Eu preciso melhorar a comunicação da minha escola?
Melhorar a comunicação da escola pode não parecer um ponto importante dentre tantas demandas da gestão escolar. Esse aspecto, entretanto, deve ser frequentemente pautado, uma vez que muitos problemas da rotina escolar são resultado de alguma falha na comunicação.
A questão muitas vezes não diz respeito ao trabalho de quem realiza a comunicação da escola, mas às ferramentas escolhidas para realizar esse trabalho.
Nesse sentido, relacionamos uma série de problemas frequentes em escolas que são causados por falhas na comunicação.
No final, elaboramos um quiz para você conferir em qual estágio está a comunicação da sua escola e algumas dicas para ter um trabalho mais efetivo.
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Confira algumas situações comuns:
Reuniões de pais vazias
A organização e realização de reuniões é muito importante para integrar a família as demandas da escola, acompanhar o desenvolvimento dos processos educacionais e decidir coletivamente. Ainda assim, a realidade de muitas escolas é a de reuniões vazias e pouca participação familiar.
Se o quórum das reuniões da sua escola vem sendo baixo, isso pode ser um sinal de problemas na comunicação da escola.
É preciso rever a forma como o convite é feito, entender o melhor período do mês para realizar a atividade e investir em uma comunicação eficiente, adequada à realidade dos responsáveis e às demandas tecnológicas da atualidade.
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Falta de acompanhamento dos responsáveis na rotina dos alunos
Integrar os responsáveis com a escola é chave para o sucesso, porque permite decisões conjuntas, compartilhamento dos objetivos da instituição e resolução rápida quando há alteração no desempenho do aluno.
Quando os pais não são participativos os alunos podem ter menos empenho nos estudos e maior índice de faltas. A participação dos familiares é muito importante também quando o assunto é bullying.
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Bilhetes sem resposta ou que nunca são entregues
É muito importante que a família tenha ciência das ações da escola e participe delas. Mas como convidar e calcular a quantidade de participantes de cada reunião, por exemplo? Muitas escolas ainda utilizam bilhetes e agenda para ter esse contato.
O grande problema desse processo é a demora de retorno e a facilidade do papel se perder. Isso acaba afastando a família, porque esta não fica ciente e não participa das atividades.
Além disso, dedicar tempo para educar alunos e responsáveis a utilizar agendas de papel não é interessante, uma vez que novas plataformas estão surgindo. As novas gerações, por exemplo, já sabem utilizar tablets e celulares desde cedo.
Problemas para entrar em contato com os responsáveis
Algumas situações de emergência necessitam retorno rápido dos pais, mas é comum que respostas demorem a chegar, o que atrapalha a resolução de problemas.
A solução acaba sendo utilizar o Whatsapp pessoal para entrar em contato ou mandar um série de bilhetes para reforçar o convite para uma reunião, por exemplo.
Quando o meio de comunicação não é eficiente e quando a família não está engajada na utilização da agenda de papel, é preciso identificar a ferramenta que vai melhorar o contato com a família, estreitando o relacionamento.
Problemas de comunicação entre os setores
A comunicação interna é a chave de bons resultados em equipes. Os colaboradores precisam estar falando a mesma linguagem, buscar pelos mesmos objetivos, interagir com outros setores e ter ciência dos acontecimentos e decisões da instituição.
Se os setores não conseguem realizar demandas por falhas na comunicação, se os funcionários não atuam em unidade e muita informação se perde entre os setores, é preciso dar atenção à comunicação interna.
Tornar a equipe engajada com os ideais da escola e escolher as melhores plataformas para que a informação esteja acessível são algumas medidas efetivas.
Alta demanda de trabalho para procedimentos simples
Pilhas de documentos, solicitações perdidas entre outros papéis, divulgação errada de eventos e notas. Quando a escola se vê nessa realidade é preciso melhorar a comunicação também.
Algumas demandas simples são burocratizadas e demoram muito por falhas de comunicação entre setores e por não utilizar um canal que facilite a organização.
O ideal é poder mapear as pessoas que solicitaram, direcionar para o setor responsável, permitir atendimento e resposta online, evitando filas e desburocratizando processos de emissão de documentos e solicitações diversas.
Em outras situações, informações divulgadas em plataformas ineficientes dificultam o andamento e realização das atividades escolares. Nesses casos, é importante uma plataforma que facilite o acesso à informação, com linguagem clara.
Veja mais: Secretaria escolar – 5 medidas essenciais para deixar tudo em ordem
Falta de controle na troca de mensagens com os responsáveis
O Whatsapp é realidade na comunicação de muitas escolas. Mas será que a informalidade do aplicativo é eficaz para a comunicação entre escola e família?
O resultado esperado é o acúmulo de grupos de turmas e funcionários, pouca agilidade na gestão de demandas e pouca privacidade, já que o telefone pessoal acaba ficando disponível a todo momento.
Grupos no Whatsapp podem ser úteis na comunicação informal do dia a dia, mas não correspondem a uma boa prática de comunicação escolar.
Entre os problemas estão a perda de feedback e a falta de controle de informações, uma vez que o aplicativo não foi pensado para realizar ações que facilitem a gestão escolar.
Ausência de dados estatísticos sobre a comunicação da escola
O uso de papel dificulta muito o cálculo e a mensuração de interação das famílias. Identificar o problema é um grande passo para otimizar seus resultados. É através de dados numéricos e feedback que você pode entender onde e como melhorar os processos comunicacionais.
Fazer isso manualmente demanda muito tempo e pode dar uma grande dor de cabeça!
O ideal é apostar em ferramentas virtuais que facilitam a leitura de dados, para que você possa agir com base em estatísticas.
Por meio delas, você pode saber a taxa de abertura dos seus comunicados, receber confirmação dos responsáveis que comparecerão às reuniões e eventos, disparar lembretes das atividades escolares, entre outros.
Qual a realidade da sua escola? Responda ao quiz
Como melhorar a comunicação da escola com tecnologia
Você se identificou com os pontos acima e quer melhorara a comunicação da sua escola? Confira nossas dicas:
Reconhecer a importância de desenvolver uma comunicação eficiente é o primeiro passo, o segundo é elencar as prioridades da escola e procurar solucionar esse problema com ferramentas eficazes.
Confira ainda: Comunicação para escolas: 5 tópicos para a eficiência
O uso de tecnologia é eficiente porque pode resolver vários problemas de comunicação de uma só vez.
A partir daí, você pode investir em marketing escolar, desenvolver estratégias para engajar sua equipe, melhorar o relacionamento com os alunos e se aproximar dos responsáveis. Ouça as demandas, convide seu público para colaborar com a gestão escolar e o mais importante: fale a linguagem deles!
Esteja disponível nas plataformas que eles utilizam, construa a imagem da sua escola na internet, esteja presente na palma das mãos dos alunos, responsáveis e funcionários.
Um exemplo é utilizar aplicativos: a informação estará acessível a qualquer momento e em qualquer lugar, o público pode ser segmentado (por turmas, responsáveis, funcionários ou todos, por exemplo), eventos podem ser agendados e a confirmação de participação pode ser um requisito.
Além disso, a família pode acompanhar todo o desempenho do aluno na escola, ser lembrada de datas importantes e de reuniões.
O principal objetivo de inovar com tecnologia na comunicação é estar presente na realidade de cada membro da comunidade escolar e construir uma identidade, melhorando o relacionamento, com objetivo de promover uma educação de qualidade. O bônus é a possibilidade de identificar pontos que precisam de melhoras, caminhando par uma comunicação eficiente!
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