7 motivos para trocar a agenda de papel por uma agenda digital

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A agenda digital é uma ferramenta moderna que substitui a agenda de papel, objeto que faz parte da rotina de pais e alunos há várias gerações. O aplicativo surge para atender as demandas comunicacionais da era digital.

A comunicação escolar precisa ser eficiente e os aplicativos de agenda digital oferecem muito mais possibilidades de comunicação do que o uso de uma velha agenda de papel.

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O que é uma agenda digital?

Uma “agenda digital” é um aplicativo para smartphone especialmente desenvolvido para que escolas se comuniquem com as famílias de seus alunos.

A função mais básica dele é o envio de comunicados, que substituem os bilhetes ou anotações nas agendas de alunos. Todavia, o app
é mais do que uma “agenda” qualquer.

Um aplicativo de comunicação escolar pode ser utilizado de diversas maneiras porque é pensado para atender demandas pedagógicas, acadêmicas e de comunicação de escolas e cursos.

Leia um artigo completo sobre aplicativos de agenda digital e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!

Vantagens de usar uma agenda digital

Separamos alguns motivos pelos quais você deve trocar agendas de papel por uma agenda digital agora mesmo! Acompanhe!

#1 | A agenda digital é instantânea

Um comunicado mandado por um aplicativo chega aos destinatários no mesmo instante em que a escola o envia. Ao contrário da agenda de papel, o app torna fácil enviar e receber mensagens – uma solução ao volume de comunicados anexados às agendas que nunca chegam a casa dos alunos.

Em contrapartida, se esse mesmo comunicado fosse impresso e grampeado à uma agenda de papel, a família de um aluno só o receberia quando o estudante chegasse em casa após as aulas. Nesse caso, nenhuma resposta poderia ser imediata também. Tudo ficaria de um dia para o outro, na melhor das hipóteses, e toda a comunicação seria muito lenta.

Com a facilidade de comunicar, tanto os avisos quanto qualquer alteração neles são rapidamente enviados aos responsáveis.

#2 | Você tem certeza de que o comunicado é entregue

Um aplicativo de agenda digital é controlado por um painel que mostra quem recebeu corretamente e quem leu os comunicados.

Isso é importante porque é comum que alunos esqueçam de mostrar aos pais algum bilhete na agenda de papel, o que gera uma lacuna na comunicação: a escola manda o bilhete, mas ele não chega a quem deveria.

Quando se usa um app, todo comunicado é entregue diretamente no celular do destinatário, sem que se dependa de nenhum outro fator. Com essa métrica, é possível compreender o nível de engajamento das família com a agenda e rotina escolar. Em casos de pouca participação, é possível identificar quais pessoas precisam ser incentivadas a se aproximar das ações da escola.

Saiba mais: Conheça riscos dos grupos de WhatsApp com pais e professores

#3 | A escola se insere no dia-a-dia dos pais

Celulares já são parte indispensável da rotina da maioria das pessoas. Se quiser se aproximar do seu público, a escola precisa marcar presença também no universo dos smartphones.

Veja bem: um pai, mãe ou responsável confere a agenda de papel de seu filho no máximo uma vez por dia. Entretanto, é provável que essa mesma pessoa verifique o celular inúmeras vezes por dia. Se a escola estiver presente ali, estará, por consequência, mais presente na rotina de seu público.

As possibilidades de conteúdo que uma agenda pode enviar, permite que os pais se engajem com o uso do app. A escola pode enviar mensagens em datas especiais, agendar reuniões, liberar acesso aos dados acadêmicos dos alunos, entre outros. Essas práticas, portanto, permitem que a família tenha acesso à informações da vida escolar do aluno.

#4 | É mais fácil enviar fotos e anexos

Assim como outros aplicativos, uma agenda digital permite o envio de fotos e a anexação de arquivos aos comunicados. Desse modo, as possibilidades de criação de mensagens se tornam quase infinitas.

O aplicativo de comunicação escolar permite ainda a troca de documentos. Isso facilita todo o processo de expedição de documentos da secretaria. A solicitação de certificados e declarações pode ser feita pelo app e o arquivo pode ser encaminhado em pdf.

#5 | É possível interagir

As agendas digitais permitem que os pais e responsáveis também realizem algumas interações com a escola. Eles podem, por exemplo,  aceitar ou recusar convites para eventos da instituição de ensino. A resposta rápida facilita a escola na organização de reuniões e eventos.

Sem a agenda digital, a escola teria que esperar o retorno do bilhete de confirmação, que muitas vezes não chega a casa do aluno. A família pode ainda responder aos comunicados e pesquisas de opinião.

A interação permitida pela agenda digital resulta na aproximação dos responsáveis com as ações voltadas à comunidade escolar. Dessa forma, a possibilidade de acessar informações e enviar feedbacks é essencial para estreitar o relacionamento da escola com seus públicos.

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#6 | É possível direcionar a mensagem

Criação de canais de comunicação

A escola pode disponibilizar canais de comunicação para que a família entre em contato diretamente com a secretaria ou com os professores, por exemplo.

Com essa funcionalidade, os processos de solicitação de documentos ou de envio de feedbacks ficam mais rápidos e fáceis. A secretaria, por sua vez, pode receber as demandas e enviar o documento pelo próprio aplicativo, sem filas e atrasos.

Envio de mensagens segmentadas

Nem todas as mensagens são para todos os públicos. Com a agenda digital é possível enviar comunicados segmentados por público: secretaria, professores, responsáveis de uma turma específica ou alunos.

Essa função permite que  a linguagem de mensagens específicas estejam adequadas ao público. Isso porque o tom de fala com os professores pode não ser o mesmo tom dos responsáveis.

E falar com públicos diferentes não precisa ser trabalhoso: a escola pode elaborar vários modelos de mensagens, comunicados e ajustá-los de acordo com a necessidade. Esse processo otimiza o trabalho comunicacional da escola, uma vez que permite planejar e programar a comunicação.

A Agenda Digital é uma plataforma para trocar diversos tipos de informação com os seus públicos. De modo que, não é preciso investir em vários canais de comunicação, esperar em filas de atendimento, criar grupos de WhatsApp e conferir todos os canais utilizados.

#7 | Os pais e responsáveis gostam

Um aplicativo de agenda digital permite que uma escola mostre aos responsáveis o que os alunos estão fazendo em tempo real.  Pais e mães adoram receber esse tipo de mensagem. Eles veem que seus filhos estão bem e percebem que a instituição de ensino faz um bom trabalho.

Os responsáveis podem acompanhar os conteúdos que os filhos estão aprendendo, quais atividades cumpriram e podem acessar a agenda de provas e trabalhos. É uma forma de deixá-los, facilmente, acompanhando as ações acadêmicas e pedagógicas da escola.

Em contrapartida, uma agenda de papel não proporciona essa proximidade,  já que a comunicação por meio dela é muito mais lenta e limitada.

Desse modo, um app pode servir para aumentar bastante o engajamento dos pais e aproximar famílias e escola.

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