Fluxo de caixa: você tem controle sobre ele? Como organizar?

Fluxo de caixa: você tem controle sobre ele? Como organizar?



Toda empresa precisa de controle a respeito de suas receitas e despesas. Afinal, não há outro meio de saber se o empreendimento está sendo lucrativo ou apresentando prejuízos, a não ser através de uma prática financeira chamada fluxo de caixa.

O fluxo de caixa é exatamente aquilo que o nome diz: indica as entradas e saídas do caixa da empresa. Assim, o gestor pode verificar se as entradas estão sendo maiores ou menores que as saídas – e tomar providências a respeito.

Fluxo de caixa mensal, semanal ou bimestral?

Para ter um bom controle, a maioria das empresas opta por manter um fluxo de caixa mensal, ou seja, todo mês é anotado o montante de entradas e saídas do caixa. No final do período é feito um balanço, computando o valor total de receitas e despesas. Mas isso pode variar, de acordo com a conveniência e a necessidade de cada negócio.

Há empresas que optam por uma periodicidade semanal, e outras fazem a verificação a cada dois meses. Porém, o recomendado é não ultrapassar três meses a cada fechamento e verificação, senão, o total de receitas e despesas pode ficar muito difícil de calcular.

Mais do que entradas e saídas

Essa é a definição mais básica de um fluxo de caixa, porém ele serve para mais coisas que isso: serve também para agrupar gastos, controlar pagamentos e verificar a natureza das despesas. Se bem feito e organizado, é uma ferramenta de controle eficiente – e indispensável – para os gestores e administradores financeiros de sua escola.

Não basta registrar o dinheiro ganho e o gasto: é necessário saber exatamente de onde ele vem e para onde ele vai. Para isso, é preciso classificar todas as despesas e as receitas, segundo a sua natureza. Essa forma de controle também ajuda na hora de programar os gastos futuros e também para eventuais cortes no orçamento – muito úteis em tempos de diminuição no número de matrículas, por exemplo.

Despesas fixas e variáveis

Sabemos que todo mês há despesas que não podem ser ignoradas: água, eletricidade, telefone, internet, aluguel, pagamento de funcionários… Essas podem ser programadas e previstas mensalmente: são as despesas fixas.

Já outras despesas não tão pontuais, como compra de equipamentos, reformas, imprevistos, coisas que não acontecem todo mês – podem ser colocadas no agrupamento de despesas variáveis.

Ter clareza em relação à natureza e frequência das despesas da escola dá uma noção clara do valor de dinheiro que se deve possuir mensalmente para manter tudo funcionando adequadamente – sem isso, a instituição pode até mesmo fechar ou falir.

Com esse valor em mãos, pode ser feito inclusive, uma reserva de dinheiro, programada para os meses de pouco movimento. Garantindo o mínimo para a escola continuar funcionando, pode-se trabalhar com mais tranquilidade.

E quanto às entradas de dinheiro?

Mensalidade de alunos, doações, investimento efetuado pelos sócios, capital inicial: há vários tipos de receitas, ou seja, dinheiro entrando no caixa, e esses ganhos precisam ser computados. Quando eles são maiores que os gastos mensais, diz-se que a empresa está dando lucro. Do contrário, a empresa está sofrendo prejuízo e ações imediatas devem ser tomadas.

Como no caso das receitas nem todos os ganhos podem se considerar como “fixos”, ou seja, há garantias de entrada mensal, de modo que os valores recebidos devem ser classificados corretamente como fixos ou variáveis, para que o gestor saiba exatamente com quanto pode contar mensalmente. Assim, o dinheiro excedente pode ser, com segurança, reinvestido na escola ou guardado como reserva para emergências.

Ter um fluxo de caixa bem organizado é absolutamente indispensável para o bom andamento dos negócios. Atualmente, há várias planilhas e softwares disponíveis que ajudam a administrar o fluxo de caixa de uma escola.

E sua escola, como administra o fluxo de caixa? Você tem alguma sugestão para melhorar e otimizar a administração das entradas e saídas? Compartilhe com a gente!

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Por WPensar

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