6 dicas rápidas para planejar a comunicação interna da sua escola

6 dicas rápidas para planejar a comunicação interna da sua escola

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Planejar a comunicação interna da escola é um dos principais passos para ter uma equipe integrada. A comunicação interna, para qualquer empresa, tem a função essencial de engajar os colaboradores, e nas escolas não é diferente.

Dar atenção à comunicação é essencial para evitar ruídos, falta de sincronia com o ritmo da instituição e da equipe. Uma boa comunicação diminui o número de falhas na condução das atividades, desencontros e conflitos desnecessários, perda de tempo com eventos frustrados e retrabalho.

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Além de planejar e agilizar as tarefas, ela garante maior satisfação, tanto para quem trabalha no local quanto para quem se beneficia dos serviços prestados.

Vale ressaltar que a comunicação interna não acontece em um movimento único: o objetivo é trocar informações, feedbacks e demandas. A comunicação interna deve estar integrada aos demais passos da comunicação escolar para que apresente os resultados eficientes.

Neste artigo, listamos 6 dicas que colaboram com uma comunicação interna eficiente. Confira!

1 – Entenda e organize a comunicação interna

Qual o objetivo da comunicação interna da sua escola: engajar a equipe, unir os setores, alinhar os valores dos colaboradores com a escola?

Este ponto está dividido em três tópicos:

Identifique os problemas:

O primeiro passo é procurar os problemas frequentes ocasionados por falhas na comunicação. Entre alguns problemas estão: Funcionários pouco engajados com a missão da escola; um setor que não sabe o que acontece nos outros; as agendas não estão integradas com o calendário escolar; muitas falhas nas trocas de informação, etc.

Defina os objetivos da comunicação interna:

Entenda que estes problemas são falhas na comunicação interna e procure objetivos concretos para esse setor: engajar a equipe; promover ações visando melhor qualidade de vida no trabalho por meio do diálogo; definir canais oficiais para comunicação; integrar os setores, etc.

Relembre os princípios:

Esse é o momento de relembrar o que representa a escola e quais os ideais educacionais ela defende. Procure os documentos oficiais que constam a missão, a visão e os valores, pense em como eles podem ser inseridos no dia a dia dos colaboradores para que não se apaguem na rotina. Esses elementos são essenciais para direcionar as ações desenvolvidas pela comunicação interna da escola.

Após listados os problemas, os principais objetivos da comunicação interna da escola e os princípios que devem estar na ponta da língua, siga para o próximo passo.

Veja mais: 5 tópicos para uma comunicação escolar eficiente

2 – Monte uma equipe

Entenda como funciona a comunicação da sua escola: procure os nomes de quem espalha informação. Algumas perguntas necessárias para entender como funciona o fluxo de comunicação são:

  • Como os colaboradores conhecem os princípios da escola?
  • Como ficam sabendo das novidades?
  • Quem é o responsável de cada setor por gerir as pessoas e informá-las?
  • Quais plataformas as equipes utilizam para trocar informações?
  • Como os setores trocam demandas?
  • Quem faz essas conexões?

Com essas perguntas, você consegue começar um mapa para entender como, com quais plataformas e quem é responsável pela comunicação interna da escola.

O próximo passo é organizar essas pessoas. Nomes anotados: defina uma equipe de comunicação interna!

Você pode delegar um responsável por setor, que entrará em contato com os demais responsáveis, melhorando as informações. Com reuniões, esses colaboradores podem alinhar cada vez mais seus setores com a escola.

A melhor das opções é ter um setor específico de comunicação interna. Pessoas que farão a integração, definirão como funcionará o fluxo de informação e serão responsáveis, exclusivamente, por fazer a informação circular sem ruídos. Ter uma equipe específica permite maior organização.

Alguns tópicos a serem definidos:

  • Fluxo de comunicação interna (responsáveis por setor);
  • Ações do setor de comunicação para integrar colabores e escola;
  • Ações que buscam humanizar e melhorar o diálogo entre setores;
  • Pesquisas de qualidade de comunicação para melhorar a eficiência do setor;
  • Definição de plataformas de comunicação interna (revista, aplicativo de comunicação, jornal mural, e-mail, etc);
  • Definição da melhor linguagem para cada plataforma, de acordo com o perfil da escola;
  • Alinhamento das demandas dos gestores com os setores;
  • Como serão filtradas as demandas e informações.

3 – Comunique!

Para planejar a comunicação interna da escola é preciso organizar a agenda e os conteúdos do setor de comunicação.

Estes materiais precisam entregar os valores da escola. Seja por meio da linguagem visual (uso de logos, imagens e cores) ou do tom utilizado para conversar com os colaboradores.

O mais importante é definir quais materiais serão elaborados e com que frequência. O ano apresenta datas importantes que podem ter ações de endomarketing ou eventos acadêmicos que dependem da participação de vários setores.

Para facilitar a escolha de datas, esteja com o calendário acadêmico em mãos. Agora, invista na produção de conteúdos!

Alguns exemplos de comunicação interna para escolas:

  • Materiais ricos que apresentem a instituição aos novos colaboradores – é importante explicar o funcionamento de cada setor, o Projeto Político Pedagógico (PPP), missão, valores, entre outros.
  • Comunicados mensais da gestão – em formato de vídeo, jornalzinho, revista, ebook, postagem em um aplicativo de comunicação escolar, entre outros. Lembre-se: o formato deve ser escolhido pela equipe visando inovação e integração da equipe.
  • Lembretes de eventos mensais – atividades acadêmicas, reunião de setor, congressos, cursos, entre outros.
  • Lembretes dos aniversários do mês
  • Ações integradas aos ideais da escola – podem ser ações solidárias, que buscam valorizar o respeito e a igualdade, campanhas de saúde, campanha pelo meio ambiente, entre outras. Essas ações são ótimas para trabalhar a criatividade e engajar a equipe!
  • Novidades dos setores – conquistas, metas alcançadas, novas ideias e projetos dos setores
  • Convite para reuniões
  • Pesquisas e envio de feedbacks

4 – Mantenha a frequência

A comunicação é diária! Os celulares estão aí para nos mostrar o quanto estamos conectados o tempo todo com diversas informações. E nas escolas não é diferente. Esteja acessível aos seus colaboradores. Disponibilize uma agenda digital para poder enviar comunicados, convocar reuniões, entre outras ações.

O importante é manter a frequência da comunicação. Desenvolva ações de endomarketing, engaje os colaboradores com as metas da escola, apresente dados e informações de todos os setores. Integre-os com o que está acontecendo na escola.

É muito importante que os professores saibam e reconheçam o quanto o setor administrativo está trabalhando para a melhor qualidade do espaço físico da escola, que as equipes vejam os resultados das ações pedagógicas na vida dos alunos, entre outros.

  • Busque apresentar o funcionamento de cada setor, ressaltando a importância do trabalho de cada um para o todo. A educação é a soma do trabalho de diversos profissionais e isso precisa ser rememorado.
  • Interaja com os funcionários! Permita que eles enviem feedbacks sobre as decisões da gestão e inclua-os nas tomadas de decisão democrática e coletiva.
  • Ouça! Todos os colaboradores podem e devem trocar ideias para melhorar os projetos da escola.
  • Invista na qualificação de cada colaborador, seja com palestras internas ou ainda com cursos para as equipes.
  • Elabore modelos de comunicados para que as informações internas estejam acessíveis rapidamente. Não se esqueça dos aniversários e das datas importantes do ano para cada profissional ou setor.
  • Prepare mensagens, tenha modelos de recados e de emails para engajar sua equipe.

A frequência da comunicação garantirá que os colaboradores estarão informados e integrados com os ideais da escola.  E se os feedbacks apresentarem resultados, a tendência é que a participação seja maior.

5 – Analise as informações da comunicação interna

Quando uma demanda surgir e necessitar uma mudança, dê uma olhada nos dados que sua comunicação está recolhendo! Por isso é importante registrar e metrificar as ações, além de colher os feedbacks!

Veja como está a interação dos seus colaboradores com os comunicados e quem está lendo os informativos internos. Um aplicativo de comunicação escolar permite que as mensagens enviadas sejam quantificadas e a taxa de abertura seja registrada. Além disso você pode solicitar confirmação de presença em uma reunião geral, por exemplo.

Abra canais, online e offline, onde os colaboradores poderão dar opiniões e retornos quanto à comunicação interna e demais ações da gestão. Essas mensagens são importantes para o crescimento da escola!Mensure a interação com os materiais publicados e enviados por e-mail, analise a taxa de abertura e veja se há ou não necessidade de mudar a plataforma ou a linguagem dos materiais. E use estas informações para nortear as próximas decisões.

6 – Aposte em tecnologia

Um setor de comunicação exige muitas ações, né?! Aproveite as facilidades da tecnologia e aposte em ferramentas que podem otimizar trabalho e entregar resultados práticos.

Com a Agenda Digital, por exemplo, você pode automatizar o envio de mensagens, agendar todas as atividades do ano, metrificar as taxas de resposta, enviar mensagens segmentadas por turmas ou por grupo de pessoas, entre outros. É um aplicativo que permite ainda integrar a família e os alunos com as ações da escola.

A Agenda está na palma das mãos e consegue integrar a comunicação interna com outras demandas da comunicação escolar. É uma opção para que as escolas modernizem a comunicação, facilitando a troca de informações e reduzindo os ruídos.

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