Como fazer um planejamento financeiro para sua escola?

Como vai estar sua escola daqui a seis meses? E daqui a um ano? Certamente o futuro ninguém pode prever, mas podemos nos preparar para ele. E principalmente, trabalhar hoje para ter o futuro que queremos amanhã.

Mas esse controle e essa previsão não são possíveis sem um bom planejamento financeiro, quando se estipula metas e se prevê possíveis cenários durante um período de tempo determinado. Tudo isso calculado dentro dos recursos disponíveis e dos recursos previstos.

Um bom planejamento financeiro, além disso, conta com “planos B” e dois ou três cenários diferentes: a escola pode ter menos alunos matriculados que o esperado, pode ter uma alta na inadimplência ou alguma outra eventualidade que faça com que nem tudo saia como o planejado. Mas, com planejamento, é possível antecipar esses imprevistos e preparar-se para eles.

Etapas para um bom planejamento financeiro escolar

Definindo metas

Metas podem ser coisas como: “atingir um número X de matrículas no ano que vem”, ou “ampliar a área de lazer da instituição”, “reduzir o número de inadimplências”, “oferecer X cursos extracurriculares”, “ter um faturamento anual de X”.

São objetivos que visam melhorar a instituição como um todo, além de torná-la mais atraente para os alunos e, consequentemente, mais lucrativa. Porém, tudo isso implica em gastos.

Para aumentar o número de matrículas, é necessário investimento em publicidade. Já se a meta é ofertar novos cursos, serão necessários gastos com novos professores, infraestrutura, materiais pedagógicos etc.

Porém, é importante definir metas realistas e viáveis, de acordo com a necessidade da escola. De nada adianta planejar coisas impossíveis de serem realizadas com os recursos atuais ou com pouco resultado prático na realidade escolar, os famosos “elefantes brancos”. Metas são importantes também porque oferecem um direcionamento: a escola planeja crescer, se expandir e se desenvolver, porém de forma sustentável e possível.

Verificando os recursos

Tão importante quando estabelecer metas é checar se há recursos disponíveis para “chegar lá”. Talvez os recursos não estejam 100% disponíveis agora, e nesse sentido o planejamento é essencial. Metas alcançáveis a longo prazo requerem investimentos de longo prazo. Assim, pode-se separar mensalmente um valor X, destinado a financiar aquele objetivo específico.

Nessa parte, ter as finanças da escola atualizadas e com completo controle das receitas e despesas é fundamental: é necessário saber de quanto a escola pode dispor mensalmente a fim de atingir aquele objetivo.

Diferentes cenários

O planejamento anual deve basear-se, por exemplo, em um número de matrículas X, e sua sazonalidade durante o ano, isso servindo para qualquer fonte de receita que tenha a instituição. Utilizando números de anos anteriores, pode-se fazer uma estimativa de com quantos alunos se pode contar, bem como calcular as inadimplências e as desistências.

Geralmente, é recomendado a projeção de três cenários diferentes: um com resultados acima da média, um com receita bastante inferior à prevista e o que poderia ser tomado como “normal”.

Para cada um desses cenários, deve existir uma adaptação das metas estabelecidas previamente. As metas podem ser atingidas em um período maior ou menor de tempo que o inicialmente previsto, canceladas ou substituídas por outras menos dispendiosas. Assim, para cada situação deve haver uma estimativa de ações prévias, de modo que os gestores não se sintam surpreendidos.

Concluindo, um planejamento financeiro eficiente é uma ferramenta valiosa para nortear as ações da escola, verificar se ela tem se desenvolvido conforme o esperado, além de apontar os pontos a serem melhorados e mostrar caminhos alternativos.

Sua escola conta com planejamento financeiro? Você considera essa uma forma eficaz para definir e alcançar objetivos? Compartilhe suas experiências conosco!