7 ferramentas de gestão para revolucionar a sua escola de idiomas

Gerenciar uma escola de idiomas não é uma tarefa simples. É necessário que o diretor esteja sempre atento às tendências do mercado, às ferramentas de gestão mais eficazes, às novas demandas e exigências de seu público e faça um acompanhamento constante da satisfação de seus alunos.

Além disso, o gestor deve se preocupar com as avaliações escolares, rendimento dos alunos, metodologias de ensino, e também com as contratações dos melhores professores e divulgação dos cursos… sem contar as metas de captação de novos alunos.

São tarefas que parecem não ter fim!

Mas, a tecnologia está a favor de um gestor bem informado. A seguir, você confere uma lista que preparamos para você com algumas ferramentas de gestão que já estão disponíveis no mercado.

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Ferramentas de gestão para escolas de idiomas

Além de profissionalizar os processos internos da escola, as ferramentas disponíveis tornam tudo mais prático e eficiente, economizando tempo, recursos e evitando o estresse desnecessário no ambiente de trabalho.

Confira 7 ferramentas de gestão que indicamos para o seu negócio:

1. Gestão escolar

Como dissemos, os procedimentos internos de qualquer instituição de ensino são diversos. Organizar e otimizar todos esses processos de gestão se faz necessário, e existem muitas ferramentas no mercado que cumprem essa função, centralizando os dados, informações e ações em uma única plataforma, com o objetivo de profissionalizar a gestão escolar e, assim, melhorar a qualidade de ensino.

2. Captação de Alunos

Um dos principais desafios do gestor de uma instituição de ensino é desenvolver um excelente processo de vendas para atrair, captar e converter o maior número de alunos possível.

Mas sem uma ferramenta que automatize esse processo, tornando-o mais rápido e efetivo, é quase impossível que o gestor consiga atingir as metas estabelecidas.

No mercado educacional existem diversos sistemas, inclusive online e desenvolvidos especialmente para instituições de ensino, que têm a função de gerenciar todas as etapas da captação de alunos e do processo de vendas, desde o primeiro atendimento até o fechamento da matrícula.

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3. Agenda Digital

Gerenciar os contatos é extremamente importante para o sucesso de um negócio, principalmente no desenvolvimento de relações com o cliente. Para escolas de idiomas, em que o aluno é um cliente que está o tempo todo em contato com a instituição, uma ferramenta que facilite o relacionamento se torna essencial.

Há disponíveis no mercado alguns softwares e aplicativos voltados para o relacionamento entre a gestão da escola e os alunos e seus responsáveis. Essas ferramentas otimizam o contato e o atendimento, evitando demandas desnecessárias na secretaria e filas de espera, por exemplo.

Além disso, se torna possível garantir uma participação maior dos pais e responsáveis nas atividades da escola.

4. Gestão Financeira

Atualmente, há ferramentas de gestão financeiras que armazenam todas as informações na nuvem, de modo totalmente seguro. Dessa forma, o gestor pode gerenciar as finanças de sua instituição de ensino através do smartphone, com toda a segurança. Os softwares costumam utilizar a mesma tecnologia dos bancos, a fim de proteger as informações da empresa.

Um software que otimiza sua gestão financeira torna-se uma excelente ferramenta para o gerenciamento do fluxo de caixa, ao permitir visualizar e organizar as informações financeiras, de modo a facilitar o acompanhamento e planejamento da gestão com a emissão de relatórios sobre os mais diversos aspectos financeiros do negócio.

Além disso, alguns aplicativos geram alertas via SMS e e-mail, para lembrar de contas a pagar. Outros, ainda, também emitem notas fiscais, boletos e recibos.

5. Sistema Pedagógico

Existem ferramentas de gestão pedagógica exclusiva para escolas de idiomas, bem como para outros tipos de instituições de ensino. É um sistema com recursos práticos que favorecem um controle total das tarefas de uma escola, desde a questão pedagógica à financeira.

Através de uma ferramenta de gestão pedagógica, por exemplo, a escola pode fornecer ao aluno acesso 24h, por meio de login e senha, às suas notas no curso e outras informações importantes, ou então gerenciar o horário das aulas com praticidade e organização.

Organizar e controlar a venda de livros e materiais escolares através do controle dos itens em estoque também é um dos recursos encontrados nesse tipo de ferramenta.

6. Prontuário do Aluno

Uma ferramenta que permite organizar o atendimento e solicitações do aluno também representa um alto potencial para melhorar a gestão de uma escola.

Há sistemas que permitem armazenamento, gerenciamento, disponibilização e rastreabilidade de todos os documentos do aluno, de forma rápida e prática, por meio da digitalização. É como uma forma de arquivo online de fácil acesso.

Entre as vantagens que esse tipo de ferramenta oferece estão a redução de custos com armazenagem, melhor gerenciamento das informações dos estudantes e dos documentos obrigatórios da instituição de ensino e a agilidade no atendimento ao aluno, além de manter um relacionamento produtivo com os professores.

7. Marketplace

A comodidade que o modelo do marketplace oferece, ao permitir uma comparação das opções disponíveis, é extremamente sedutora, pois faz com que o aluno analise melhor o curso e as escolas de idiomas disponíveis, para então escolher a melhor opção que se adeque a sua necessidade, seja em questão de preço, oportunidades, localidade geográfica, etc.

As plataformas de marketplace potencializam o processo de captação de alunos por meio das ofertas anunciadas. Além disso, proporciona outros benefícios para as escolas parceiras, como a diminuição dos índices de evasão, fidelização da marca e aumento do lifetime value do aluno.

O Quero Bolsa é o marketplace educacional que mais cresce no Brasil e o maior em número de visitas. São 40 milhões de acessos únicos por ano e milhares de candidatos que acessam diariamente a plataforma.

Com uma excelente imagem e posição no mercado educacional, o Quero Bolsa representa uma adicionalidade de matrículas para as escolas parceiras.

Conclusão

Neste artigo, você pode ver sobre a importância de se automatizar a gestão de sua escola por meio das mais diversas ferramentas disponíveis no mercado educacional.

Além de profissionalizar os procedimentos, as ferramentas tornam tudo mais prático e rápido, e você pode focar o seu tempo e esforços economizados em outras tarefas, como a divulgação de sua escola e cursos e a captação de novos alunos.

Mas vale lembrar que o atendimento de qualidade também é fundamental para o sucesso de uma instituição de ensino. Saber ouvir e atender as necessidades dos alunos com empatia, respeito e profissionalismo, software nenhum conseguirá fazer tão bem quanto um atendimento pessoal e humano. Por isso, um gestor também precisa investir em sua equipe de atendentes.

Acesse o blog Quero Alunos para conhecer mais sobre os nossos serviços e também sobre a plataforma de marketplace.

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Sérgio é VP de Mercado da Quero Educação, startup que já inclui mais de 300 mil estudantes no ensino superior brasileiro por meio da concessão de bolsas de estudo