para que possam começar a usar o aplicativo o quanto antes.
Dica:
A WPensar Agenda Digital é totalmente integrada ao sistema de gestão escolar da sua instituição, por isso, é possível enviar o login para todos os responsáveis automaticamente.
Defina uma data limite para deixar de usar as agendas de papel
Após um período de adaptação, com certeza chegará o momento de aposentar para sempre a agenda de papel. Entretanto, esse tempo de adaptação pode variar de caso a caso, não havendo um prazo certo para que sua escola possa abandonar as antigas agendas. Na verdade, cada gestor deve analisar as estatísticas de uso do aplicativo para compreender se a agenda digital já está devidamente consolidada na sua escola ou se ainda não está.
No momento em que perceber que a maior parte da comunidade escolar já usa a agenda digital, o gestor poderá estipular uma data em que os professores deverão deixar de usar a agenda de papel. Essa decisão deverá ser avisada a todos. Também é importante entrar em contato com aqueles pais que por ventura ainda não usem o aplicativo. Você deve avisá-los sobre a mudança definitiva e enfatizar que eles devem começar a usar a agenda digital. Veja como engajar os pais com a agenda escolar dos filhos clicando aqui.
Monitore o uso da agenda digital
É natural que durante os primeiros meses surjam muitas dúvidas a respeito do aplicativo. Por isso, é fundamental que o gestor escolar esteja atento e monitore com frequência os índices de uso da agenda digital. Parte desse trabalho é verificar se os funcionários e professores estão usando o sistema da agenda corretamente. Caso haja algum problema, é importante que o gestor seja rápido em solucioná-lo
A outra parte desse acompanhamento é monitorar o quanto os pais estão engajados com o aplicativo. Se muitos responsáveis não estiverem usando a agenda digital, vale reforçar tudo que foi dito na primeira apresentação e fazer novas campanhas para aproximar os pais. Ainda assim, o natural é que, com o passar do tempo, toda a comunidade escolar se acostume com o aplicativo e que a agenda digital se torne um sucesso.
Dica:
A WPensar Agenda Digital conta com a “esteira de aprovação”, um recurso em que o gestor aprova os comunicados gerados pela equipe antes deles serem enviados. Essa função pode evitar muitas falhas, ainda mais nos primeiros meses de uso do aplicativo. Clique para saber mais!
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