7 vantagens da tecnologia nos processos seletivos

Você já parou para pensar na quantidade de informações a que tem acesso na sua instituição de ensino? Todos os dias é gerado um grande volume de dados — e é preciso saber lidar com eles. É aí que se torna fundamental adotar a tecnologia para processos seletivos.

Plataformas de gestão de provas são soluções ideais para otimizar as rotinas e obter insights relevantes. Ao mesmo tempo, permitem organizar todo o processo seletivo, que é bastante complexo por envolver: planejamento, geração de links de inscrição, pagamento e divulgação de resultados.

Mais que isso, as ferramentas tecnológicas evitam vazamentos de dados e do conteúdo que será utilizado nas avaliações. Em outras palavras, há mais transparência e segurança nas ações realizadas pela sua instituição de ensino.

Só essa explicação já evidencia que há muitos benefícios ao adotar a tecnologia em processos seletivos. No entanto, existem muitos outros benefícios. Confira 7 vantagens do uso de tecnologia nos processos seletivos!

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1. Agilidade no planejamento

Se tem algo que as instituições de ensino precisam em relação aos processos seletivos, é a facilidade e a rapidez no planejamento das avaliações. Ao aplicar as provas, é preciso definir os conteúdos que serão cobrados, as perguntas que serão feitas, o ensalamento e muitas outras etapas.

Com uma tecnologia apropriada, você gerencia todos os estágios do planejamento e aumenta as chances de acerto. O principal benefício é que as etapas são concentradas em um só local. Assim, você acessa as informações quando necessário para tomar decisões corretas em relação às escolhas pedagógicas.

Isso acontece devido às diferentes funções disponibilizadas, como:

• parametrização do banco de questões, de acordo com a matriz de conteúdo da instituição de ensino;
• processo de revisão coordenado e ágil;
• agendamento das avaliações conforme o calendário disponível;
• geração de diferentes modelos de provas — estático, dinâmico ou folha de respostas — para padronizar as avaliações;
• digitalização das provas que serão aplicadas no modo presencial;
• correção automática por scanner ou aplicativo;
• aplicação online;
• divulgação automática das notas;
• geração de relatórios;
• simplificação do ensalamento;
• definição de listas de porta e de prédios.

Com todas essas etapas automatizadas, você tem acesso às informações e consegue se programar com mais agilidade. Assim, boa parte das preocupações relativas ao processo seletivo são amenizadas.

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2. Segurança

Adotar soluções tecnológicas é uma maneira de facilitar as operações rotineiras, economizar tempo e esforço, e maximizar o ensino-aprendizagem. No entanto, nada disso adianta se o processo seletivo se tornar inseguro e passível a fraudes.

É por isso que o sistema de gestão de provas também tem um cuidado extra com a preservação das informações. As soluções mais completas do mercado oferecem funcionalidades essenciais nesse caso, por exemplo:

• geração de provas nominais;
• randomização de alternativas e questões;
• controle do local de aplicação das avaliações;
• impressão dos testes para aplicação presencial.

É importante destacar que o mesmo sistema pode ser acessado por outras unidades da sua instituição de ensino, caso existam. Assim, a impressão é feita diretamente no local para evitar perdas.

Além disso, o ideal é que a solução ofereça um QR code diferente para cada prova e documento gerado. Com essa tecnologia, o processo de correção é mais fácil e as informações se tornam ainda mais confiáveis.

3. Divulgação rápida de resultados

Além de facilitar todo o gerenciamento do processo seletivo, o sistema de gestão de provas simplifica e traz rapidez à divulgação das notas. Como isso acontece? Em primeiro lugar, pela otimização da correção das questões.

Com uma ferramenta adequada, as provas são geradas e aplicadas aos alunos. Depois disso, a leitura das respostas é automática a partir de scanner ou aplicativo.

Caso existam questões discursivas, basta digitalizá-las e encaminhar o arquivo. A correção é feita por especialistas no ambiente online e já é indicado o resultado alcançado pelo estudante. De quebra, ainda há direcionamento dos alunos para referências que evidenciam qual seria a resposta correta.

Esse processo evita pedidos de revisão de provas, porque o aluno identifica quais são seus pontos fortes e fracos, assim como os conteúdos que considera mais complexos.

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4. Realização de baixa bancária

Os processos seletivos só podem ser realizados por candidatos que efetuam o pagamento da inscrição. A quitação pelo aluno deve levar à baixa bancária, procedimento passível de automatização. Quando manual, pode levar a falhas, que são identificadas apenas no momento da aplicação do teste.

Por sua vez, o processo automatizado reduz erros, monitora a inadimplência (por exemplo, para avisar ao candidato que o prazo de pagamento está terminando) e recebe as inscrições de forma fácil.Com isso, você tem acesso a uma gestão financeira completa, que até realiza a geração de boletos. Todos esses benefícios são proporcionados pela integração do software com os principais gateways de pagamento e bancos.

5. Gestão do conteúdo da prova

Todo o processo de avaliação é gerido pelo sistema de gestão de provas. Essa característica otimiza o tempo dos docentes e gera resultados mais precisos e inteligentes, que fortalecem as decisões dos professores.

Em relação ao conteúdo das avaliações, é importante destacar que o sistema trabalha com um banco de questões inteligente e que é parametrizado de acordo com a matriz definida pela instituição. Em seguida, ainda são determinados critérios utilizados para elaborar as provas.

Com essas diretrizes, as avaliações são elaboradas de maneira automática e rápida. Em vez de levar até cinco horas para gerar um teste, o docente consegue otimizar o processo e diminuir os esforços de maneira significativa.

As questões e a ordem das respostas são randomizadas e diferentes tipos de avaliações ficam disponíveis. Os principais são:

• modelo estático: o banco de questões parametrizado define as perguntas mais adequadas conforme os filtros aplicados. O docente tem a possibilidade de gerar novas perguntas;
• modelo dinâmico: a seleção das questões é automática e segue as regras definidas pelo docente, como conteúdo, disciplina, nível de dificuldade, quantidade de perguntas, randomização e outros critérios;
• folha de respostas: um gabarito é criado a partir da prova, que foi elaborada fora do sistema de gestão de provas.

Com todas essas funcionalidades, fica muito mais fácil aplicar um processo seletivo acertado e que seleciona os candidatos mais preparados para sua instituição de ensino.

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6. Armazenamento em nuvem

Os melhores sistemas de gestão de provas trabalham com a tecnologia de computação em nuvem. Isso significa que os dados e os documentos armazenados são enviados para servidores externos, o que oferece mais segurança às informações.

O armazenamento em nuvem também descomplica o trabalho de TI da sua instituição de ensino. A equipe pode focar questões estratégicas, enquanto o trabalho de hospedagem é responsabilidade da prestadora do serviço.

Como consequência, há menor necessidade de infraestrutura tecnológica, especialmente porque o sistema de gestão de provas é utilizado sem requerer instalação de aplicativos ou softwares.

Vale a pena lembrar ainda que o armazenamento em nuvem também inclui a hospedagem de estatísticas importantes, que ajudam professores e alunos a direcionarem a construção do conhecimento.

7. Logística de aplicação

Com um processo otimizado, a logística de aplicação das provas se torna mais simples. Uma funcionalidade de gestão de polos, por exemplo, assegura que alunos que farão o processo seletivo em diferentes unidades sejam avaliados com a mesma qualidade e de acordo com prerrogativas iguais.

O ensalamento é organizado automaticamente, conforme já destacamos, e esse processo facilita a organização de distribuição dos testes. Esses aspectos são ainda mais relevantes para provas agendadas, porque, nesse caso, a instituição precisa lidar com diferentes datas e processos.

Ao ter acesso ao sistema de gestão de provas, as avaliações são diferentes, para evitar fraudes, o ensalamento é facilitado e a logística é mais eficiente. Por isso, se traduz em redução de custos e economia de tempo.

Essa vantagem também é válida para as avaliações online. Uma função como a de bloqueio de IP faz com que o estudante faça os exames somente dentro do ambiente da instituição, sem poder acessar outras informações.

Em resumo, a tecnologia para processos seletivos é uma prerrogativa fundamental. Por meio dela, você otimiza o trabalho de docentes e equipes pedagógica e administrativa, enquanto assegura a proteção das avaliações e bons métodos de análise. O resultado é um trabalho mais acertado, que ajuda sua instituição de ensino a estar no topo!

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