5 vantagens para gerenciar sua instituição de forma online



Com a migração dos dados dos papéis para o computador, é cada vez mais comum as empresas buscarem softwares direcionados ao seu ramo de atividade. Uma vez que os planejamentos, processos e análises passaram a ser feito de forma eletrônica, a busca por facilidade de uso, integração das informações e segurança dos dados figuram como as maiores preocupações das empresas.

Por conta deste tipo de demanda de software, surgiram muitas soluções, online e off-line, no mercado. Se formos analisar os prós e os contras, concluiremos que a plataforma online é mais vantajosa. Poderíamos fazer uma lista extensa com os pontos positivos, entretanto selecionamos aqui 5 destas vantagens:

1 – Integração das informações e padronização dos processos – As plataformas online têm como objetivo consolidar todas as operações de uma empresa em um único sistema. Possibilita a gestão de uma ou mais unidades ao mesmo tempo, integra os dados, sejam eles financeiros, de clientes, fornecedores ou colaboradores, sem conflito algum. Desta maneira torna-se viável a padronização de todos os processos, uma vez que não há espaço para customizações ou alterações de dados sem permissão prévia. Isso facilita muito o treinamento dos usuários, o aproveitamento do tempo e a ter uma visão local e global da empresa em questão. Minimizam-se os erros de alimentação de dados e todos passam a falar a mesma “língua”.

2 – Segurança dos dados, sincronizados em tempo real – Uma vez que a plataforma online permite acesso a vários usuários – estes recebem login e senha criptografadas para acesso – todos trabalham ao mesmo tempo no sistema sem conflito, adicionando, editando ou excluindo dados. Conforme as alterações são feitas, o programa atualiza automaticamente o banco de dados, estando sempre up to date. Desta maneira, qualquer pessoa que acessar o sistema terá respostas imediatas, sem defasagem.  É uma solução interessante para empresas que possuem integração entre departamentos ou funcionários externos, bem como a quem conceda acesso a terceiros, como clientes, por exemplo.

3 – Reduções de despesas administrativas – Uma das principais vantagens do gerenciamento online é o enxugamento da folha de pagamento, que representa um dos maiores custos da empresa. Com um software capaz de gerir dados, o tempo é otimizado, facilitando o trabalho e consequentemente, diminuindo a mão de obra. Com esta facilidade, é possível focar em assuntos que estejam sendo negligenciados como clientes inadimplentes, níveis de estoque, venda, manutenção do histórico de compras, entre outros. Além do melhor aproveitamento hora/homem, evitando retrabalho, há diminuição de impressão em papel, pois todos podem visualizar e exportar dados para outros programas. Muitas vezes a contratação de um sistema é visto como um custo, mas na verdade é um excelente modo para reduzir despesas.

4 – Segurança da informação através da definição de permissões de acesso e log de alterações –
Como já mencionado anteriormente, os membros da comunidade escolar possuem usuários e senhas únicos, criptografados, sendo inelegível por quem não é detentor da mesma. Por si só, esse modo de segurança “básico” já é um método de blindagem contra fraudes e furtos. Além da senha, os sistemas online são capazes de fazer cópias de segurança periodicamente, sem interferência na utilização do sistema. O armazenamento dos dados é feito em um servidor remoto, como o sistema de “nuvem”. Não se corre o risco de perda de dados como acontece no armazenamento local (HD, CD, Flash Drive). Além destas características de segurança, ainda é possível definir dentro do sistema níveis de acesso. Deste modo, o gestor concede níveis diferentes de acesso para cada tipo de usuário, de acordo com a função desempenhada. O sistema também é capaz de registrar dia, hora e as operações feitas pelo usuário.

5 – Eliminação de erros de sincronização entre diferentes sistemas – Esta questão está relacionada ao item 1 e 2. Ao ser feito um backup do seu banco de dados, suas informações estarão 100% salvas e seguras, independentemente da sincronização com outros sistemas. Também podemos citar aqui as atualizações, que são feitas de uma única vez para todo o sistema, não havendo conflito de versões como pode ocorrer entre softwares diferentes. Elimina-se a chance de um software não “ler” a informação de outro ou até mesmo o impedimento de abrir arquivos entre diferentes usuários. Além disso, por ser um sistema integrado, ao contrário de quando se usa vários softwares (word, excel, power point…) e tenta-se compilar as informações, no modo online é possível filtrar informações e emitir um único relatório.

Como dito anteriormente, as vantagens de se ter uma sistema on-line são inúmeras. Se você achou interessante e quer saber mais sobre o nosso sistema, entre em contato conosco e solicite uma demonstração! Economize tempo, aumente e aprimore seu poder de gestão!

tecnologia-educacional

Author Image

Por WPensar

Desenvolvemos a melhor e mais completa plataforma de gestão escolar para instituições de ensino, otimizando a capacidade gerencial e oferecendo uma nova visão da administração.

Deixe seu comentário!

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *


Assine e receba nossos posts direto no seu email