Por que profissionalizar a gestão da escola ou curso agora?

Quando o assunto é profissionalizar a gestão escolar, o tamanho da sua escola ou curso não importa! Conforme a tecnologia avança, as empresas que atuam com educação (sejam elas de pequeno, médio ou grande porte) ficam cada vez mais competitivas e se deparam com a necessidade de ter processos eficientes que impactam na qualidade do ensino. Olhando por essa perspectiva, fica evidente a importância de profissionalizar as atividades, a fim de manter a produtividade da instituição de ensino e estreitar relacionamentos com a comunidade escolar. 

Nesse sentido, é preciso reconhecer que o pouco investimento em gestão e otimização do trabalho pode sair caro e causar graves danos à estrutura administrativa da instituição.

Quer saber mais a respeito deste assunto? Continue a leitura do artigo para conferir as nossas dicas e profissionalizar a gestão da sua instituição de ensino a partir de agora!

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Motivos para profissionalizar a gestão escolar

Composta por 6 estruturas principais, a gestão escolar é formada pelas gestões de tempo e eficiência de processos, pedagógica, administrativa, financeira, dos recursos humanos e da comunicação. 

O gestor precisa ter uma visão global da instituição, mantendo-se atento ao que acontece em cada uma dessas áreas. Isso, porque, ainda que as coisas estejam dando certo no atual cenário, é fato que em algum momento uma gestão pouco (ou nada profissional) trará dificuldades à tona para a organização, fazendo com que a saúde da instituição fique fragilizada – especialmente nos aspectos financeiros. 

Dentre essas dificuldades, podemos apontar a insatisfação dos clientes, os custos elevados, alunos sem engajamento e funcionários desmotivados no ambiente de trabalho. Também deve-se levar em consideração o fato de que, quando a gestão não é bem estruturada, fica cada vez mais difícil acompanhar os números da escola e identificar a melhor maneira de cortar os problemas pela raiz, sejam eles físicos ou gerenciais.

Por estes motivos, os processos internos precisam ser claros e bem definidos. Além disso, é necessário trabalhar para que os fluxos de trabalho não sejam centralizados unicamente nos mantenedores para evitar que fiquem sobrecarregados e não acarretar empecilhos no modo como gerem a escola.  

Saiba mais: O que é gestão escolar? Entenda os conceitos

O que eu ganho ao profissionalizar a gestão da minha escola ou curso? 

Ao falarmos de uma gestão profissionalizada, devemos ter em mente que o principal ganho para a instituição é a qualidade e a eficiência dos processos – o que permitirá aos gestores ter mais tempo para se dedicar aos assuntos pedagógicos e alavancar a qualidade do ensino sem se preocupar com burocracias excessivas.  

A profissionalização dos processos assume um papel ainda mais importante em contextos como a pandemia do coronavírus, por ajudar a escola ou o curso a passar por momentos de instabilidade. Essas situações atípicas, que fogem do controle dos gestores, são ideais para implementar processos e validá-los a tempo de se preparar para a retomada das aulas, como acontece atualmente. 

A gestão profissional, que leva em consideração planejamentos de curto, médio e longo prazos, prepara a escola para enfrentar possíveis adversidades financeiras e pedagógicas impostas por períodos de crise, e avaliar o real progresso das metas pré-estabelecidas no Plano de Gestão Escolar.

Continue aprendendo: Como combater a inadimplência escolar durante a pandemia

Por onde começar?

#1 Entenda as responsabilidades 

Os gestores e demais funcionários precisam compreender os objetivos sociais e pedagógicos da escola. Esses objetivos precisam estar alinhados aos comportamentos de cada um no dia a dia para que as metas sejam traçadas e atingidas de forma prática.  

#2 Avalie o time escolar 

Utilize um documento para descrever o papel desempenhado por cada um dos envolvidos no corpo de funcionários da instituição (desde os cargos hierarquicamente menores até os maiores). É preciso deixar claro quem são os gestores de cada área, a quem os funcionários devem responder diretamente, por quem são liderados e as funções de cada pessoa. A partir disso, as expectativas de serão alinhadas e o trabalho ficará mais claro.  

#3 Mapeie os processos internos 

Depois que o time escolar for avaliado e tiver os papéis individuais descritos, é preciso categorizar as atividades e fluxos que cada um realiza (por exemplo: a secretária Joana é a única responsável por emitir os documentos A,B e C). Além de mapear como funcionam os processos de captação, atendimento ao público, comunicação, cobrança dos inadimplentes, emissão de documentos, etc. 

Esse passo é fundamental para que determinados fluxos não sejam centralizados em uma só pessoa, possibilitando substituições permanentes ou temporárias, caso necessário. 

Nesta etapa, você também deverá mapear as dores da instituição para entender a raiz de cada situação. Quais são os problemas atuais? Os pais estão desengajados? Profissionais sobrecarregados? Reuniões vazias? Inadimplência? Pergunte-se sobre a origem de cada uma dessas questões. 

#4 Defina as áreas que precisam de atuação

Com os processos mapeados, será mais fácil visualizar as prioridades da instituição e ter clareza sobre as áreas que precisam de mais atenção ou de pessoas atuando ativamente.

Este passo torna-se ainda mais necessário se levarmos em consideração o atual contexto, onde a educação de todo o mundo precisou se reinventar por conta da pandemia. Pensando no momento em que as aulas voltarão a ser presenciais, quais serão as novas medidas adotadas pela escola? Quais passarão a ser as prioridades? Como a escola vai trabalhar com a tecnologia? 

#5 Estimule a inovação

Não basta apenas apagar incêndios, é preciso se planejar para evitá-los! O que queremos dizer com isso é: quando a equipe tem um treinamento adequado e está alinhada à cultura da organização, ela tende a realizar o trabalho com maior satisfação e, consequentemente, sentirá necessidade de inovar. Essa inovação se dá não só no modo como trabalham, mas também nas tecnologias que utilizam para desenvolver suas tarefas. 

O uso de novas tecnologias proporcionará diversos benefícios: como a integração entre todos os setores, a otimização dos processos gerenciais, a aproximação da escola com os responsáveis e, até mesmo, a redução das horas de trabalho em atividades que, até então, eram feitas de forma manual. 

Leia mais: Como as escolas devem se preparar para a retomada das aulas?

E falando em tecnologia… 

De nada adiantará ter as pessoas certas se elas não possuírem ferramentas adequadas para trabalhar. Cada vez mais, especialmente na atualidade onde as escolas sentem diariamente a necessidade de se aproximar das famílias e se adaptarem ao contexto das aulas remotas, é preciso ter tecnologias adequadas em mãos. 

Por isso: invista em um Sistema de Gestão Escolar!

As plataformas digitais devem ser vistas como aliadas da gestão escolar! Utilizando o Sistema de Gestão Escolar WPensar, profissionalizar a gestão da sua escola ficará ainda mais fácil. É por meio dele que você poderá acompanhar todos os setores, extraindo relatórios com dados financeiros, pedagógicos e acadêmicos instantaneamente.  

Com o WPensar você conseguirá: 

• Integrar todos os setores e centralizar informações importantes em relatórios que podem ser emitidos em segundos;
• Automatizar tarefas cotidianas, como envio de boletos e e-mails informativos;
• Desburocratizar o trabalho, evitando desperdício de papéis e facilitando a organização; 
• Garantir a segurança da instituição, mantendo os dados armazenados na nuvem com os nossos servidores; 
• Ter praticidade, podendo acessar os dados da escola onde, quando e como quiser – evitando idas à instituição de ensino apenas para buscar documentos;
• Acompanhar os índices de faturamento, inadimplência e prospectar futuros recebimentos; 
• Criar usuários individuais e rastrear quem criou, alterou ou excluiu informações do sistema podendo, ainda, definir níveis restritos de acesso aos dados; 
• Criar planos de pagamento recorrentes e muito mais!

Aproxime as famílias com um aplicativo de comunicação escolar:

Um aplicativo de comunicação é, sem sombra de dúvidas, uma maneira prática de aumentar a produtividade da escola e aproximar os pais da instituição de ensino. A Agenda Digital WPensar contribui para o corte de gastos com materiais de escritório utilizados para bilhetes e agendas de papel, além de facilitar o envio de informações no contexto das aulas online. 

Com a Agenda Digital você pode:

• Criar canais de atendimento e enviar comunicados instantâneos para o celular dos pais e responsáveis, aproximando-os da escola; 
• Enviar listas de exercícios que devem ser realizados pelos alunos;
• Integrar mensagens automatizadas com o Sistema de Gestão Escolar WPensar; 
• Disponibilizar documentos, sejam eles compartilhados com turmas ou individuais;
• Agendar eventos presenciais ou remotos;
• Enviar boletos e integrar boletins escolares, dentre outras possibilidades.

Confira também: Como estabelecer uma parceria com os pais nas aulas a distância

Os tempos mudaram! 

Profissionalizar a gestão deixou de ser uma escolha para se tornar necessidade nos planos das escolas e cursos. Por meio de uma gestão profissional, os processos se tornarão muito mais simples, fazendo com que a instituição tenha mais tempo e segurança para lidar com os alunos, em vez de sobrecarregar-se com burocracias e atividades manuais – impactando diretamente na qualidade da educação. Para isso, a WPensar tem soluções práticas que podem te ajudar! 

Está pensando em profissionalizar a gestão da sua instituição? Conte para a gente nos comentários abaixo!