5 etapas para cortar custos na escola

Inúmeros fatores podem afetar a gestão financeira de uma instituição de ensino, como acontecimentos externos que interferem no planejamento, projetos que demandam maiores investimentos e variação nos índices de inadimplência. Ainda assim, o caixa precisa estar no azul para que seja possível administrar todas essas questões.

Mas de que maneira é possível avaliar as informações da escola para fazer boas escolhas? O que é preciso fazer para cortar custos na escola e economizar sem perder a qualidade do serviço ofertado? Continue a leitura e descubra com a gente!

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Por que cortar custos na escola?

Os custos de uma instituição de ensino sempre crescem, por isso, é preciso revisitá-los com frequência para entender como cortá-los de maneira saudável. Reduzir custos na escola é uma atividade fundamental para manter a competitividade no mercado, pois torna possível expandir os lucros e aumentar a produtividade.

Além disso, o corte de custos traz consigo a oportunidade perfeita para analisar as informações da escola, que apoiarão futuras decisões estratégicas assertivas.

A redução de custos não deve ser feita exclusivamente nos momentos de crise, pois a melhoria de processos deve ser constante ao longo do ano. Se feita corretamente, pode ser positiva para a escola, uma vez que todos os setores devem ser otimizados. Algumas vantagens são:

Eliminar gastos superficiais
Aumentar a lucratividade bruta e líquida
Aprimorar a qualidade das matérias-primas utilizadas na escola
Garantir estabilidade suficiente para atrair novos clientes com descontos e bolsas atrativos
Manter o caixa no azul para fazer investimentos, principalmente voltados para otimizar a qualidade do ensino

O que é um Programa de Otimização de Custos?

Um Programa de Otimização de Custos, também chamado de POC, é um processo que permite identificar e reduzir custos e gastos de uma empresa com insumos que fazem parte do processo de produção ou manutenção de um serviço.

O objetivo é identificar oportunidades para cortar custos na escola com impacto relevante e contínuo. Apesar de ser muito utilizado em períodos de crise, o POC não precisa se restringir a esses momentos, uma vez que otimizar custos é uma ação saudável para o faturamento e produtividade da empresa. Nesse sentido, pode ser feito semestralmente ou anualmente, por exemplo.

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Como cortar custos na escola com um POC?

Solicite descontos

De antemão, é possível realizar uma pesquisa de valores com outros fornecedores para ter uma noção de preços. Dessa forma, é possível solicitar descontos – sejam eles fixos ou temporários – de forma coerente para o atual parceiro fornecedor.

Postergue pagamentos

Outra possibilidade para cortar custos em determinado período é a postergação de pagamentos. Nesse sentido, entenda com os fornecedores a viabilidade de negociar um adiamento ou parcelamento de algumas mensalidades.

Corte gastos

Esse é o momento em que a escola deve analisar se o uso de determinado produto e/ou serviço é um gasto supérfluo e desnecessário. Se for o caso, elimine-o para otimizar os custos da instituição.

Ações que compõem o POC

Mapear todos os custos da instituição
Analisar cada um dos custos
Dividir os custos entre: desconto, postergação e corte
Pesquisar fornecedores concorrentes
Definir metas de redução
Negociar e rever gastos

Não se esqueça: todo custo é importante e deve ser reduzido!

Etapas detalhadas do POC para cortar custos na escola:

1. Listagem

Antes de mais nada, você deve conhecer suas finanças. Portanto, mapeie todos os custos da instituição e coloque-os em uma planilha. É importante listar todos eles, dos mais importantes aos menos, das contas básicas aos materiais de papelaria, separando-os por setor ou área. Aqui, você conseguirá visualizar todos os gastos envolvidos na manutenção do serviço ofertado.

2. Análise

Com os custos listados, revise cada um deles (quantidades e valores). Veja o que faz sentido manter, os gastos que de imediato podem ser cortados e serviços que podem ser postergados.

Esta é uma etapa de análise. Em instituições grandes, o responsável pelo POC conversa com o gestor de cada área para entender a necessidade de cada serviço contratado e as possibilidades de redução.

Aqui você pode encontrar aquele curso ou plataforma que assinou, mas não usa; ferramentas online que em algum momento foram úteis e agora não são mais; gastos com publicidade e outros. Caso não sejam importantes para a manutenção do serviço principal oferecido pela escola, corte-o!

3. Pesquisa

Nesse momento, você precisa cotar o preço dos serviços e produtos listados com outros fornecedores do mesmo segmento. Avalie os valores e os pacotes de serviço que atenderiam às suas necessidades.

O objetivo aqui é levantar o preço do mercado e argumentos para negociações de descontos ou redução do serviço contratado. Contudo, não basta apenas supor um desconto, é preciso ser honesto com a realidade da instituição e entender o real valor dos serviços contratados para fazer propostas objetivas (que façam sentido para você e para a outra empresa).

o real valor dos serviços contratados para fazer propostas objetivas (que façam sentido para você e para a outra empresa).

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4. Negociação

Com as contas feitas, negocie com os fornecedores atuais no objetivo de conseguir descontos. Caso não seja possível reduzir o preço, veja se faz sentido manter ou contrato ou mudar para um mais em conta. Se você optar por continuar com o mesmo fornecedor, tente diminuir a franquia ou pacote de serviços contratado.

É claro que não podemos deixar de lado todas as outras variáveis que fazem parte do valor de um serviço. Nesse caso, leve em conta a qualidade do atendimento e da manutenção, e o tempo que levaria para implantar outro serviço e treinar sua equipe. Coloque todos os fatos na balança, uma vez que a troca de fornecedor não precisa ser um movimento frequente.

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5. Resultados

O último momento é o de analisar os resultados. Logo, essa é a hora de comparar os valores antigos em relação aos atuais, quanto da meta foi batido, registrar os principais avanços da otimização de custos e aproveitar os resultados da economia feita!

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Moderniza!

Em conclusão, agora que você já sabe como cortar custos na escola e manter o caixa no azul, não se esqueça de analisar os resultados parciais com frequência.

Por isso, é importante investir em ferramentas essenciais para analisar as métricas de gestão da instituição e se as metas estão sendo alcançadas. O Sistema de Gestão Escolar WPensar pode te ajudar com isso!

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