5 táticas essenciais para organizar a secretaria da sua escola



A secretaria é o setor responsável pela manutenção dos registros, arquivos e documentação dos alunos, professores e funcionários da escola, além da execução dos trabalhos administrativos e expedição de comunicados que apoiem o desenvolvimento do processo escolar. O ambiente é porta de entrada da escola e deve refletir sua filosofia de trabalho e o projeto pedagógico da instituição. Assim, é essencial que apresente uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento capazes de acolher os pais, resolver as questões burocráticas e colocar o aluno sempre como prioridade no processo. O trabalho da secretaria escolar envolve documentos, responsabilidades, atendimento à comunidade, reuniões e compromissos que podem vir a gerar problemas de organização.

Confira 5 táticas essenciais para manter tudo em ordem:

1. Mobiliário e equipamentos adequados

O trabalho dos funcionários de uma secretaria escolar depende de alguns móveis e equipamentos específicos, que facilitam a organização do trabalho. Assim, os funcionários devem informar os gestores quanto à necessidade de novos armários, prateleiras e gaveteiros, muito úteis na organização deste setor. Além disso, é interessante investir em arquivos e caixas organizadoras como forma de organizar os documentos, dividindo-os de acordo com a frequência da necessidade de serem acessados. As bandejas também são muito úteis para comportar materiais pendentes de liberação e resolução até que o responsável tome as providências necessárias.

2. Arquivos categorizados

É importante que a secretaria adote uma forma de categorização de arquivos, dependendo das necessidades de organização. Assim, os documentos podem ser arquivados por tipo (boletins, relatórios, estatutos, históricos, etc.), por data, ou pelo nome do aluno em ordem alfabética. A localização dos documentos nos arquivos pode ser facilitada pelo uso de cores ou de etiquetas nas diferentes pastas.

3. Manutenção da organização

É importante que sejam adotados procedimentos de arrumação contínua do local, de forma a manter a secretaria e os arquivos sempre organizados. Assim, deve haver uma cobrança para que os documentos e materiais já utilizados sejam devolvidos ao seu local de origem e que os que não são utilizados sejam descartados.

4. Apresentação e atendimento

A secretaria realiza parte das funções de relacionamento com as famílias dos alunos. Assim, é importante que a instituição invista em criar um espaço convidativo e aconchegante, tanto para os pais quanto para os alunos. Uma ótima ideia são os murais destinados à comunidade escolar, com fotos de eventos, calendários e informações importantes. Além disso, é importante oferecer um atendimento prestativo, com funcionários bem preparados para solucionar problemas burocráticos, atender ao telefone, acolher as crianças e encaminhá-las de forma adequada para a coordenação pedagógica ou a direção. O atendimento da secretaria é um fator muito importante no relacionamento da escola com os pais. Neste sentido, se utilizar de tecnologias que facilitem o atendimento aos pais e o trabalho da secretaria contribui para a apresentação da escola, demonstrando a importância da organização e da troca de informações.

5. Utilização da tecnologia

Existem diversas tecnologias que podem contribuir para a organização do espaço escolar e facilitar a vida dos funcionários, como sistemas de gestão escolar para armazenar e imprimir informações. Estes contribuem para otimizar a organização da secretaria, reduzindo a utilização de papel e de espaço físico para o armazenamento de arquivos.

Uma boa solução é a adoção do WPensar, sistema que permite organizar as funções burocráticas da secretaria como o cadastro de alunos e responsáveis, a emissão de boletins, históricos e certificados, permitindo que estes sejam solicitados online, além do controle dos atendimentos realizados e dos documentos entregues. A adoção do WPensar permite que os funcionários da secretaria fiquem menos sobrecarregados e realizem suas funções de forma mais organizada. Além disso, é uma ferramenta útil também para os pais, que podem acessar informações como notas, fatas, horário de entrada e saída da esocla e realizar solicitações de emissão de boletos, matícula e outras informações sem a necessidade de contato direto com a secretaria.

Como você realiza a organização da secretaria da sua escola? Compartilhe suas experiências e conheça as vantagens do sistema WPensar! Agende uma demonstração agora mesmo.

banner para blog

organizar secretaria, técnicas, sistema de gestão escolar
Author Image

Por WPensar

Desenvolvemos a melhor e mais completa plataforma de gestão escolar para instituições de ensino, otimizando a capacidade gerencial e oferecendo uma nova visão da administração.

Deixe seu comentário!

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *



Toda semana artigos sobre educação diretamente no seu email


Pronto para economizar tempo e aumentar seu poder de gestão?

Sistema de Gestão Escolar Inteligente

Sistema WPensar

CONHEÇA O WPENSAR


Aprenda sobre Gestão Escolar com nossos materiais educativos!

Potencialize suas habilidades de gestor

Materiais WPensar

BAIXE GRÁTIS




Assine e receba nossos posts direto no seu email