Ferramenta de captação de alunos: a chave para multiplicar matrículas

Ferramenta de captação de alunos: a chave para multiplicar matrículas

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Uma ferramenta de captação de alunos é parte de um sistema que permite o gerenciamento de todas as etapas de captação, visando a construção de relacionamento com os interessados na sua escola ou curso, até o momento da matrícula.

É a resposta para o desafio de muitas instituições de ensino: conseguir mais alunos. Além disso, profissionaliza o trabalho, otimiza as etapas e gera métricas, que permitem analisar a eficiência de cada ação.

Não basta investir em marketing, é preciso entender o perfil do público da sua escola, criar um processo de construção de relacionamento para, assim, obter resultados positivos e garantir salas de aula cheias.

Quer entender o funcionamento e a importância da ferramenta? Acompanhe o artigo e entenda sobre esse assunto!

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A tecnologia pode ajudar a captar alunos?

Escolas e cursos não devem ignorar o potencial da tecnologia para melhorar o processo de captação de alunos.

Atualmente, já existem ferramentas digitais que organizam informações e tornam o trabalho mais eficiente na sua instituição, o que leva a melhores resultados. Um sistema de gestão escolar, por exemplo, pode beneficiar todos os setores de uma escola ou curso, o que inclui a parte de captação.

A lógica de uma ferramenta de captação tem como objetivo:

  • Formar um banco de dados organizado com informações sobre os interessados
  • Acompanhar o andamento de cada atendimento
  • Direcionar o interessado por cada etapa da captação, até a matrícula

Com um sistema para controlar esse processo, nenhum detalhe se perde, e seus funcionários podem acessar os dados que quiserem com mais facilidade.

Assim, o relacionamento com o aluno em potencial pode se tornar mais personalizado, o que aumenta a eficiência da captação.

Saiba mais: conheça 5 passos para tornar a captação de alunos muito mais eficiente!

O que é uma ferramenta de captação para instituições de ensino?

O processo de decisão de um interessado até o fechamento da matrícula pode ser longo e, em geral, exige vários contatos da instituição. Isso significa que a concretização da matrícula depende da construção de um relacionamento com o aluno em potencial.

Por essa razão, a solução ideal para escolas e cursos é um Sistema de Gestão Escolar com uma ferramenta de gerenciamento da captação de alunos. Conhecida também como CRM, do termo em inglês Customer Relationship Management, ela é voltada especialmente para o gerenciamento dessa relação entre escola e futuros alunos.

Entenda mais sobre o que é essa ferramenta e veja por que utilizá-la!

É no sistema que você define quais serão os processos de captação: ligações telefônicas, envio de mensagens, agendamento de visitas guiadas e reuniões.

É possível demarcar quais canais de comunicação a escola escolheu trabalhar, para compreender a eficiência de cada um: e-mail marketing, material gráfico impresso, banners, publicação em redes sociais, entre outros.

Vale ressaltar que uma ferramenta de captação de alunos não é uma ferramenta de marketing.

Ela trabalha aliada a todos os processo de marketing, porque é no CRM que você parametriza quais ações estão funcionando, mapeia o perfil das oportunidades, além de entender os motivos de ganho ou perda – essenciais para mapear os diferenciais da instituição e as necessidades de melhora.

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Qual a importância de uma ferramenta de captação de alunos para sua instituição de ensino?

Não se engane: a captação de alunos é um trabalho que exige organização e uma série de processos. E é por isso que uma ferramenta para gerenciar o processo é fundamental.

É por meio dela que os funcionários da instituição de ensino conseguem registrar todas as informações que precisam a respeito dos clientes em potencial. Assim, é possível agendar contatos e fazer as perguntas certas, para então persuadir o interessado e convencê-lo a efetivar uma matrícula.

Como sua equipe consegue trabalhar com uma ferramenta de captação:

  • Cadastrar interessados
  • Registrar os canais utilizados para atração
  • Registrar todos os passos da captação
  • Programar emails de disparo para os interessados
  • Programar alertas de novas oportunidades para a equipe
  • Acompanhar o andamento dos atendimentos
  • Entender qual canal de origem está dando mais resultado
  • Parametrizar os dados que indicam os motivos de ganho e, principalmente, perda
  • Identificar demandas por novas turmas ou modalidades de cursos

Veja como o WPensar pode te ajudar a melhorar a captação de alunos!

Com a organização proporcionada por uma ferramenta de captação, nada se perde em anotações soltas ou processos complicados. Por isso, o trabalho da equipe responsável pela captação de alunos torna-se muito mais eficiente, o que colabora enormemente para garantir um bom número de matrículas.

E o melhor: o sistema apresenta dados que permitem que você e sua equipe encontrem os possíveis erros e áreas que necessitam de melhorias, evitando tiros no escuro.

O Sistema de Gestão Escolar WPensar conta com uma ferramenta de captação completa!

O Sistema de Gestão Escolar foi pensado para ser uma plataforma que atende às necessidades da gestão escolar – incluindo um CRM. Ele permite gerenciar todas as etapas das negociações com os interessados em sua escola ou curso.

O grande objetivo é criar um relacionamento, sem que sua equipe fique sobrecarregada ou que os dados se percam bloquinhos de notas. O sistema facilita os processos e metrifica todas as informações, facilitando a gestão e tomada de decisão.

Fale com um consultor e conheça as soluções para a captação de alunos da sua instituição de ensino!

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