Mensalidades atrasadas – Como negociar com os responsáveis da sua instituição de ensino

Mensalidades atrasadas – Como negociar com os responsáveis da sua escola ou curso



A inadimplência é um dos maiores problemas enfrentados pelas instituições de ensino. Afinal, o excesso de inadimplência pode levar a escola a ter sérios problemas financeiros. É preciso que a escola esteja munida de táticas efetivas para evitar que essa adversidade aconteça e, caso ocorra, a escola deve conseguir reverter a situação da forma mais rápida e amigável possível. Através das táticas abaixo, você conseguirá minimizar a ocorrência da inadimplência, bem como resolver os casos pendentes com maior rapidez. Confira:

Ter um departamento de cobrança

Sua instituição de ensino deve ter alguém que seja responsável pela cobrança ou mesmo um departamento que execute essa função. Lembre-se que a cobrança não deve ser feita por pessoas que estão em contato direto com os alunos e responsáveis, para evitar constrangimentos. Portanto, especifique alguém ou uma equipe para essa função.

Tenha um documento padrão de procedimentos

A escola deve ter procedimentos claros para lidar com a inadimplência. O melhor é fazer um documento especificando o passo a passo que deve ser seguido em todas as situações de inadimplência. Veja sugestões dos passos a serem adotados:

  • Primeiro passo: Telefonar imediatamente, um dia após a data do vencimento da mensalidade, verificando a causa do não pagamento – às vezes, o responsável se esqueceu de pagar -, e anotá-la.
  • Segundo passo: Acertar com o responsável o pagamento para, no máximo, 3 dias, a partir da data do telefonema.
  • Terceiro passo: Anotar a data combinada.
  • Quarto passo: Enviar um e-mail um dia antes da data acertada para lembrar o responsável do que foi acertado entre as partes.

Lembre-se: quanto mais específicas forem as regras do procedimento, melhor o seu departamento de cobrança desempenhará suas funções. Peça um registro bem detalhado do andamento de cada situação em particular. Este registro deve conter:

  • A data do diálogo.
  • Quem foi a pessoa responsável pela cobrança.
  • Com quem essa pessoa conversou.
  • Qual foi a razão do não pagamento.
  • O que foi acordado entre as partes.
  • Qual o prazo estipulado para o pagamento.

Oferecer formas facilitadas de pagamento

Se ainda assim, o responsável não pagar o que deve à escola, alguém do departamento de cobrança deve conversar com ele pessoalmente e, se possível, pensar em outros meios de cobrá-lo, como por exemplo:

  • Parcelar a dívida.
  • Conceder algum tipo de desconto.

Tenha em mente que receber menos é melhor do que não receber nada. Outra opção, caso o responsável não pague as dívidas, porém possua algum talento ou preste algum serviço que possa ser útil para a escola, é negociar a troca de um serviço pela dívida. Por exemplo, o responsável por um aluno está em débito, é um bom pintor de paredes e sua escola está precisando de uma boa pintura. Nesse caso, por que não negociar a troca da dívida por um serviço prestado?

Ser claro quanto às consequências

Caso a data do pagamento chegue e o responsável ainda não tenha acertado as contas, deve-se voltar a conversar e procurar estabelecer uma nova data. É importante que o responsável compreenda a gravidade da situação. O departamento de cobrança deve deixá-lo ciente que caso o montante não seja pago, o título poderá ser levado a protesto, conforme previsto em lei.

Prevenir-se ao máximo para evitar a inadimplência

A escola deve adotar medidas preventivas para evitar que a inadimplência ocorra, como verificar se os responsáveis pelos novos alunos não possuem restrição no nome e oferecer descontos para responsáveis que pagarem antecipado. Quanto aos casos de inadimplência, se for verificado que os procedimentos adotados previamente não funcionaram, é hora de planejar melhor e elaborar uma nova estratégia de cobrança, que seja mais efetiva. Seu departamento de cobrança deve usar a criatividade e pensar em outros meios de evitar que os responsáveis tornem-se inadimplentes.

É essencial que os funcionários da escola mantenham sempre a compostura e nunca se alterem, mesmo em situações muito adversas. Caso o responsável fique muito nervoso e aja de modo intempestivo, cabe aos funcionários da cobrança manterem-se calmos, a fim de levar a negociação da forma mais tranquila possível, pois é obrigação dos funcionários da cobrança agirem sempre com cordialidade. Cuide também para que ninguém exponha os alunos cujos responsáveis estão em débito com a escola. Esta é uma questão entre a escola e os pais e não deve ser aberta para mais ninguém.

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1 comentários em “Mensalidades atrasadas – Como negociar com os responsáveis da sua escola ou curso”

  1. Author Image Walter disse:

    Matéria bastante esclarecedora e didática.

    Responder

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