Sistema de Gestão Escolar – o que todo gestor deve saber antes de contratar essa ferramenta?



Um sistema de gestão escolar é uma ferramenta que organiza e otimiza os processos da instituição para que ela possa crescer e melhorar a qualidade do ensino. Ele facilita as tarefas desempenhadas pela secretaria, o controle das finanças e a comunicação com os pais dos alunos. Mas, para que isso aconteça, antes de investir na ferramenta, algumas informações sobre as necessidades da escola devem ser levantadas.

Leia aqui um post completo sobre o que é um sistema de gestão escolar, para que ele serve e quem pode usar essa ferramenta na gestão

 

6 informações indispensáveis para acertar na escolha do sistema de gestão escolar

1. Quais são os maiores problemas da escola que precisam ser solucionados com o sistema?

Faça uma lista com tudo que precisa ser melhorado na escola, em diferentes áreas. Por exemplo: se há muita inadimplência, fator que prejudica as finanças da escola, ou se os alunos faltam muito, o que prejudica seu rendimento escolar .

Com base nessa lista, o gestor tem uma melhor noção de quais funcionalidades o sistema deve oferecer. Para os casos citados acima, é indispensável que haja um controle eficaz de cobranças, para evitar as inadimplências, e que o pagamento seja facilitado com a emissão de boletos online, por exemplo. Já a baixa frequência dos estudantes pode ser melhorada com o monitoramento da entrada e saída deles na escola, com notificações para os responsáveis.

2. Quais são as áreas da escola que o sistema deve organizar?

Que setores da instituição ainda não funcionam tão bem quanto poderiam? Na área pedagógica, por exemplo, o planejamento do calendário escolar poderia melhorar? Na secretaria, há muito gasto de tempo e recursos na emissão de boletins e relatórios que nem sempre chegam até os pais? Esses são alguns de atividades tomam tempo e não trazem os retornos esperados para a escola e, são estes gargalos que o sistema de gestão precisa resolver.

É importante que o sistema cubra todas as áreas que precisam ser otimizadas na instituição. Nos nossos exemplos, são necessárias ferramentas que ajudem na elaboração e no planejamento do calendário escolar e que permitam a digitalização de algumas das tarefas realizadas pela secretaria.

3. Quem terá acesso à ferramenta?

Organizar a gestão da escola é algo que beneficia todos os membros da sua comunidade: professores, que conseguem organizar melhor suas aulas; diretores, que conseguem visualizar a situação das diferentes áreas da instituição; alunos, que conseguem um melhor resultado acadêmico e pais, que podem acompanhar de perto a vida escolar dos filhos.

O ideal é que o sistema escolhido atenda as necessidades de toda a comunidade escolar. É importante que ele apresente soluções para os diretores, professores, pais, alunos, administradores financeiros e secretários. Uma ferramenta assim deve automatizar as principais tarefas de todos os setores da instituição.

4. Quais são as métricas mais importantes para a gestão da escola?

Para que a instituição de ensino cresça, é fundamental que a administração esteja a par de alguns indicadores. A taxa de evasão escolar é um exemplo. Se esta é uma taxa alta, é preciso encontrar o motivo do problema, para então solucioná-lo. Para isso, devem ser feitas perguntas, como: as aulas são pouco atraentes para os alunos? os pais enxergam o valor na sua instituição? O que pode ser feito para melhorar esta situação? Outras métricas importantes:

  • Gerenciais – Controle de despesas e receitas, número de matrículas e rematrículas, taxa de inadimplência;
  • Acadêmicas – Notas, frequência;
  • Pedagógicas – Rendimento por turma, didática apresentada em sala de aula.

O sistema escolhido deve permitir uma clara visualização destas métricas. Deve oferecer indicadores de desempenho dos alunos, relatório de evasão por série e controle de matrículas. Estes são exemplos de funcionalidades que permitem que a administração tenha uma visão mais abrangente dos problemas da instituição. Com base nas informações recolhidas, é possível estruturar um plano de ação para melhorar a qualidade da educação oferecida.

Veja um check list do que você precisa levar em conta na hora de escolher um sistema de gestão escolar para sua para sua escola ou curso.

5. Quais tarefas a escola deseja otimizar?

Algumas funções desempenhadas no dia a dia acadêmico ganham agilidade quando automatizadas. O lançamento das notas dos alunos, a emissão do relatório escolar, a cobrança de mensalidades atrasadas e o controle financeiro por meio de relatórios e gráficos são alguns exemplos.

Para garantir uma rotina escolar mais produtiva, é importante que a ferramenta atenda estas principais necessidades. O sistema ideal permite uma gestão integrada da instituição.

6. Quais são os benefícios que o sistema proporcionará aos pais?

Quanto mais transparentes são os processos escolares, mais satisfeitos os pais ficam. Dessa maneira, eles podem acompanhar notas, ocorrências e frequência. Além disso, quanto mais eles estão a par do desempenho escolar dos filhos, mais podem ajudar nas possíveis dificuldades.

O que o sistema deve oferecer aos pais? O ideal é que as ferramentas ajudem a aproximá-los da vida escolar dos alunos. Para isso, são interessantes funcionalidades que possibilitem o monitoramento das entradas e saídas dos alunos do colégio, a emissão de documentos online e o controle de notas, atestados e faltas. A possibilidade de matricular o filho pela internet e de fazer pagamentos online também facilita o dia a dia dos pais e responsáveis.

Um bom sistema de gestão é um investimento capaz de melhorar a qualidade da educação

Além de proporcionar um melhor controle das finanças da instituição, um bom sistema de gestão ajuda a otimizar os diferentes processos que ocorrem na escola. Esta é uma ferramenta que deixa a rotina escolar mais produtiva e que aproxima os pais do dia a dia escolar dos alunos. Permite o acompanhamento do desempenho dos estudantes e gera relatórios que auxiliam na criação de planos de ação mais efetivos. Ou seja, não só melhora a gestão da instituição, mas também ajuda a melhorar a qualidade da educação.

Veja essa lista do que um sistema de gestão pode fazer

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Por WPensar

Desenvolvemos a melhor e mais completa plataforma de gestão escolar para instituições de ensino, otimizando a capacidade gerencial e oferecendo uma nova visão da administração.

2 comentários em “Sistema de Gestão Escolar – o que todo gestor deve saber antes de contratar essa ferramenta?”

  1. Author Image Fernanda disse:

    Muito interessante este conteúdo. Pretendo colocar em prática todos esses pontos!

    Responder
    1. Author Image WPensar disse:

      Que legal, Fernanda! Depois nos conte como foi sua experiência! 🙂
      Na nossa biblioteca digital disponibilizamos diversos materiais sobre gestão escolar. Segue o link para você conferir e baixar à vontade -> http://www.wpensar.com.br/materiais-educativos.

      Responder

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