Gerenciando o financeiro de uma escola com sucesso!



Administrar uma escola não é uma tarefa tão simples quanto parece. O gestor precisa saber lidar e trabalhar não apenas com o fluxo de caixa, mas com a inadimplência, com problemas estudantis, relação com os pais e responsáveis dos alunos dentre tantos outros desafios diários. Para um gerenciamento financeiro de sucesso, vários pontos precisam ser abordados cuidadosamente. Estes vão desde um planejamento até uma prestação de contas para os sócios.

Dicas para gerenciar o financeiro com sucesso

1. Defina prioridades

Por mais equipada que um a escola seja, ela sempre precisa de mais investimento ou até reparo do que já existe. Um dos erros mais comuns é a escola decidir fazer mudanças e realizá-las todas de uma vez, sem se preparar.

A demanda financeira, na maioria dos casos, é grande e acaba em um desfalque no caixa da empresa. Por isso, é importante que as prioridades sejam definidas e os investimentos sejam programados. Planejamento é essencial para uma gestão de sucesso.

2. Cálculo correto dos gastos

Qual o tamanho da fatia que cada tipo de gasto representa no orçamento do colégio? Quanto mais detalhado for o planejamento, as anotações e as previsões de gastos, melhores serão os resultados. Só assim você conseguirá distribuir os recursos de maneira que todas as contas sejam quitadas, que a escola esteja preparada para investimentos sem ser pega despreparada.

Baseado nas anotações dos quatro meses anteriores você poderá tirar uma média de quanto precisará de dinheiro para cada um dos itens e fazer uma previsão dos gastos dos meses seguintes. Com isso, saberá se sobrará verba para investimentos e de quanto é essa verba.

3. Orçamento geral

Agora que você já tem a anotação de alguns meses e viu que é possível planejar os próximos, faça um plano de gastos detalhados. Tudo precisa ser bem separado como estimativa de entrada de recursos e de arrecadação que consta no item “receitas” e previsão de despesas em cada uma das áreas. Você deve planejar desde a compra de papel higiênico para o banheiro até o pagamento do décimo terceiro para os funcionários.

4. Inadimplência

Com todos os dados você poderá ter uma ideia maior do índice de inadimplência. É válido lembrar que esse problema deve ser tratado o quando antes. Quanto mais mensalidades atrasadas acumularem, mais difícil será de receber. É necessário implantar uma política interna de inadimplência na escola.

5. Prestação de contas

Quando há uma planilha de gastos mensal bem feita e uma previsão de gastos, fica até mais fácil e transparente a prestação de contas para os sócios da escola. O ideal é que todos eles tenham acesso a isso quando quiserem. Hoje, a maneira mais simples e prática de realizar esse processo é disponibilizá-las virtualmente. Com o controle com gráficos e indicadores da instituição, o responsável e os sócios podem acompanhar desde a parte financeira até as atividades realizadas com os alunos.

Não se esqueça de armazenar as notas fiscais e demais comprovantes de gastos para que a sua contabilidade possa ser fechada e para que tudo possa ser comprovado.

6. Gráficos e planilhas

Uma gestão escolar de sucesso depende de muita organização, anotação e análise dos dados. É por isso que planilhas e gráficos devem fazer parte do cotidiano do responsável pelo gerenciamento financeiro da instituição. A grande vantagem atual é que isso pode ser feita de maneira mais simples e prática, com uso de ferramentas virtuais.

Podemos ajudá-lo a exercer essa tarefa da melhor maneira possível. Conheça o sistema WPensar e conquiste o sucesso no seu gerenciamento financeiro escolar! 

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Por WPensar

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