Secretaria escolar – 5 medidas essenciais para deixar tudo em ordem

É comum que a secretaria escolar seja foco de alguns problemas. Muitas vezes, o espaço torna-se desorganizado, os funcionários ficam sobrecarregados, documentos ficam perdidos ou esquecidos e todo o andamento do trabalho na escola se atrasa.

O trabalho da secretaria escolar envolve documentos, responsabilidades, atendimento à comunidade, reuniões e compromissos para o bom funcionamento de quase todos os processos de uma instituição de ensino. Por isso, é muito importante que esse setor esteja sempre funcionando da maneira adequada.

A secretaria da sua escola é caótica? Você gostaria de organizá-la? Acompanhe o artigo e veja como.

Qual é a importância da secretaria escolar?

A secretaria escolar é responsável pela manutenção dos registros, arquivos e documentação dos alunos, professores e funcionários da escola, além da execução dos trabalhos administrativos e expedição de comunicados que apoiem o desenvolvimento do processo escolar.

O ambiente também é a porta de entrada da escola, e por isso deve refletir a filosofia de trabalho e o projeto pedagógico da instituição. Assim, é essencial que haja uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento capazes de acolher os pais, resolver as questões burocráticas e colocar o aluno sempre como prioridade no processo.

Confira 5 táticas essenciais para manter tudo em ordem

1 | Disponibilize mobiliário e equipamentos adequados

O trabalho dos funcionários de uma secretaria escolar depende de alguns móveis e equipamentos específicos, que favorecem a organização e a eficiência. Assim, os funcionários devem informar os gestores quanto à necessidade de novos armários, prateleiras e gaveteiros, muito úteis na organização deste setor.

Além disso, é interessante investir em arquivos e caixas organizadoras para arquivar os documentos, o que permite dividi-los de acordo com a frequência em que eles precisam ser acessados. As bandejas também são muito úteis para comportar documentos pendentes de liberação e resolução até que o responsável tome as providências necessárias.

2 | Categorize os arquivos

É importante que a secretaria adote uma forma de categorização de arquivos, dependendo das necessidades de organização. Os documentos podem ser arquivados por tipo (boletins, relatórios, estatutos, históricos, etc.), por data, ou pelo nome dos alunos em ordem alfabética.

A localização dos documentos nos arquivos também pode ser facilitada pelo uso de cores ou de etiquetas nas diferentes pastas. Assim, é possível achar rapidamente qualquer documento necessário e evitar perdas ou extravios.

3 | Mantenha a organização

É importante que sejam adotados procedimentos de arrumação contínua do local, de forma a manter a secretaria e os arquivos sempre organizados. É preciso que os documentos e materiais já utilizados sejam devolvidos ao seu local de origem e que os que não são utilizados sejam descartados.

Assim, deve-se criar entre os  funcionários uma cultura de organização e limpeza. Vale lembrar que a secretaria é, muitas vezes, o primeiro contato de um aluno ou responsável com a escola. Por isso, o ambiente deve estar sempre arrumado para passar uma boa impressão a quem chega lá.

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4 | Capriche na apresentação e no atendimento

A secretaria escolar realiza parte das funções de relacionamento com as famílias dos alunos. Assim, é importante que a instituição invista em criar um espaço convidativo e aconchegante, tanto para os pais quanto para os estudantes.

Uma ótima ideia é colocar murais destinados à comunidade escolar, com fotos de eventos, calendários e informações importantes. Além disso, é importante oferecer um atendimento prestativo, com funcionários bem preparados para solucionar problemas burocráticos, atender ao telefone, acolher as crianças e encaminhá-las de forma adequada para a coordenação pedagógica ou a direção.

O atendimento da secretaria é um fator muito importante no relacionamento da escola com os pais. Neste sentido, o trabalho da secretaria escolar contribui para a apresentação da escola, demonstrando a importância da organização e da troca de informações, e vale utilizar tecnologias que facilitem esse contatocomo, por exemplo, a Agenda Digital, aplicativo que otimiza o trabalho de comunicação com os responsáveis e alunos.

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5 | Aproveite a tecnologia

Existem diversas tecnologias que podem contribuir para a organização do espaço escolar e facilitar a vida dos funcionários, como sistemas de gestão escolar para armazenar e imprimir informações. Estes contribuem para otimizar a organização da secretaria, reduzindo a utilização de papel e de espaço físico para o armazenamento de arquivos, já que permite que todos os dados da escola sejam trabalhados digitalmente.

Esses sistemas permitem organizar as funções burocráticas da secretaria escolar como o cadastro de alunos e responsáveis, a emissão de boletins, históricos e certificados, permitindo que estes sejam solicitados online, por exemplo. A adoção de um sistema de gestão escolar permite que os funcionários da secretaria fiquem menos sobrecarregados e realizem suas funções de forma mais organizada, além de permitir a integração dos diferentes setores da instituição de ensino.

O sistema é útil também para os pais, que podem acessar informações como notas, faltas, horário de entrada e saída da escola e realizar solicitações de emissão de boletos, matrícula e outras informações sem a necessidade de ir pessoalmente à secretaria da escola e sobrecarregar ainda mais os funcionários.

Como você realiza a organização da secretaria da sua escola? Compartilhe esse artigo e comente aqui suas experiências!