Por que abrir uma escola ou curso já com um sistema de gestão escolar
Um sistema de gestão escolar deve estar nos planos de quem quer abrir uma escola ou curso
Abrir uma instituição de ensino pode ser a concretização do sonho daqueles que desejam empreender no ramo da educação. Porém, essa é uma tarefa bastante complicada, que exige planejamento e organização. Para que tudo esteja em ordem quando a instituição abrir as portas, é preciso que os gestores tenham cuidado de diversos aspectos, que vão desde questões burocráticas até adequações no espaço físico.
Um dos pontos essenciais desse planejamento é a escolha de um sistema de gestão escolar para que a escola ou curso já inicie suas atividades totalmente informatizada. Todavia, muitos gestores não dão a devida importância a essa questão, o que acaba prejudicando o já complexo processo de inauguração.
Nesse artigo vamos explicar porque uma escola ou curso deve abrir já com um sistema de gestão escolar. Acompanhe!
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O que é um sistema de gestão escolar
Um sistema de gestão escolar é um programa de computador que realiza a maior parte das tarefas uma instituição de ensino. Em outras palavras, ele é uma ferramenta para que gestores, funcionários, professores, pais e alunos tenham um acesso fácil às informações que precisam. O sistema oferece recursos tanto para a área pedagógica quanto para a área financeira. Assim, através dele é possível:
- Lançar e consultar notas
- Lançar a frequência dos alunos
- Gerar diversos relatórios de desempenho acadêmico
- Fazer o controle de matrícula
- Emitir boletos de cobrança
- Controlar o pagamento de mensalidades
Automatizar essas tarefas – e muitas outras – é um passo importante para o sucesso de uma escola ou curso. E essa é a função de um sistema de gestão escolar.
Por que pensar no sistema de gestão escolar antes do início das aulas?
Nos dias de hoje não é mais possível imaginar o mundo sem os recursos da informática. Ainda assim, muitas instituições de ensino ainda insistem em recusar o uso das tecnologias e mantêm todos os seus processos em papel, o que gera lentidão e desorganização. Se uma escola iniciar suas atividades totalmente informatizada, já larga na frente das concorrentes que estão presas à burocracia.
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Deve-se modernizar os processos
Uma instituição de ensino não pode começar suas atividades já defasada. Da mesma maneira que o gestor precisa investir em modernizar a estrutura física onde a escola ou curso vai se instalar, ele também precisa se preocupar em modernizar os processos da instituição, para que tudo funcione da melhor maneira possível.
Fora isso, o gestor deve abrir uma escola ou curso já com sistema pois assim os funcionários se acostumam a trabalhar com a ferramenta desde o início. Esse cenário com certeza é muito melhor do que mudar os processos da instituição e treinar colaboradores quando estes já estiverem sofrendo com os problemas de uma gestão burocrática e ineficiente, que compromete o funcionamento da escola como um todo.
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É preciso captar alunos
Um dos pontos críticos do início de uma escola ou curso é a captação de alunos, afinal, a instituição precisa captar em quantidade suficiente para formar as primeiras turmas. Nesse momento um sistema de gestão escolar com CRM (customer relationship manager) é fundamental para que a escola ou curso consiga controlar os interessados em se matricular.
O que é CRM?
O CRM é uma ferramenta que permite criar “fichas” de todos os interessados na escola ou curso. Através dela é possível registrar o nome, telefone, email e outros dados relevantes quando alguém entra em contato com a instituição. Além disso, também pode-se registrar o que foi abordado no primeiro contato e agendar contatos posteriores.
Assim, o CRM torna muito mais eficiente a comunicação com clientes em potencial, o que com certeza aumenta o número de matrículas. E é por essa razão que um sistema de gestão escolar ajuda uma escola ou curso a captar alunos.
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É importante medir resultados
Mesmo que haja um ótimo planejamento, os primeiros anos de uma escola ou curso são sempre um período de ajustes. Por isso, é preciso que os gestores tenham total controle sobre os resultados da instituição. Desse modo eles podem saber se o investimento inicial está dando o retorno esperado e planejar corretamente os próximos investimentos.
A maneira mais eficiente de avaliar o desempenho da escola ou curso no mercado também é o uso de um sistema de gestão escolar. Afinal, o software é capaz de registrar e disponibilizar facilmente diversas estatísticas: desde aquelas financeiras até as acadêmicas. Através de um sistema o gestor escolar pode gerar relatórios com os dados que precisa, para então avaliar se a nova escola ou curso está seguindo pelo caminho certo.
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