Controle de cobranças: como melhorar?

Controle de cobranças: como melhorar?



Em uma escola, é absolutamente imprescindível o controle de cobranças. Afinal, é da mensalidade dos alunos que vem o grosso das receitas da instituição. Todos os esforços devem ser feitos no sentido de garantir um fluxo constante de pagamentos, sem atrasos que podem prejudicar todo o orçamento da escola.

Porém, ao efetuar os pagamentos, muitos pais de alunos optam por meios diversos, como cartão de crédito, débito, boleto e dinheiro. Sem ter uma forma uniforme de recebimento, o pagamento das mensalidades pode se tornar algo difícil de se administrar. Como fazer, então, para ter um controle de cobranças eficiente, e como implantar esse método de controle na escola? Comece com esses passos:

Lista de alunos atualizada

O primeiro passo é a elaboração de uma lista com todos os alunos pagantes: nela devem constar o valor da mensalidade, a forma de pagamento utilizada e o telefone para contato. A partir de 10 dias da mensalidade vencida, já se pode entrar em contato com o responsável, lembrando-o mesmo do compromisso.

É imprescindível a elaboração dessa lista, que deverá ser atualizada semanalmente, para que a escola possua controle exato do número de alunos pagantes, do montante de dinheiro que se pode esperar receber mensalmente, bem como as datas de vencimento das mensalidades.

Formas de pagamento

Citamos acima as formas mais usuais de pagamento: cartão de crédito, cartão de débito, boleto bancário e dinheiro. O cheque, pelo seu alto nível de inadimplência, está caindo em desuso e muitas escolas optam por não receber pagamentos dessa forma. De qualquer maneira, a escola deve deixar bem claro, no ato da matrícula, quais são as formas de pagamento aceitas, bem como as datas de vencimento das mensalidades.

As formas de pagamento deverão atender à conveniência da escola, e também dos pais. Não adianta uma exigir apenas o pagamento em dinheiro ou cheque se muitos pais preferem trabalhar com cartão. Assim, é sempre útil oferecer várias opções.

Como há taxas geradas com o uso dos cartões de débito e crédito (taxas para a empresa administradora do cartão, aluguel da máquina POS, internet para conexão ao sistema etc), deve-se prestar atenção nesse fato e fazer o balanço das despesas corretamente, para não ter surpresas desagradáveis no fim do mês.

Por outro lado, muitas escolas optam por dar descontos progressivos, incentivando o pagamento antecipado da mensalidade escolar. Por exemplo: pagamentos até dia 5 ganham 15% de desconto, pagamentos até dia 10 ganham 10% e assim por diante. Pode ser uma boa prática, visto que incentiva os pais a manterem suas contas em dia com a escola.

Os carnês e boletos também são muito utilizados, com vantagem para os pais, que não precisam deslocar-se à escola apenas para fazer seus acertos, podendo efetuá-los nas lotéricas, bancos, ou via internet banking.

Por mais que sejam considerados pagamentos à vista, as administradoras de cartão e os bancos podem demorar até 30 dias para efetuar o depósito à escola. Porém, apesar das taxas e da demora no repasse, o pagamento é garantido: se houver inadimplência, será do cliente com a operadora do cartão ou banco, e não com a escola.

Por outro lado, como o dinheiro não é depositado imediatamente, mas sim com um prazo para ser creditado, é importante que isso conste no controle de cobranças: você não poderá contar com esse dinheiro na hora.

Ao levar em consideração esses dois itens na hora de elaborar seu controle de cobranças, o gestor terá maior facilidade para identificar os alunos mais pontuais e os que costumam atrasar seus pagamentos, bem como os inadimplentes, além de informações sobre a forma de pagamento mais utilizada por cada um.

E você, como tem feito o controle de cobranças em sua escola? Considera o sistema eficiente, ou há melhorias que precisam ser feitas? Comente!

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Por WPensar

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