Como se livrar das planilhas financeiras
Colunas, números, fórmulas decoradas para a soma, outras para a divisão e arquivos diversos. Quem já fez um controle financeiro por meio de planilhas sabe bem o que é isso. Porém, há opções bem mais fáceis e descomplicadas para controlar a quantas anda a conta da sua escola. Se uma planilha “simples”, com dados gerais de apenas um correntista, já dá um imenso trabalho, é mais difícil ainda controlar centenas ou até milhares de alunos. Assim, é preciso descobrir uma maneira de se livrar das planilhas e trabalhar de maneira mais eficiente.
Nessas horas, bom mesmo é contar com a tecnologia para manter tudo organizado. Há mecanismos que permitem o armazenamento de informações de forma muito mais complexa e que reduzem as chances de erros, tão frequentes e tão passíveis de acontecer nos controles manuais. É esse tipo de solução que você deve procurar. Acompanhe o artigo e saiba mais!
Veja também como fazer um bom planejamento financeiro para a sua instituição!
Veja dicas para se livrar das planilhas!
Adote um sistema financeiro
Um programa específico — software de gestão escolar — é o mais indicado para controlar as finanças da sua instituição. Ele trabalha com comparativos entre todas as movimentações de conta, como lançamentos e despesas, de maneira automática, economizando bastante o tempo do administrador, já que tudo é feito eletronicamente.
O investimento na contratação de um sistema pode ser o passo inicial para você se livrar de planilhas financeiras. A maior dica aqui fica na questão do suporte. Opte por um programa que seja automatizado e simples, mas que não exija a contratação de um especialista para ajudar no manuseio.
Ainda tem dúvidas sobre o que é um sistema de gestão escolar? Clique e entenda!
Integre dados
Sua instituição precisa manter diferentes registros sobre cada aluno, desde informações pessoais a controles financeiros. A medida em que esses diferentes registros vão mudando, todas as informações precisam ser atualizadas em outros lugares também. Assim, fica difícil controlar e atualizar dados se eles estiverem dispersos em várias planilhas. Por outro lado, com um sistema de gestão escolar, toda atualização é feita automaticamente.
Sempre que houver alguma alteração ou necessidade de consulta, o sistema é capaz de fazer todo o trabalho sozinho. Essa é a grande vantagem em relação à planilha, que não integra automaticamente diferentes informações. Assim, você pode dar adeus às diferenças e às inconsistências nos dados financeiros!
Conheça a importância da integração entre os setores da sua escola ou curso
Tenha relatórios à disposição
Para fazer uma boa gestão financeira é preciso sempre acompanhar números e resultados da sua instituição. Desse modo, acaba sendo necessário produzir relatórios e análises sobre alguns índices, pois esta é a única maneira de visualizar se ela está tendo um bom desempenho financeiro. Apenas com esse tipo de análise é possível, então, definir estratégias e investimentos corretos.
Para obter análises a partir de dados financeiros, a única alternativa pelas planilhas seria a criação de gráficos com as informações ali contidas. Porém, nesse caso torna-se necessário preencher manualmente cada campo que se deseja obter no relatório. O software de gestão escolar faz isso naturalmente, criando gráficos e relatórios importantes para a gestão, o que ajuda na tomada de decisões estratégicas.
Baixe o e-book e saiba quais são as principais métricas que você precisa acompanhar!
Ganhe vantagens com outras funções
O software de gestão escolar não fica restrito apenas à realização do trabalho de controle de pagamentos de mensalidades. Ele também integra outras tarefas financeiras, como o pagamento de fornecedores, de despesas e de recebimento, por exemplo. Assim, é muito vantajoso se livrar das planilhas, pois elas não facilitam esse tipo de integração.
Veja porque todo gestor precisa de um sistema de gestão escolar!
Conte conosco para melhorar sua gestão financeira!
