Planejamento de captação de alunos: como montar um modelo eficiente

A captação de matrículas é um processo fundamental e complexo em qualquer instituição de ensino. Mas apesar disso, este processo muitas vezes é negligenciado e não é feito com o devido cuidado.

Deixar de dar atenção devida ao processo de captação de alunos é um erro gravíssimo das escolas, afinal, essa é a base de todo funcionamento de uma instituição. Sem alunos matriculados, a escola não funciona.

Por essa razão, muitas escolas e cursos enfrentam problemas. Mas com um planejamento de captação eficiente, é possível obter resultados muito melhores e garantir um bom funcionamento de sua escola.

Veja as  5 dicas que preparamos para você montar um plano de captação de alunos!

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Dica 1: Estabeleça objetivos

Para planejar o seu caminho, você primeiro precisa saber onde quer chegar. Quando se trata de plano de captação de alunos, estabelecer objetivos é justamente estipular os números que você deseja alcançar com este plano.

Vale pensar:

• Quantos alunos quero captar?
• Que receita quero obter através dos novos alunos?
• Que turmas ou segmentos de ensino novos posso ampliar?

É claro que os objetivos devem ser realistas, de preferência ancorados em resultados anteriores da escola ou curso. Porém, eles não devem deixar de ser ambiciosos.

A partir dessa expectativa inicial, é que poderá ser possível definir os meios necessários para atingir os objetivos traçados!

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Dica 2: Crie metas

Pode ser um pouco confuso diferenciar objetivo e meta, mas na verdade é bem simples. Metas são aquelas coisas que você precisa fazer para chegar ao seu objetivo.

As metas precisam ter prazos estabelecidos. Elas são o que define as atitudes que se deve tomar para alcançar o que se deseja.

Elas devem ser planejadas de modo que possam ser atingidas. Não devem ser difíceis demais, pois se a equipe souber que corre atrás de metas inatingíveis, ficará desmotivada. Mas, quando são estipuladas metas justas, é essencial que todos se empenhem para alcançá-las.

Você pode traçar metas como:

• Com quantos responsáveis a escola vai entrar em contato
• Quando vai começar e terminar o período de captação
• Quantos contatos devem ter reuniões agendadas
• Quantas reuniões devem levar à efetivação da matrícula.

Dica 3: Invista em Marketing digital

Hoje em dia não dá pra ignorar o poder que a internet tem na divulgação de produtos e ideias.

Quando se trata  de captação de estudantes, estamos falando de jovens que vivem nesse meio e consomem diariamente propagandas de marketing digital. Ser uma referência de lugar adaptado às novas tendências digitais e atualizado já não é mais um diferencial, é essencial.

Entenda porque o marketing digital pode ajudar na captação de alunos!

Os alunos precisam conhecer a escola e querer estudar nela. Uma escola bem relacionada na internet cria uma marca forte que capta alunos organicamente.

Quer saber mais sobre a importância do tráfego orgânico? Confira esse artigo!

Para isso, é importante ter:

• Redes sociais
• Perfil no Google Meu Negócio
• Periodicidade nas postagens
• Uma boa identidade visual
• Uma linguagem atualizada e atraente (você pode usar memes e gifs para se comunicar)
• Produzir conteúdos que ultrapassem o objetivo de vendas

Assim, a escola conseguirá captar os alunos que já tem o interesse nutrido em estudar naquela instituição.

Saiba mais: Comunicação para escolas: 5 tópicos para a eficiência

Dica 4: Distribua tarefas

Após criar metas, é preciso definir qual funcionário ou setor ficará responsável por cada uma delas. Se não houver nomes de pessoas responsáveis por cada função, é bem provável que ninguém assuma a responsabilidade.

Além disso, a chance de fracassar quando concentramos todas as funções em um só setor da instituição é enorme. O trabalho em equipe é a melhor saída para um bom resultado nos negócios.

Aprenda a delegar tarefas e otimizar seu tempo!

Em geral, pode-se pensar na seguinte divisão de tarefas:

• Setores de marketing e comercial ficam responsáveis por captar alunos pela internet e fora do ambiente virtual;
• Secretários são responsáveis por fazer contato, cadastrar e agendar reuniões com interessados;
• Coordenadores devem atender e apresentar a instituição aos interessados;
• Setor financeiro fica responsável por fechar a matrícula

Se a divisão de tarefas for feita de forma inteligente, pensando em qual área é mais adequada à cada função, as chances de converter contatos em matrículas aumenta muito.

Dica 5: Prepare a equipe

Antes que o processo de captação inicie, é preciso que haja um treinamento especial para os funcionários que entrarão nesta maratona.

Cada funcionário precisa estar inteirado sobre todo o processo e principalmente, bem preparado para atuar na área que lhe foi dirigida. Ainda que cada tarefa tenha suas particularidades, todos que trabalham com a captação devem saber que são responsáveis por representar a escola ou curso ao lidar com os interessados na instituição.

Este treinamento é fundamental para o sucesso da instituição como um todo, porque além de preparar muito mais os funcionários, ele gera um espírito de coletividade e engajamento em toda a equipe.

Assim, a impressão que a equipe passará será decisiva: ela pode fazer alguém se matricular ou desistir da sua instituição.

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DICA EXTRA: Gerencie o processo de captação!

Muitas escolas já usam ferramentas tecnológicas para gerenciar o processo de captação. Investir em tecnologia, além de essencial, é uma boa oportunidade de otimizar seu tempo e seus recursos.

Com uma Ferramenta de Captação de Alunos, você pode formar um banco de dados organizado com informações sobre os interessados na sua escola, pode acompanhar o andamento de cada atendimento ao cliente e principalmente, direcionar o interessado por cada etapa da captação, até a matrícula.

Por essa razão, a solução ideal para escolas e cursos é uma ferramenta de gerenciamento da captação de alunos (também chamada de CRM, do termo em inglês Customer Relationship Management), já que ela é voltada especialmente para o gerenciamento dessa relação.

Nela você pode:

• Gerar email automático para facilitar a comunicação
• Identificar qual canal que dá mais retorno à sua escola
• Entender onde você tem mais perda
• Gerenciar o que a sua equipe está fazendo em cada etapa
• Entender suas oportunidades perdidas
• Criar seu próprio meio de etapa de captação

Usando essa ferramenta você poderá gerenciar todas as etapas das negociações com os interessados em sua escola e multiplicar sua base de alunos.

Coloque seu planejamento de captação em prática e conte com a WPensar nesse processo!