Veja por que começar o período de rematrícula o quanto antes

Preparar a transição de um ano letivo para o outro é um desafio para boa parte das instituições de ensino. Afinal, é preciso fazer o planejamento estratégico para o ano seguinte, definir o reajuste da mensalidade e, é claro, começar o processo de rematrícula dos alunos.

Pode-se até dizer que alguns gestores chegam a ter medo desse momento, que costuma ocorrer entre os meses de setembro e outubro. Isso ocorre porque eles veem o período de rematrícula como uma época de caos na secretaria e trabalho redobrado nos departamentos administrativos.

Entretanto, esse processo não precisa ser complicado. Pelo contrário: se você adiantar seu período de rematrícula, poderá preparar a passagem de um ano para outro com mais calma e ainda levará vantagem em relação aos seus concorrentes. Veja as dicas que preparamos para você organizar a rematrícula na sua escola ou curso!

Para começar a rematrícula é preciso ter definido o reajuste da mensalidade. Baixe o guia do reajuste de mensalidade e veja como fazer isso.

Alguns cuidados na hora de fazer a rematrícula

Em primeiro lugar, sua escola precisa planejar o processo de rematrícula para que tudo ocorra de acordo com a legislação de defesa do consumidor. Ou seja: sem infringir nenhum direito dos pais ou dos alunos. Veja alguns pontos da legislação aos quais você deve se atentar:

• A cobrança de “taxa de matrícula” ou “pré-matrícula” é considerada prática abusiva (pela lei 9.870/99). Entende-se que essa cobrança excede o valor total anual estipulado no contrato e corresponde a uma parcela extra, que excede o limite de 12 parcelas (mensalidades) determinado pela lei. Assim, se houver algum pagamento antecipado para a reserva de matrícula, esse valor pago tem que ser abatido da mensalidade seguinte.
• O valor das mensalidades do ano seguinte deve ser fixado no momento da matrícula. Portanto, sua escola não pode fazer o reajuste após a rematrícula. Além disso, o reajuste não pode ser abusivo e deve ser justificado com a divulgação da planilha de custos da instituição.
• A escola é proibida por lei de reter documentos e impedir a transferência de alunos inadimplentes ou que desejem mudar de escola por qualquer outro motivo. Entretanto, sua instituição pode recusar a rematrícula de alunos devedores.
• Também é considerada abusiva a exigência de um fiador ou a cobrança de materiais de uso coletivo (papel, materiais de limpeza, materiais de escritório etc) no momento da matrícula.

Seguindo atentamente essas normas, sua escola evita problemas e consegue executar tranquilamente o processo de rematrícula. Nessas circunstâncias, fica mais fácil adiantar o início desse processo e sair na frente dos concorrentes.

Vantagens de fazer a rematrícula o quanto antes

Antecipar a rematrícula é uma estratégia vantajosa por diversos fatores que explicaremos a seguir. Na contramão da maioria das escolas, que começa esse processo em meados de setembro ou outubro, algumas instituições já estão antecipando a rematrícula para agosto ou até mesmo para o final do primeiro semestre. De qualquer maneira, o ideal é começar esse processo o quanto antes. Veja porque.

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Você se adianta em relação a concorrência

Ao antecipar a rematrícula em sua escola você consegue reter seus alunos antes mesmo de as outras escolas entrarem na temporada de captação. Assim, você já garante que seus alunos permaneçam na sua instituição antes que algum concorrente consiga atraí-los.

Além disso, ao adiantar a rematrícula, você também conseguirá adiantar o início da sua temporada de captação. Ao antecipar também esse momento, você novamente sai na frente dos concorrentes, já que poderá fechar novas matrículas enquanto outras escolas ainda nem estão captando.

É possível planejar melhor a captação de novos alunos

Com a rematrícula adiantada, você poderá planejar melhor suas estratégias de captação de alunos para o ano seguinte. Isso porque após a rematrícula você terá uma noção clara do número de vagas disponíveis e da possibilidade de abrir novas turmas.

Desse modo, você planeja sua estratégia de captação de acordo com a demanda e pode pensar em fazer investimentos para divulgar sua instituição de ensino. Com um bom planejamento, certamente sua captação de novos alunos será muito mais eficiente.

Você identifica alunos com tendência a deixar sua escola

O processo de rematrícula é uma oportunidade para identificar alunos com problemas que podem levá-los a deixar sua instituição. Quando os alunos ou responsáveis adiam a decisão de fazer a matrícula para o ano seguinte, acende-se um sinal de alerta. Nesses casos, cabe à sua escola entrar em contato para entender a situação daquele estudante.

Em geral, quando um aluno está inadimplente, tem baixo desempenho acadêmico, sofre bullying ou passa por algum outro problema, tende a deixar sua instituição e pode não fazer a rematrícula. Assim, esse é o momento certo para identificar problemas – e quanto antes você identificá-los, melhor.

Sua escola tem tempo de reverter os casos desses alunos

Como explicamos no tópico anterior, a rematrícula é um momento em que sua escola identifica alunos com problemas. Se esses problemas forem identificados cedo, você terá tempo de tratá-los e revertê-los. Porém, se você fizer a rematrícula no final do ano, dificilmente terá disponibilidade para dar atenção aos pais e alunos com dificuldades financeiras ou acadêmicas.

Entrar em contato com essas pessoas para tentar solucionar os problemas é bom tanto para elas quanto para sua própria escola. Afinal, se você chegar a um consenso (uma renegociação de dívidas, por exemplo, ou uma proposta de acompanhamento pedagógico), pode reter o aluno e ganhar a confiança daquele aluno ou sua família.

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