Como transformar os resultados financeiros em conhecimento para sua escola?

Administrar o orçamento em instituições de ensino requer organização e responsabilidade, e é muito importante que os gestores saibam como e por que estão sendo gastos os recursos financeiros da escola. O controle do dinheiro que entra e sai na instituição permite identificar onde estão sendo realizados gastos desnecessários e os pontos nos quais poderiam ser investidos mais recursos, seja para novas contratações ou para compra de inovações tecnológicas voltadas para o ambiente escolar.

Transformar os recursos financeiros disponíveis em conhecimento é essencial para instituições de ensino e por isso os gestores devem estar atentos às formas mais eficazes de realizar este controle. Confira algumas medidas que podem contribuir para a gestão escolar:

1. Defina prioridades

É importante que o gestor tenha em mente uma visão geral das necessidades da escola, definindo prioridades que venham a contribuir para a aprendizagem dos alunos. Tais questões devem ser definidas em conjunto com a comunidade escolar, ou seja, através de reuniões com pais, professores, funcionários e alunos. É importante avaliar o ensino que vem sendo oferecido, os objetivos e metas da escola e, principalmente, o que falta para atingi-los, como novos materiais, obras no edifício, investimento na formação dos professores, atribuindo diferentes níveis de urgência para cada ponto levantado.

2. Analise os gastos

Um planejamento de gastos detalhado permite que os recursos sejam distribuídos de forma otimizada entre os diferentes setores da instituição. Uma boa forma de obter um panorama sobre como os recursos vêm sendo investidos é levantar o histórico de gastos dos últimos meses e comparar quanto cada área demandou. Manter um histórico de gastos sempre atualizado também é essencial para que o gestor tenha uma visão geral da situação financeira da instituição e possa planejar os investimentos futuros.

3. Elabore um plano de gastos

Um plano de gastos detalhado apresenta os valores definidos para uma das prioridades listadas, contando com a estimativa de entrada e previsão das despesas da instituição. Para que este planejamento seja seguido, é essencial que o gestor esteja atento ao fluxo de caixa, controlando a entrada e saída de recursos e mantendo uma margem de segurança para imprevistos.

4. Mantenha a organização dos documentos

A boa organização de documentos e contratos é essencial para entender e controlar as despesas. Para isso, é importante que a instituição mantenha um sistema de organização da papelada, documentando os diversos comprovantes, extratos bancários, notas fiscais, recibos, etc. Tal medida também contribui para manter a transparência com relação aos investimentos realizados, divulgando para a comunidade as aplicações feitas em benefício da escola.

5. Invista em um sistema de gestão

A tecnologia pode contribuir muito para a gestão de instituições escolares. Através de ferramentas específicas, é possível gerir de forma mais prática e organizada os recursos financeiros da instituição, assim como as funções administrativas e de ensino.

Através da automatização das tarefas burocráticas da escola, essas ferramentas permitem ter uma visão clara dos alunos com pendências em aberto, disponibilizar a emissão de boletos online para os pais e criar ações para diminuir a taxa de inadimplência, por exemplo. Por mais simples que pareçam, essas ações farão toda a diferença para a situação financeira da escola e tê-las sempre à mão é fundamental para que o gestor saiba exatamente onde direcionar os esforços de sua equipe.

Além disso, preservar as contas sempre em dia mantém colaboradores, pais e alunos confiantes na gestão e faz com que a escola não precise adotar medidas drásticas em tempos de crise, como corte de pessoal ou precarização do ensino, por exemplo.

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