Comunicação para escolas: 5 tópicos para a eficiência

Todos os dias as escolas produzem muitas informações sobre alunos, funcionários, ações de divulgação, eventos, entre outros. Gerenciar esses conteúdos e direcioná-los aos receptores necessita organização e planejamento do processo de comunicação.

A comunicação para escolas é um dos passos para uma gestão eficiente porque garante que todos os públicos recebam a informação correta na hora correta. É por meio dela que se constrói relacionamento e atrai novos alunos e colaboradores.

Veja mais:
Sistema de gestão escolar: como diminuir a papelada
Melhore a comunicação com os pais usando uma Agenda Digital
Descubra como captar alunos para a sua escola ou curso

Reunimos 5 tópicos que resultam na eficiência da comunicação para escolas. Do entendimento dos tipos de informação produzidos pela escola à dicas de como organizar e padronizar os conteúdos. Confira!

Conteúdo – o que eu falo?

Quais informações e mensagens sua escola quer e deve informar? Essa pergunta é essencial para direcionar o trabalho de troca de informações.

O que é a escola, quais os grandes objetivos e como ela pretende alcançá-los você já sabe. Esses tópicos são desenvolvidos no PPP e adequados durante a rotina escolar, eles refletem a essência e a função da escola na sociedade.

Agora é preciso listar quais conteúdos você produz, buscando alinhá-los às suas estratégias de comunicação. Comece com uma lista simples, alguns exemplos de conteúdos que a escola produz:

• Comunicados Institucionais (notas oficiais, informações, chamadas para reuniões, convites institucionais)
• Documentos (declarações, certificados, boletim, ficha de inscrição e matrícula e atas de reunião)
• Informativos (internos ou externos, costumam divulgar ações realizadas, decisões tomadas)
• Lista de material
• Recomendações para a matrícula
• Placas informativas, etc.

Cada escola prioriza o conteúdo de acordo com a realidade. Além disso, essas informações seguem padrões e sazonalidade diferentes. Alguns precisam ser alterados de acordo com a situação, como uma nota oficial; outros podem ser atualizados a cada ano, como a lista de material, mensagens de aniversário ou datas festivas; ou ainda seguir padrões que não se alteram, como as placas de informação e sinalização.

O foco nesse primeiro momento é entender que tudo o que a escola fala e faz é comunicação e que essas ações são parte da construção do relacionamento com os públicos.

Objetivo – por que eu falo?

A comunicação existe pela necessidade de informar, trocar informação, alertar as pessoas, etc. Um comunicado institucional apresenta conteúdo e busca informar a família, a equipe ou os alunos.

Na escola, a função da comunicação é informar: indicar a direção do banheiro, informar as atividades realizadas durante o bimestre, convidar a família para uma evento especial, solicitar a presença do responsável para uma reunião, divulgar as notas dos alunos, entre outras motivações.

Um pedaço muito importante da vida de uma pessoa está vinculado à escola. Uma boa comunicação escolar aproxima a família e demonstra a preocupação da escola em criar laços e apresentar os resultados do processo de ensino-aprendizagem.

Além disso, a comunicação transmite valores. Se o objetivo é criar laços, é preciso lembrar de datas especiais, mostrar os avanços, conversar sobre maus comportamentos, informar as decisões que a escola tomou para garantir avanços e melhoria da educação.

Qual é o objetivo dos conteúdos que sua escola elabora: aproximar, informar, engajar ou divulgar ações?

Planejamento e rotina – quando eu falo?

A resposta pode ser simples: O TEMPO TODO!

A comunicação escolar deve ter sazonalidade e ser planejada para que esteja alinhada aos objetivos da escola, seja ele atrair mais alunos, criar relacionamento ou manter a família informada sobre tudo o que está acontecendo.

• Mantenha uma rotina de comunicados. Todo dia diversas informações são produzidas pela escola e informação na hora certa é imprescindível!
• Planejar um calendário de ações de comunicação é fundamental. A secretaria, por exemplo, tem seus prazos para entrega de documentos, as notas são divulgadas na semana estabelecida pela direção e por aí vai. Mantenha um calendário com os principais conteúdos que você vai elaborar, publicar e enviar.
• O conteúdo que você produz diz muito sobre o quanto quer estar presente na vida das famílias. Estabeleça datas que gostaria de entrar em contato com família, alunos e funcionários.

Alguns exemplos de períodos que podem ser utilizados para exercer a comunicação:

• Datas importantes da agenda acadêmica
• Reuniões
• Feriados e dias festivos (aniversários, dia das mães, dia dos pais, dia do professor, dia da árvore…)

Pense além!

A comunicação escolar não é relacionamento apenas com quem já conhece, trabalha ou estuda na sua instituição. Ela é ferramenta essencial na atração, interação e criação de relacionamento com quem ainda não é aluno da sua escola. Ações de marketing também colaboram para que outras pessoas cheguem até sua instituição, seja para trabalhar ou para estudar.

Ter uma rotina de produção de conteúdo para atrair público também é muito importante, mas lembre-se: esse conteúdo deve ser diferente do que você já produz para sua equipe, alunos e responsáveis.

Públicos e linguagem – com quem eu falo?

Nos expressamos de modos diferentes de acordo com a relação que temos com cada pessoa, com a situação e com o ambiente onde estamos inseridos. Infelizmente, não podemos tratar cada pessoa individualmente o tempo todo. A solução é compreender as relações sociais delas com a sua escola.

Os funcionários são parte de uma equipe que quer entregar a melhor educação possível e que possa alavancar a vida dos alunos e dos responsáveis. Os estudantes estão buscando conhecimento, relacionamento e vivências. A família está reconhecendo que a instituição tem qualidade e capacidade para formar um cidadão e profissional apto a lidar com as questões do presente, entendendo o passado e projetando um futuro incrível.

Entram na lista os fornecedores de outros serviços, e as pessoas que podem vir a trabalhar, oferecer serviços, estudar ou ter um filho na escola. Busque conhecê-los!

Estabeleça um perfil e tom de conversa para cada pessoa que se relaciona com sua escola.

A escola influencia e é influenciada, diretamente ou não, por diversos grupos de pessoas. Ter uma comunicação escolar eficiente significa conhecê-los e ter um bom relacionamento com todos eles.

• O primeiro passo é pesquisar: na internet e, principalmente, nos documentos da escola. Recolha dados que possam mapear os comportamentos e características de cada uma das pessoas. Trace um perfil aproximado de quem e como são os responsáveis, os alunos e os membros da sua equipe.
• Contextualize com o lugar onde moram, classe social, objetivos e canal por onde se informam. Todas essas informações direcionam a forma como você vai produzir conteúdo para cada público.

É preciso entender como a escola se projeta, o perfil das pessoas com quem ela fala para entender a linguagem a ser utilizada. A partir daí, podemos seguir para o último tópico:

Responsáveis, identidade e plataforma – como eu falo?

A escola produz muitas informações, o que envolve muitos setores da escola, muitos momentos do ano e muitas pessoas. Por isso, é necessário delegar funções. Cada setor terá um tipo de documento e comunicado para elaborar, eventos a produzir e informações a divulgar.

Você pode se perguntar: mas, se a comunicação é tão importante para a identidade da escola, como isso não vai se perder sendo produzido por muitas pessoas?

Com organização!

Estabeleça padrões:

• Identidade visual
• Tom de cada conteúdo (objetivo, formal, informal)
• Linguagem de cada público (responsáveis, alunos, funcionários, público externo)
• Linguagem de cada plataforma (redes sociais, blog, e-mail, nota)
• Sazonalidade de publicação
• Objetivos da comunicação

O padrão funciona justamente para construir a identidade da escola. A identidade visual é chave nesse processo: o uso de cores, símbolos, fonte, aplicação da logo, uso ou não de imagens e ilustrações, entre outros.

Você pode montar um banco de imagens e padrões de comunicados para cada setor responsável, isso facilita na manutenção da identidade visual da escola e permite que mais pessoas possam produzir os conteúdos.

Além de uma equipe para executar e um padrão a ser seguido, é preciso escolher a plataforma ideal para cada conteúdo. Essa escolha reflete em todos os processos para elaborar o conteúdo: a melhor plataforma, para alcançar o máximo de público possível, com uma linguagem adequada evitando falhas na comunicação e atingindo o objetivo de entregar informação.

As plataformas precisam estar alinhadas aos objetivos da comunicação e características de consumo do seu público: sites ou blog, e-mail, redes sociais, aplicativos, entre outros.

Confira: Aplicativo de comunicação escolar – o que é e por que usar

Dica: Comunicação para escolas com tecnologia

Como você consome consome conteúdo hoje em dia? Na internet, imagino. E essa tendência também reflete no planejamento da comunicação para escolas.

Você precisa estar onde o seu público (ou público potencial) está e buscar uma comunicação sem ruídos.

O uso de plataformas digitais pode otimizar seu trabalho e insere a escola na realidade tecnológica.

Online, você permite que as pessoas tenham outro tipo de engajamento, o que pode atrair novas pessoas para sua rede: alunos, professores, colaboradores e funcionários.

Você pode utilizar um aplicativo de agenda digital que organize todo o calendário de eventos ao longo do ano e permita que diferentes públicos enviem comunicados dentro da mesma plataforma. Isso unifica, centraliza e facilita a comunicação, evitando ruídos entre pais, professores, coordenadores e diretoria e deixa os alunos cientes de suas atividades ao longo do período letivo.

Gostou do conteúdo? Compartilhe com um amigo!