Gestão escolar online: 6 motivos para aderi-la a partir de agora

O tempo passou, e os dados que antes eram manipulados em papéis e relatórios avulsos agora podem ser consultados pelo computador em poucos segundos. A tecnologia tem influenciado cada vez mais nos processos educacionais, tornando comum nos depararmos com escolas buscando por ferramentas automatizadas direcionadas às suas atividades.

Uma vez que os planejamentos, processos e análises passam a ser feitos de forma automatizada com as ferramentas certas, as instituições encontram facilidade, praticidade, integração de dados e garantia de segurança digital.

Entretanto, muitos gestores ainda não fazem ideia dos inúmeros benefícios da automatização de processos. Pensando nisso, e concluindo que um gerenciamento informatizado é o caminho mais vantajoso, listamos 6 motivos para você aderir à gestão escolar online a partir de agora!

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6 motivos para realizar a gestão escolar online

A gestão escolar é uma forma de administração que integra toda a instituição de ensino. Ela é composta pelas gestões: pedagógica, administrativa, financeira, de recursos humanos, de comunicação e de eficiência do tempo e processos. O foco da gestão escolar é orientar os processos na escola para que seja possível alcançar resultados positivos.

É comum ver os processos escolares serem geridos por meio de uma série de papeladas e planilhas obsoletas, além de atividades que demandam muito tempo dos colaboradores. No entanto, se feitos online, é possível contar com tecnologias na nuvem que são capazes de transformar o trabalho da instituição e impulsionar o que mais importa: a qualidade do ensino.

1 – Você integra informações e padroniza processos

Ao falarmos sobre integrar a instituição de ensino, é primordial levar em consideração que as informações de todos os setores devem ser centralizadas em um único lugar. Por isso, para gerenciar a instituição de maneira online, é preciso ter ferramentas em mãos que permitam que essa integração seja realizada.

Deste modo, colocando todos os departamentos da escola em um único lugar, como em um Sistema de Gestão Escolar, por exemplo, fica mais fácil padronizar processos e fluxos de trabalho, pois é possível ter uma visão global sobre a instituição e garantir que tudo esteja de acordo com as expectativas dos gestores.

2 – Seus dados ficam seguros na nuvem

Com uma plataforma de gestão online, seus dados estão seguros na nuvem, afinal, cada usuário possui uma senha criptografada para acesso permitindo que todos trabalhem ao mesmo tempo em suas atividades sem conflitos nas informações.

Imagine um dia de alta demanda em meio à lançamentos em planilhas e documentos mas, por acaso, sua região fica sem energia elétrica e você perde todo trabalho realizado – desesperador, né?. Isso não acontece quando a escola utiliza uma plataforma online! Isso porque o banco de dados passa por backups constantes e todas as alterações realizadas ficam salvas na mesma hora.

Outra vantagem da gestão escolar online é facilitar a regulamentação e a segurança impostas pela Lei Geral de Proteção de Dados, que assegura a privacidade dos indivíduos que disponibilizam informações pessoais para outros cidadãos ou instituições (como a escola).

3 – A escola economiza tempo e reduz despesas administrativas

Cada minuto importa em uma instituição de ensino. Portanto, fazer a gestão escolar online é a oportunidade perfeita para economizar o tempo que era despendido em tarefas manuais que ocupavam boa parte do dia.

Ao solicitar um documento, por exemplo, o responsável enfrentava uma série de processos como: agendar um dia, esperar na fila até que a pasta do aluno fosse encontrada, aguardar o período de emissão, etc. Isto não acontece quando a escola utiliza uma ferramenta de gestão online, já que a geração de documentos é instantânea e o envio pode ser feito pela internet.

Esta virada de chave é essencial para a redução de despesas administrativas rotineiras, como cartuchos de impressora, eletricidade, materiais de escritório e uma série de outros custos que podem ser cortados na escola.

4 – As ações podem ser acompanhadas de perto

Como mencionado no segundo tópico, os membros da comunidade escolar possuem usuários e senhas únicos, inelegíveis por quem não é detentor dos mesmos. Por si só, este já é um método para blindar a escola contra furtos e fraudes.

Todavia, além da senha, os gestores também podem criar diferentes níveis de acesso para colaboradores, responsáveis e alunos, delimitando o que pode ser visualizado e alterado por cada um em suas respectivas permissões.

Estas permissões são essenciais para que os responsáveis pela gestão da escola acompanhem de perto todas as ações. Em um Sistema de Gestão Escolar é possível verificar quais usuários alteraram informações, bem como o dia e o horário de cada ação.

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5 – Todos acessam a qualquer hora ou lugar

Geralmente, as escolas utilizam locais distintos para dar conta de todas as informações. São inúmeros documentos, planilhas e diferentes pessoas para gerenciar cada atividade. Entretanto, a gestão escolar online permite que a instituição faça tudo em único lugar, evitando divergências nas informações.

Outro ponto positivo é a possibilidade de os usuários acessarem os sistemas online a qualquer hora e em qualquer lugar, o que é extremamente útil em situações adversas e momentos de crise que demandam trabalho remoto, viagens inesperadas ou visitas a clientes.

6 – Os dados são acessados rapidamente

Por ser online, os dados também podem ser acessados rapidamente. Pense naqueles momentos em que é necessário gerar relatórios dos índices de inadimplência, ou emitir centenas cobranças de alunos em meio à papéis, cálculos manuais e muito mais.

Em um Sistema de Gestão Escolar online você consegue acessar todos os dados da escola ou curso de forma instantânea, gerando relatórios automatizados e facilitando o trabalho da instituição. Não é o máximo?

Mas como fazer a gestão escolar online?

Atualmente, existem inúmeras ferramentas. Contudo, utilizar um Sistema de Gestão Escolar é a melhor maneira de solucionar as maiores dores da sua instituição de forma prática e segura, pois ele é um sistema desenvolvido especificamente para a realidade das escolas e cursos.

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