Gestão de tempo na escola: 10 dicas para organizar as tarefas

Fazer a gestão de tempo durante sua rotina de trabalho é um desafio diário. Isso porque o tempo é um dos ativos mais valiosos – e escassos – em todos os segmentos da sociedade. Para quem trabalha em instituições de ensino, essa realidade não é diferente.

Nesses ambientes, os profissionais precisam lidar com diversas situações planejadas e não planejadas em sua rotina. E isso só poderá ser feito de modo correto e sem estresse quando houver uma boa gestão de tempo.

Confira nossas dicas e saiba como organizar suas tarefas para ter uma gestão de tempo eficaz.

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10 dicas para ter uma gestão de tempo eficaz

1. Faça um planejamento das suas atividades básicas

Mesmo que muitos imprevistos aconteçam em seu dia a dia, muitas tarefas diárias são previsíveis e podem ser planejadas. Determine quanto tempo cada atividade demandará e em qual horário elas deverão ser realizadas. Esse planejamento, que pode ser feito a cada semana ou início de mês, lhe ajudará a ter foco e a não perder tempo entre uma atividade e outra, definindo o que deve ser feito a que momento.

2. Saiba delegar tarefas

Entre suas atividades, verifique se há alguma que possa ser delegada para alguém de sua equipe. Além de lhe abrir espaço na agenda, isso fará com que você não centralize os afazeres, apresentando novas oportunidades de aprendizado e desafios para alguém de sua equipe.

3. Defina quais são as suas prioridades

Certamente, quando fizer o seu planejamento, perceberá que muitas atividades demandam pouco tempo. Assim, é importante definir quais são as prioridades do período (dia, mês, semestre…). Essa definição pode ser tomada em conjunto com seu gestor ou com seus pares na escola, de acordo com os objetivos da instituição. Essas prioridades devem ser respeitadas, evite deixar o que for importante se tornar urgente por esquecimento ou falta de planejamento.

4. Utilize a tecnologia

Embora alguns recursos tecnológicas possam, às vezes, ser “ladrões de tempo” (como as mídias sociais, o celular, etc.), a tecnologia deve ser utilizada, sempre que possível, como aliada à gestão de seu tempo. Muitas atividades podem ser automatizadas ou realizadas com mais velocidade e eficiência com o uso de algum recurso tecnológico.

Por exemplo, o envio de bilhetes, que leva tempo para ser feito manualmente, pode ser resumido ao disparo rápido de mensagem pelo aplicativo de comunicação da escola. No caso de emissão de documentos ou boletos, com um sistema de gestão escolar, tanto a família pode solicitar um documento pelo sistema quanto a secretaria pode emitir em poucos cliques.

5. Seja organizado

A organização faz com que você seja mais eficaz em suas tarefas. Pense em quanto tempo você pode perder à procura de um documento que está em uma pilha de papéis desorganizados, por exemplo. A organização reduz também os improvisos e aumenta o profissionalismo nos ambientes de instituições de ensino.

6. Promova a disciplina

A disciplina não deve ser esperada apenas dos alunos, mas também de quem trabalha nas escolas. Ela faz com que todos realmente cumpram as tarefas planejadas da melhor maneira possível e que não se distraiam com fatores irrelevantes.

7. Pense antes de agir

Muitas vezes, temos o impulso de sair logo agindo diante de determinadas situações. Entretanto, o ato de pensar antes de agir, faz toda a diferença para que seja encontrada a melhor solução no menor tempo possível.
Evitar ações impulsivas é importante pata a gestão de tempo porque evita retrabalhos.

8. Verifique se em sua agenda há “atividades improdutivas”

Acontece de, quando questionados sobre o porquê realizamos determinado procedimento, a resposta ser “porque sempre foi feito, sempre foi assim”. Esses casos são de atividades improdutivas, que se realizam por hábito, por “herança”.

Muitos controles e atualização de planilhas acabam se enquadrando nessa categoria. Avalie se alguma de suas tarefas é improdutiva ou se é improdutivo o modo como você a executa, buscando alternativas de realizá-las de uma melhor forma.

9. Não transfira para amanhã o que deve ser feito hoje

Não protele tarefas difíceis ou não tão agradáveis a fim de favorecer as atividades pelas quais você tem preferência. Se foi determinado que uma tarefa é prioritária e deve ser feita em determinado momento, faça.

10. Faça o que planejou e ajuste o seu planejamento quando necessário

Se, ao longo do tempo, você percebeu que o seu planejamento precisa de ajustes para ser mais eficaz, repense-o. Entretanto, se o seu planejamento já está adequado, lembre-se de sempre tê-lo por perto e de segui-lo.