O que todo gestor deve saber antes de escolher um sistema de gestão para sua escola ou curso



Um sistema de gestão escolar é uma ferramenta que organiza e otimiza os processos da instituição para que ela possa crescer e melhorar a qualidade do ensino. Ele facilita as tarefas desempenhadas pela secretaria, o controle das finanças e a comunicação com os pais dos alunos. Mas, para que isso aconteça, antes de investir na ferramenta, algumas informações sobre as necessidades da escola devem ser levantadas. Confira quais são elas:

6 informações indispensáveis para acertar na escolha do sistema de gestão escolar

1. Quais são os maiores problemas da escola que precisam ser solucionados com o sistema?

Faça uma lista com tudo que precisa ser melhorado na escola, em diferentes áreas. Por exemplo: se há muita inadimplência, fator que prejudica as finanças da escola, ou se os alunos faltam muito, o que prejudica seu rendimento escolar .

Com base nessa lista, o gestor tem uma melhor noção de quais funcionalidades o sistema deve oferecer. Para os casos citados acima, é indispensável que haja um controle eficaz de cobranças, para evitar as inadimplências, e que o pagamento seja facilitado com a emissão de boletos online, por exemplo. Já a baixa frequência dos estudantes pode ser melhorada com o monitoramento da entrada e saída deles na escola, com notificações para os responsáveis.

2. Quais são as áreas da escola que o sistema deve organizar?

Que setores da instituição ainda não funcionam tão bem quanto poderiam? Na área pedagógica, por exemplo, o planejamento do calendário escolar poderia melhorar? Na secretaria, há muito gasto de tempo e recursos na emissão de boletins e relatórios que nem sempre chegam até os pais? Esses são alguns de atividades tomam tempo e não trazem os retornos esperados para a escola e, são estes gargalos que o sistema de gestão precisa resolver.

É importante que o sistema cubra todas as áreas que precisam ser otimizadas na instituição. Nos nossos exemplos, são necessárias ferramentas que ajudem na elaboração e no planejamento do calendário escolar e que permitam a digitalização de algumas das tarefas realizadas pela secretaria.

3. Quem terá acesso à ferramenta?

Organizar a gestão da escola é algo que beneficia todos os membros da sua comunidade: professores, que conseguem organizar melhor suas aulas; diretores, que conseguem visualizar a situação das diferentes áreas da instituição; alunos, que conseguem um melhor resultado acadêmico e pais, que podem acompanhar de perto a vida escolar dos filhos.

O ideal é que o sistema escolhido atenda as necessidades de toda a comunidade escolar. É importante que ele apresente soluções para os diretores, professores, pais, alunos, administradores financeiros e secretários. Uma ferramenta assim deve automatizar as principais tarefas de todos os setores da instituição.

4. Quais são as métricas mais importantes para a gestão da escola?

Para que a instituição de ensino cresça, é fundamental que a administração esteja a par de alguns indicadores. A taxa de evasão escolar é um exemplo. Se esta é uma taxa alta, é preciso encontrar o motivo do problema, para então solucioná-lo. Para isso, devem ser feitas perguntas, como: as aulas são pouco atraentes para os alunos? os pais enxergam o valor na sua instituição? O que pode ser feito para melhorar esta situação? Outras métricas importantes:

  • Gerenciais – Controle de despesas e receitas, número de matrículas e rematrículas, taxa de inadimplência;
  • Acadêmicas – Notas, frequência;
  • Pedagógicas – Rendimento por turma, didática apresentada em sala de aula.

O sistema escolhido deve permitir uma clara visualização destas métricas. Deve oferecer indicadores de desempenho dos alunos, relatório de evasão por série e controle de matrículas. Estes são exemplos de funcionalidades que permitem que a administração tenha uma visão mais abrangente dos problemas da instituição. Com base nas informações recolhidas, é possível estruturar um plano de ação para melhorar a qualidade da educação oferecida.

5. Quais tarefas a escola deseja otimizar?

Algumas funções desempenhadas no dia a dia acadêmico ganham agilidade quando automatizadas. O lançamento das notas dos alunos, a emissão do relatório escolar, a cobrança de mensalidades atrasadas e o controle financeiro por meio de relatórios e gráficos são alguns exemplos.

Para garantir uma rotina escolar mais produtiva, é importante que a ferramenta atenda estas principais necessidades. O sistema ideal permite uma gestão integrada da instituição.

6. Quais são os benefícios que o sistema proporcionará aos pais?

Quanto mais transparentes são os processos escolares, mais satisfeitos os pais ficam. Dessa maneira, eles podem acompanhar notas, ocorrências e frequência. Além disso, quanto mais eles estão a par do desempenho escolar dos filhos, mais podem ajudar nas possíveis dificuldades.

O que o sistema deve oferecer aos pais? O ideal é que as ferramentas ajudem a aproximá-los da vida escolar dos alunos. Para isso, são interessantes funcionalidades que possibilitem o monitoramento das entradas e saídas dos alunos do colégio, a emissão de documentos online e o controle de notas, atestados e faltas. A possibilidade de matricular o filho pela internet e de fazer pagamentos online também facilita o dia a dia dos pais e responsáveis.

Um bom sistema de gestão é um investimento capaz de melhorar a qualidade da educação

Além de proporcionar um melhor controle das finanças da instituição, um bom sistema de gestão ajuda a otimizar os diferentes processos que ocorrem na escola. Esta é uma ferramenta que deixa a rotina escolar mais produtiva e que aproxima os pais do dia a dia escolar dos alunos. Permite o acompanhamento do desempenho dos estudantes e gera relatórios que auxiliam na criação de planos de ação mais efetivos. Ou seja, não só melhora a gestão da instituição, mas também ajuda a melhorar a qualidade da educação.

Vamos mudar a educação? Conheça o sistema de gestão escolar  WPensar. Converse com nossos especialistas e saiba como melhorar a gestão da sua escola. 

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Por WPensar

Desenvolvemos a melhor e mais completa plataforma de gestão escolar para instituições de ensino, otimizando a capacidade gerencial e oferecendo uma nova visão da administração.

2 comentários em “O que todo gestor deve saber antes de escolher um sistema de gestão para sua escola ou curso”

  1. Author Image Fernanda disse:

    Muito interessante este conteúdo. Pretendo colocar em prática todos esses pontos!

    Responder
    1. Author Image WPensar disse:

      Que legal, Fernanda! Depois nos conte como foi sua experiência! 🙂
      Na nossa biblioteca digital disponibilizamos diversos materiais sobre gestão escolar. Segue o link para você conferir e baixar à vontade -> http://www.wpensar.com.br/materiais-educativos.

      Responder

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